Office Manager

Phenix; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une startup à impact social recherche un.e Office Manager à Paris pour améliorer l'expérience des employés en gérant les opérations de bureau et le bien-être au travail. Le candidat idéal a 3 à 5 ans d'expérience, maîtrise le français et l'anglais, et est organisé et autonome. Des avantages incluent le remboursement de transport et une carte de tickets restaurant.

Prestations

Remboursement 100% de l’abonnement transport

Carte Swile pour les tickets restaurant

Possibilité de bénévolat

Qualifications

• Expérience d’au moins 3 à 5 ans en gestion des services généraux ou office management.
• Connaissances en matière de réglementations d'hygiène et sécurité au travail.
• Capacité à travailler dans une startup à impact social et environnemental.

Responsabilités

• Gérer les opérations de bureau et soutenir la politique RH.
• Organiser l’onboarding des nouveaux salariés.
• Assurer la conformité et la sécurité des bureaux.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Relationnel

Gestion budgétaire

Sensibilisation sociale

Maîtrise de l'anglais

Outils

Pack Office

Suite Google

Plateforme Travel Perk

Description du poste

Contexte et équipe

En tant que membre de l'équipe des ressources humaines, ton rôle d’Office Manager consiste à améliorer l'expérience quotidienne des employé.e.s en gérant les opérations de bureau et en soutenant la politique RH. Tu seras le point de contact pour tous les sujets liés au bien-être au travail, à l’administration et à l'intégration des nouveaux.elles.

Tes principales responsabilités

Gestion et maintenance des bureaux

Gestion des locaux : Syndic Paris et des différents bailleurs pour nos 14 antennes en France, sécurité incendie, suivi de la maintenance (climatisation, etc.)

Aménagement et organisation des locaux de Paris (travaux, décoration, équipement, optimisation des espaces de travail, etc.) dans une démarche éco-responsable

Accompagnement des référents d’antenne en France, au Portugal, en Espagne et à La Réunion dans leur recherche de bureaux et gestion des services généraux

Gestion de la flotte de véhicules et des déplacements des collaborateurs

Gérer la relation avec le prestataire

Optimisation du parc automobile : gestion de l'acquisition, la maintenance et l'administratif des véhicules, formations à la sécurité routière

Suivi des coûts : suivi des dépenses liées à la flotte et proposition d'améliorations

Suivi avec les prestataires externes pour les déplacements ponctuels

Services Généraux & Qualité de Vie au Travail (QVT)

Gestion des fournitures, des espaces, et pilotage des prestataires : société de nettoyage, assurances, prestataire d’entretien, prestataire de la flotte de véhicules, fournisseurs d’accès internet et lignes mobiles, etc.

Soutien à l'accueil des visiteurs, gestion du courrier et des colis, commandes de fournitures et mobilier éco-responsables, courses alimentaires, cartes de visite, etc.

Assistance à la Direction : organisation des réunions, coordination des supports de présentation, etc.

Assurer la conformité et la sécurité : veiller au respect des normes d'hygiène et de sécurité, garantir la formation guide fil serre-fil

Promouvoir le bien-être : mise en place d'actions pour améliorer la qualité de vie dans les bureaux

Support RH

Organisation de l’onboarding des nouveaux salariés (2 journées d’intégration)

Référent.e sur les politiques de dépenses des salariés

Rédaction et envoi de la newsletter RH mensuelle

Gestion administrative RH : suivi et prise de rendez-vous avec la médecine du travail, gestion du DUERP, PAPRIPACT, mise à jour de l’affichage obligatoire dans tous les bureaux

Événementiel

Organisation du séminaire annuel : recherche et réservation du lieu, gestion du budget, coordination avec la direction du programme, etc.

Aide à l’organisation et animation des événements internes (stand-up meetings, WAP, soirées d’intégration ou de départ, etc.)

Si tu souhaites t’épanouir dans une startup à impact, Phenix t’offre la possibilité de travailler au contact d’équipes motivées, dynamiques et engagées.

N'hésite pas à postuler si

Tu as une expérience d’au moins 3 à 5 ans en gestion des services généraux / office management, idéalement avec une expérience significative dans la gestion d'événements

Tu parles couramment français et anglais

Tu maîtrises des outils bureautiques type Pack Office et la suite Google, et tu es familier.e avec les outils de gestion de prestataires (ex : plateforme Travel Perk)

Tu as des connaissances en matière de réglementations d'hygiène et sécurité au travail (DUERP, affichages obligatoires, etc.)

Tu es débrouillard.e, autonome et n’a pas peur de te saisir d’un tournevis quand il le faut

Tu es organisé.e, rigoureux.se, capable de gérer un budget et de prendre des décisions

Tu es sensible aux sujets sociaux et environnementaux

Tu as un excellent relationnel et le sens du service

L'environnement qui t'attend en nous rejoignant

• Un projet ambitieux, ayant un réel impact positif : 100 millions de repas sauvés par an !
• Une culture d'entreprise fondée sur la solidarité sociale et environnementale, la diversité et la bienveillance (ex : participation à La Fresque du Climat, ateliers 2 Tonnes). Phenix est labellisé B-Corp et ESUS
• Un partage transparent et régulier de la stratégie
• Un onboarding complet avec formation durant les 3 premiers mois
• Des formations internes régulières pour la montée en compétences
• La possibilité de s'investir dans des projets transverses (ex : inclusion, diversité, lutte contre le sexisme)

Certains avantages

• Ce poste nécessite une présence au bureau à 100%
• Remboursement à 100% de l’abonnement transport ou politique de mobilité durable
• Carte Swile pour les tickets restaurant (7€/jour travaillé)
• Possibilité de bénévolat dans l'association de ton choix
• Dispositifs Parental Act et congés pour aidants familiaux

Notre processus de recrutement

• Entretien RH de 30 min avec Emmanuelle (HRBP)
• Rencontre d’1h avec ta future manager, Claire (DRH), et un échange avec Coline (Office Manager actuelle)
• Entretien avec ton futur manager N+2, Simon (CEO), et café d’équipe

Nous valorisons la curiosité et l’envie d’apprendre. Si tu ne corresponds pas parfaitement au profil, ton potentiel est ce qui compte. Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap, avec adaptation si nécessaire.