Office Management - Support ADV H / F

Matchy; Vanves; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise moderne à Vanves recherche un(e) chargé(e) de gestion administrative pour assurer un suivi rigoureux des prestataires et optimiser les flux RH. Le candidat idéal doit avoir une bonne maîtrise d'Excel, une capacité à organiser et structurer les processus, et une aisance à interagir avec divers interlocuteurs internes et externes. Ce poste offre une occasion de contribuer activement à la performance de l'équipe.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et opérationnelle.
• Capacité à optimiser les flux RH et administratifs.
• Maîtrise des outils de suivi et de gestion des contrats.

Responsabilités

• Gérer les contrats de réalisation d'activité et suivre les prestataires.
• Organiser la logistique des déménagements et gestion des fournitures.
• Rédiger et envoyer les contrats RH pour les collaborateurs.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Aisance à interagir avec différents interlocuteurs

Capacité à structurer et organiser

Bonne maîtrise d'Excel

Description du poste

Assurer la bonne gestion administrative et opérationnelle de l'entreprise au quotidien, en lien avec la direction, le groupe et notre agence à Marseille.

Tu seras le point central pour fluidifier les échanges internes, garantir un suivi rigoureux des prestataires, optimiser les flux RH et administratifs, tout en contribuant à la structuration des process de l'équipe People.

Administration & ADV

• Suivi des CRA (Contrats de Réalisation d'Activité) : vérification, relances, saisie, suivi des écarts
• Mise en place et suivi des contrats / commandes fournisseurs avec nos sous-traitants
• S'assurer de la bonne réception des commandes clients et ainsi que du respect des procédures de facturation de nos clients en lien avec le groupe
• Suivi et résolution des litiges avec nos prestataires
• Gestion de nos coûts de licences

Office Management

• Gestion du stock de fournitures et anticipation des besoins
• Suivi du matériel entreprise (attributions, renouvellements, réparations)
• Organisation logistique des déménagements, commandes, réception de matériel
• Amélioration continue des outils et documentation interne / process (template, procédure etc.)

Support RH & People Ops

• Rédaction et envoi des contrats RH (CDI, freelances, stagiaires)
• Préparation logistique et administrative des onboardings (accès, matériels, infos clés)
• Mise à jour des documents RH et support au suivi administratif des collaborateurs.
• Réalisation des changements de statut / autorisation de travail
• Rigueur, autonomie et sens du détail
• Aisance à interagir avec différents interlocuteurs (internes et externes)
• Capacité à structurer, organiser et améliorer les process existants
• Esprit d\'initiative : tu identifies ce qui manque et tu proposes
• Bonne maîtrise d\'Excel