Office Manager

Vizzia; Paris; Hybride; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une startup innovante à Paris recherche un(e) Office Manager pour garantir un environnement de travail efficace et soutenir les équipes. Vous serez responsable de l'organisation des bureaux, de la gestion des opérations et de la sécurité. Le poste requiert rigueur opérationnelle et compétences en gestion de projets. Offres compétitives en termes de salaire et avantages, comprenant un environnement de travail hybride et des bénéfices sociaux. Rejoignez-nous pour un impact positif !

Prestations

Contrat cadre et RTT

Prise en charge des tickets restaurants

Budget formation

Mutuelle complète

Locaux situés à Paris

Événements d’entreprise

Qualifications

• Compétences en gestion de projets avec respect des délais.
• Sens du service fort pour un impact collectif.
• Attention au détail pour une expérience collaborateur optimale.

Responsabilités

• Assurer un environnement de travail fluide et fiable.
• Gérer les demandes internes via des process clairs.
• Veiller au respect des normes de sécurité des locaux.
• Suivre le budget Office Management et optimiser les dépenses.
• Organiser des événements internes impactants.

Connaissances

Rigueur opérationnelle

Gestion des demandes

Gestion de projets

Gestion fournisseurs

Suivi budgétaire

Maîtrise des outils du quotidien

Organisation d’événements

Outils

Notion

Slack

Google Workspace

Pennylane

Description du poste

🌍 Qui sommes-nous ?

Chez Vizzia, on révolutionne la manière dont les villes luttent contre les incivilités grâce à la technologie. Née de la collaboration entre le CNRS et Polytechnique, notre startup allie computer vision, capteurs 4G/5G nomades et cloud souverain pour rendre les territoires plus propres et plus sûrs.

Concrètement ? On permet aux collectivités d’identifier les dépôts sauvages en quelques minutes, et aux forces de l’ordre de résoudre des enquêtes plus rapidement grâce à des dispositifs de vidéoprotection nouvelle génération. Notre mission : mettre la technologie au service du bien commun, sans jamais compromettre la vie privée des citoyens.

🚀 En pleine phase de scale, Vizzia c’est déjà :

• Plus de 150 villes équipées en France, de 65 à 300 000 habitants
• 80 % de réduction des dépôts sauvages là où nous sommes déployés
• Une levée de fonds de 16 M€ en 2025 pour accélérer notre croissance
• Une équipe engagée de 100+ personnes, prête à doubler dans l’année

Rejoindre Vizzia, c’est contribuer à une mission à impact, au croisement de la tech, de l’environnement et de la sécurité urbaine. Et c’est surtout rejoindre une équipe exigeante, bienveillante, et convaincue qu’on peut faire mieux que l’à-peu-près.

💡 Mission

Chez Vizzia, l’Office Manager joue un rôle clé dans la performance collective.

Ta mission est de garantir un environnement de travail fluide, fiable et stimulant, avec rigueur, rapidité et sens du service, afin de permettre aux équipes d’exécuter au plus haut niveau au quotidien.

Tu es le point d’ancrage opérationnel du bureau : celui ou celle qui fait en sorte que tout fonctionne, tout le temps — et que chacun puisse se concentrer sur l’essentiel.

📈 Responsabilités

1. Expérience collaborateur & environnement de travail

   Assurer des bureaux propres, fonctionnels et adaptés aux besoins actuels et futurs de Vizzia. Offrir une expérience collaborateur sans friction, du quotidien à l’onboarding, en anticipant les irritants et en maintenant un haut niveau de satisfaction interne.

2. Opérations office & services généraux

   Garantir la disponibilité et la fiabilité des outils, équipements et services (IT, fournitures, prestataires). Gérer les demandes internes via des process clairs, priorisés et avec des délais maîtrisés, en communiquant de façon proactive.

3. Sécurité, conformité & administratif

   Veiller au respect des normes de sécurité, d’hygiène et de conformité des locaux. Piloter les processus administratifs (factures, justificatifs, paiements) avec rigueur afin de permettre des clôtures mensuelles et trimestrielles dans les temps.

4. Gestion budgétaire & fournisseurs

   Suivre le budget Office Management au quotidien, justifier et optimiser les dépenses, et arbitrer selon le ROI. Sélectionner, négocier et piloter les fournisseurs avec des standards élevés de qualité, coûts et délais, et mesurer leur performance dans la durée.

5. Vie d’équipe, événements & amélioration continue

   Organiser des événements internes fluides et impactants, reflétant la culture Vizzia et renforçant la cohésion. Identifier, prioriser et livrer des projets transverses d’amélioration continue ayant un impact mesurable sur l’expérience collaborateur.

👤 Profil recherché

Compétences clés

• Rigueur opérationnelle : process clairs, checklists, zéro oubli critique, même sous pression.
• Gestion des demandes et priorisation efficace dans un environnement dynamique.
• Gestion de projets : cadrage, respect des délais et arbitrages orientés impact.
• Gestion fournisseurs : négociation exigeante, contrôle qualité et sens du coût.
• Suivi budgétaire : pilotage en continu, anticipation et décisions basées sur le ROI.
• Maîtrise des outils du quotidien : Notion, Slack, Google Workspace, Pennylane.
• Organisation d’événements avec une logistique fluide et une expérience collaborateur soignée.

État d’esprit & valeurs

• Sens du service fort : tu mets l’impact collectif avant ton confort personnel.
• Ownership et énergie : tu agis, tu prends des responsabilités et tu élèves les standards.
• Attention au détail : tu prends soin de tout ce qui impacte l’expérience collaborateur.
• Capacité de recul : tu analyses les incidents et améliores durablement les systèmes.
• Esprit de simplification : tu élimines le superflu et proposes des solutions claires et scalables.
• Transparence et esprit d’équipe : tu facilites le travail des autres et communiques avec honnêteté.

Les avantages en CDI chez Vizzia :

🏡 Hybride à Paris et selon le rôle

🏝 Contrat cadre et RTT (entre 8 et 12 par an en fonction des jours fériés de l’année en cours)

💻 Un Mac ou PC selon tes préférences

🍜 Prise en charge à 60% des tickets restaurants de 9€ par jour ouvré et travaillé

👩🏫 Prise en charge de 50€ par mois de budget formation

🏥 Mutuelle complète (Alan)

💼 Des locaux situés en plein Paris (9e arrondissement)

☀️ Offsite annuel avec toute l’équipe et nombreux évents d’entreprise

Si l’issue est positive, tu auras 4 jours pour donner ta réponse. On sera ravi de t’accueillir parmi nous !

Envie d’en savoir plus sur notre culture, nos valeurs et la vie chez Vizzia ? Rendez‑vous sur la page Life at Vizzia

Prêt à nous rejoindre ?