Gestionnaire financier et comptable

Université Paris Descartes; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer les aspects administratifs et financiers. Vous serez responsable de la documentation et du suivi des missions, avec une forte interaction avec divers interlocuteurs. Des compétences en gestion et une maîtrise des outils bureautiques sont essentielles pour réussir dans ce rôle.

Qualifications

• Expérience dans la gestion administrative et financière.
• Bonnes compétences en bureau.
• Maîtrise d'outils bureautiques et logiciels spécifiques.

Responsabilités

• Gérer la documentation administrative et financière.
• Assurer le suivi des missions des agents.
• Participer à la gestion des archives.

Connaissances

Gestion de documents

Aptitude à travailler en équipe

Communication

Suivi financier

Formation

Formation en gestion ou administration

Outils

Word

Excel

SIFAC (SAP financier)

ALMA

Description du poste

Sous l’égide du Directeur général des services de l’université Paris Cité (UPCité), la DGDBM (Direction générale déléguée aux bibliothèques et musées) met en œuvre la stratégie de l’établissement en matière de bibliothèques, archives scientifiques et musées :

Sur le plan de la diffusion des savoirs, un engagement fort en matière de Science ouverte et de dialogue sciences-société

Une attention particulière portée à la valorisation du patrimoine et de la production scientifique de l’établissement, éléments d’excellence d’Université Paris Cité, et enjeux de rayonnement international

Une politique innovante de service conçue en co-design avec les usagers, qui implique le développement d’une culture de l’évaluation Issue de la fusion de la BIUS (Bibliothèque interuniversitaire de santé) et des SCD des universités fondatrices Paris Descartes et Paris Diderot, la DGDBM d’Université Paris Cité se compose de 16 bibliothèques intégrées et d’un musée (voir implantations en annexe), collaborant avec 4 bibliothèques associées. Son action s’appuie sur plus de 250 agents et un budget annuel de plus de 7 M€. Missions du Pôle Administratif de la Direction des Bibliothèques et Musées - La gestion Ressources Humaines de proximité de l’ensemble des agents des trois filières de la direction ainsi que celle des contrats étudiants.

• La gestion Financière et Comptable de la DGDBM
• L’assistance administratif, technique et logistique de la direction : ex. conventions financières ou non, gestion des clés… . Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la Direction en application de la réglementation.
• Suivi financier mensuel des déclarations des heures des moniteurs étudiants
• Assurer la prise en charge et le circuit des demandes de mission pour tous les agents de la DGDBM et ses invités.
• Procéder aux opérations d’engagements pour toutes missions ainsi que les engagements pour les formations en lien avec le service de la formation continue de la DGDBM.

Appui administratif aux correspondants de formations

• Gérer et suivre le retour des missions de tous les agents et des invités de la DGDBM
• Requérir les attestations de présence des formations afin d’établir le service fait
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports…), les reproduire et les diffuser
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la direction
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Gérer le circuit des signatures des documents et conventions relevant de la DGDBM
• Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables; Gérer les archives administratives de la DGDBM (conservation, dé doublonnage, élimination…) selon les prescriptions établies par la DAJ

Assurer la gestion des affaires générales de la DGDBM

• S'assurer de l'application de la réglementation des marchés publics
• Analyser des documents budgétaires

Appliquer des règles financières

Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Aptitude à travailler en équipe

Gérer un budget

Exécuter la dépense et la recette

Assurer le suivi des dépenses et des recettes

Enregistrer et classer les documents

Rédiger des rapports ou des documents

Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir rendre compte et alerter

Mettre en œuvre une démarche qualité

Communiquer et faire preuve de pédagogie

Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel

Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l’activité : SIFAC (SAP financier), plateforme de réservation FCM (hôtels et moyens de transport), système intégré de gestion des bibliothèques (SIGB) ALMA

Avoir une bonne culture d’internet

Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l’activité : SIFAC, plateformes de réservation, ALMA