Gestionnaire F/H évènements et soutien bourses

Université de Technologie de Compiègne; Compiègne; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur recherche un(e) responsable administratif(ve) pour gérer les bourses d’études à l’étranger et organiser des événements culturels. Le poste nécessite un Bac +2, une expérience valorisée dans le secteur et une bonne maîtrise de l'anglais. Les missions incluent la gestion administrative et la promotion des mobilités. Contrat à durée déterminée de 12 mois, 37h30/semaine.

Qualifications

• Première expérience professionnelle dans un établissement d’enseignement supérieur ou dans le secteur public appréciée.
• Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative.
• Concevoir des stratégies et supports de communication.

Responsabilités

• Contribuer à la gestion des bourses d’études à l’étranger.
• Gérer les outils numériques associés et contribuer aux rapports.
• Organiser ou participer à des réunions d’information et des évènements culturels.

Connaissances

Langue Anglaise (B1 souhaité)

Maîtrise des outils bureautiques: Word, Excel

Sens de l'organisation

Réactivité et flexibilité

Sens relationnel

Écoute

Formation

Bac +2 ou diplôme équivalent

Description du poste

Vos missions

• Contribuer à la gestion de la procédure semestrielle relative aux bourses d’études à l’étranger (ERASMUS +, Mermoz, AMI).

• Participer au montage, à l’organisation et à la gestion d’évènements culturels et internationaux.

Vos activités

• Promouvoir les possibilités de mobilités dans le cadre du programme Erasmus+ (élaboration de supports de communication, organisation d’évènements, etc.) en étroite collaboration avec le pôle mobilité sortante, le chargé de mission «partenariats internationaux» et la directrice adjointe en charge du développement et de l’attractivité.

• Informer les étudiants souhaitant effectuer une mobilité des possibles bourses disponibles.

• Assurer la gestion administrative et financière des dossiers de demande de bourses des étudiants de l’UTC, dans le respect des procédures et calendriers imposés: avant leur départ à l’étranger, pendant leur séjour et à leur retour de mobilité.

• Gérer les outils numériques associés et contribuer aux rapports à soumettre via la plateforme dédiée.

• Gérer des ordres de missions pour l’international via le logiciel dédié.

• Organiser ou participer à l’organisation des réunions d’information et de présentations destinées aux étudiants.

• Organiser ou participer à l’organisation des évènements culturels à l’UTC.

• Contribuer à l’évolution des applications pour la mobilité sortante de la plateforme ENT en interaction avec la direction des systèmes infromatiques (DSI).

• Contribuer à la mise en place d’une démarche qualité dans le service des relations internationales.

Informations complémentaires

Type de contrat et date prévisionnelle de recrutement

Contrat à durée déterminée de 12 mois, à pourvoir dès que possible

Volume horaire

37 heures et 30 minutes/semaine – 1 607 heures/an

Environnement et contexte de travail

Au sein de la DRI, la personne recrutée travaillera en interaction étroite avec la responsable du pôle bourses et la directrice adjointe aux relations internationales, sous la responsabilité hiérarchique de la directrice aux relations internationales.

Dans le cadre de ses missions, elle collaborera avec les différents acteurs de la DRI et entretiendra des liens avec les départements de formation de l’UTC, l’Agence Erasmus+ et le cas échéant avec les correspondants dans les établissements étrangers partenaires.

Diplôme, formation

Diplôme : Bac +2 souhaité ou diplôme équivalent

Domaine de formation : gestion administrative, support à l’action managériale, tourisme.

Compétences requises

Première expérience professionnelle dans un établissement d’enseignement supérieur ou dans le secteur public appréciée.

Compétences opérationnelles :

Langue Anglaise (B1 souhaité)

Maîtriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative

Concevoir des stratégies et supports de communication

Appliquer les textes règlementaires

Participer au suivi administratif et financier du champ d’activité

Structurer et rédiger des documents d’information technique ou règlementaire

Prioriser ses activités et les échéances

Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités

Maîtrise des outils bureautiques: Word, Excel …

Compétences comportementales :

Sens de l’organisation

Réactivité et flexibilité

Sens relationnel

Écoute