Le Pôle Paris recrute un(e) secrétaire des personnes accompagnés et d’accueil en CDD

Moisson Nouvelles; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation sociale à Paris recherche un(e) secrétaire des personnes accompagnées et d'accueil pour un CDD de 2 mois. Le candidat idéal aura une formation administrative de niveau BAC/BAC+2 et au moins un an d'expérience dans un rôle similaire. Les responsabilités incluent la gestion des dossiers, l'accueil des visiteurs et le suivi administratif. Ce poste requiert rigueur, autonomie et compétences en bureautique.

Qualifications

• Expérience professionnelle d'au moins 1 an sur un poste similaire.
• Maîtrise parfaite de l'outil bureautique.
• Sens de la confidentialité et de la discrétion.

Responsabilités

• Gérer le suivi des dossiers des personnes accompagnées.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Établir la facturation et l'envoyer au Conseil départemental.

Connaissances

Capacités rédactionnelles

Relations interpersonnelles

Écoute

Rigueur

Autonomie

Organisation

Formation

BAC / BAC+2 dans le domaine administratif

Outils

Pack Office

Description du poste

Le Pôle Paris recrute un(e) secrétaire des personnes accompagnéset d’accueil en CDD

Notre projet, en partenariat avec la DASOL de Paris et plus particulièrement notre établissement MECS situé au cœur du 19e arrondissement accueille des jeunes, dès l’âge de 3 ans dans une logique de maintien des fratries.

Nous recherchons un(e) secrétaire des personnes accompagnéset d’accueil pour un remplacement d’une durée de 2 mois à pour notre maison d’enfants à caractère social (Mecs), située à Paris.

Rattaché(e) hiérarchiquement au directeur de secteur de l’établissement.

• Interlocuteur pour toutes les demandes administratives concernant des personnes accompagnées

Missions de secrétariat des personnes accompagnés

• Enregistrement et gestion du suivi des dossiers des personnes accompagnées en physique et en dématérialisé
• Réalisation d’activités administratives : suivi de dépenses, de frais ou factures, de budget, gestion, stockage des commandes de matériels et fournitures, gérer les stocks
• Traitement et diffusion de courriers, dossiers, documents
• Classement et archivage des documents en physique et en dématérialisé
• Recherche et mise à jour d’informations, de données, de tableaux
• Gestion de divers écrits : note de situation, signalement, droit de visite et d’hébergement, DIPC, écrits de synthèse, PPE et classement dans les dossiers respectifs, courriers partenaires, note d’évènements, etc… ;
• Assurer le secrétariat administratif
• Reporting : mise en place d’outils, tableaux de bords, rapports d’activité, projets d’établissement, enquêtes, etc…
• Etablir la facturation et l’envoyer au Conseil départemental aux différents partenaires

Mission de secrétariat d’accueil

• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Accueillir et identifier les intervenants extérieurs (jeunes, famille, visiteurs, partenaires)
• Prendre des messages téléphoniques
• Enregistrer, trier, dispatcher le courrier et assure le départ du courrier interne
• Gestion de l’accueil
• Titulaire d’une formation de type BAC / BAC+2 dans le domaine administratif et d’une expérience professionnelle sur un poste similaire d’au moins 1 an;
• Vous avez des capacités rédactionnelles, relationnelles et d’écoute vous permettant d’assurer votre mission avec bienveillance et diplomatie auprès du public;
• Vous avez un sens de la confidentialité et de discrétion
• Vous savez faire preuve d’une grande rigueur, d’adaptabilité, d’autonomie et savez naturellement vous organiser,
• Vous maîtrisez parfaitement l’outil bureautique dans son ensemble (informatique pack office, standard,).

Type de contrat

Lieu de travail

Moissons Nouvelles

Madame REMIRENZI Solène Responsable des Ressources Humaines