Gestionnaire scolarité en charge des inscriptions administratives

CY CERGY PARIS UNIVERSITE; Cergy; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution universitaire à Cergy cherche à pourvoir un poste de gestionnaire des inscriptions administratives. Vous serez responsable de l'instruction des dossiers de candidature, de l'accueil du public et du suivi des inscriptions. Le candidat idéal possède une connaissance des établissements d'enseignement supérieur, une polyvalence face à un public nombreux, et maîtrise des outils informatiques comme Apogée. Ce poste est ouvert aux agents contractuels pour un CDD de 12 mois avec un temps de travail de 38h35 par semaine.

Prestations

52 jours de congés payés par an

Remboursement de 75 % du titre de transports en commun

Participation à mutuelle à hauteur de 15 € / mois

Politique de formation interne

Qualifications

• Connaissance des cursus pédagogiques et des diplômes d'enseignement supérieur.
• Expérience appréciée dans une fonction similaire.
• Discrétion requise pour le traitement des données personnelles.

Responsabilités

• Instruire les dossiers de candidature et en assurer le suivi.
• Assurer le suivi des dossiers d’inscriptions et gérer les vérifications.
• Accueillir et informer le public sur les questions d’inscription.

Connaissances

Connaissance du fonctionnement des établissements de l'enseignement supérieur

Capacité organisationnelle

Discrétion

Maîtrise d’Apogée

Savoir planifier son activité

Maîtrise des logiciels Excel, Word et PowerPoint

Capacité à rendre compte de son activité

Polyvalence et résistance au stress

Formation

CAP, BEP ou diplôme équivalent

Outils

Apogée

Excel

PowerPoint

Description du poste

Responsabilités

• Instruire les dossiers de candidature et en assurer le suivi en étroite collaboration avec la composante dont il assure la gestion et le pôle candidatures.
• Piloter à son échelle, la gestion d’un portefeuille de dossiers d’étudiants avec l’UFR dont il est le référent et effectuer les inscriptions dans Apogée sous l’autorité fonctionnelle de la responsable du pôle inscriptions.
• Accueillir et informer le public sur les questions liées aux inscriptions administratives.
• Participer activement à la préparation des inscriptions administratives ainsi qu’à la rédaction des procédures.
• Réaliser les inscriptions administratives dans Apogée.
• Assurer le suivi des dossiers d’inscriptions (transferts, remboursements, situations universitaires, annulations, réorientations, certificats de scolarité, CMS, conventions).
• Gérer les vérifications liées aux enquêtes ministérielles (enquêtes 20 et 45) de la composante dont il assure la gestion.
• Tenir à jour les tableaux de bord et les documents de la composante dont il assure la gestion.
• Assurer le suivi de l'activité des vacataires inscriptions affectés à la composante dont le gestionnaire est le référent.
• Assurer la suppléance de la régie de recettes.
• Assurer la suppléance de la référente pour les cartes multiservices.
• Apporter son appui aux différents activités du service autant que nécessaire à la demande du chef de service ou de son adjoint.
• Etre à l’écoute des étudiants tout au long de l’année et contribuer au suivi de la qualité du service rendu.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement des établissements de l'enseignement supérieur, en particulier de l'université de CY Cergy Paris et de ses projets, culture d'établissement et des questions liées à la scolarité.
• Connaissance de l'environnement professionnel, de la réglementation de la scolarité dans l'enseignement supérieur.
• Connaissance des cursus pédagogique des étudiants et diplômes d'enseignement supérieur.
• Connaissances des logiciels/applications métier du service.
• Savoir rechercher l’information, la vérifier, la traiter et la classer.
• Maîtrise des logiciels Excel Word et Powerpoint ainsi que des outils de messagerie.
• Savoir planifier son activité et respecter les délais.
• Veille réglementaire sur son domaine de compétences.
• Etre capable de travailler en autonomie tout en respectant les consignes hiérarchiques.
• Discrétion (accès aux données et informations personnelles des étudiants).
• Capacité organisationnelle, autonomie, sens des responsabilités, rigueur, esprit logique, réactivité, disponibilité, esprit d'équipe.
• Etre force de propositions.
• Capacité à rendre compte de son activité de manière synthétique et spontanée.
• Disponibilité et nécessité d'une grande polyvalence et résistance au stress (accueil d’un public très nombreux et amplitude horaire importante lors des campagnes de candidature et d’inscriptions).
• Niveau d'études minimum requis : CAP, BEP ou diplôme équivalent.
• Expérience appréciée dans une fonction similaire.
• Maîtrise d’Apogée souhaitée : domaines inscription administrative, dossier étudiant.
• Connaissance des règles d'hygiène et sécurité.
• Maîtrise de l'anglais bienvenue.

Conditions de travail

• Poste ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois) ou détachement pour les agents titulaires.
• 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an.
• Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail.
• Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois.
• Politique de formation interne développée.
• Poste basé à Cergy à pourvoir dès à présent.