Gestionnaire des emplois du temps (H/F)

AVIGNON UNIVERSITE; Avignon; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en France recherche un(e) gestionnaire des emplois du temps pour organiser les calendriers des formations. Sous la supervision de la cheffe de bureau, vous contribuerez à l'élaboration des emplois du temps tout en gérant un logiciel spécialisé. Ce poste de CDD de 12 mois offre un salaire brut mensuel de 1905 euros. Le candidat idéal est autonome, rigoureux et prêt à relever de nouveaux défis.

Prestations

Ordinateur portable

Restauration

Qualifications

• Débutant accepté.
• Faire preuve d'autonomie.
• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.

Responsabilités

• Organisation des emplois du temps pour l'Institut AgES.
• Gestion du logiciel des emplois du temps Hyperplanning.
• Accueil et conseil des usager.e.s.
• Participation au paramétrage et suivi de l'offre de formation.

Connaissances

Contrôler la conformité des données

Environnement administratif, institutionnel et politique

Mettre à jour un dossier, une base de données

Utiliser les outils numériques

Diffuser une information, une publication

Gestion administrative du courrier

Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins

Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Techniques de secrétariat

Utilisation de logiciels spécialisés

Formation

Qualification : Employé qualifié

Description du poste

Offre n° 196ZLGV
Gestionnaire des emplois du temps (H/F)

Missions du service :La Direction des études et de la scolarité participe à l'élaboration et à la mise en œuvre des orientations stratégiques de l'établissement dans le domaine de la formation et de la scolarité. Elle veille à assurer un accompagnement auprès des services et équipes pédagogiques et coordonne la réalisation de projets transversaux à la formation, visant à optimiser et moderniser les missions liées aux parcours des étudiant.e.s.Vos missions :Vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique et compétente, rejoignez le pôle des emplois du temps.Le ou la gestionnaire des emplois du temps est affecté.e au sein du Bureau du déploiement et de l'accompagnement des outils de la formation qui englobe le pôle des outils et du suivi de l'offre de formation et le pôle des emplois du temps. Sous la supervision de la cheffe du bureau, vous élaborerez les emplois du temps des formations Licences, Licences professionnelles, Masters et Diplôme de l'université cursus master en ingénierie (DU CMI) de l'Institut Agrosciences, environnement, santé (AGES).Vous êtes prêt (e) à relever de nouveaux défis et mettre en avant votre polyvalence ? En étroite collaboration avec l'équipe du pôle des outils et du suivi de la formation, vous participerez au développement du projet national PEGASE qui consiste à déployer un système d'information scolarité au sein de notre université. Vous serez affecté.e sur des missions spécifiques telles que le codage des Unités d'Enseignements (UE) et des Éléments Constitutifs d'Unité d'Enseignement (ÉCUE) afin de garantir la modélisation des formations.En plus de consolider vos qualifications, assurer ces missions est l'occasion d'enrichir vos domaines de compétences afin de pouvoir évoluer au sein de la Direction des Études et de la Scolarité vers le Pôle des outils et du suivi de l'offre de formation ou le Bureau de gestion des études, ainsi que sur un poste de gestionnaire de formation de composante.Activités principales :1. Organisation des emplois du temps de l'Institut AgES :- Réceptionne et analyse les cahiers des charges de la composante ;- Élabore les emplois du temps des étudiant.e.s et enseignant.e.s en tenant compte des contraintes spécifiques (calendrier pédagogique, locaux, effectifs étudiants et impératifs propres à chaque formation) ;- Effectue la synchronisation entre le calendrier pédagogique et les différents impératifs de scolarité.2. Gestion du logiciel des emplois du temps Hyperplanning :- Effectue la mise à jour de la base Hyperplanning ;- Saisie de données (création de calendriers semestriels, journées banalisées, vacances de cours, jours fériés) ;- Traite les demandes de modifications des emplois du temps ;- Gère les réservations de salles.3. Accueil et conseil des usager.e.s :- Effectue les rendez-vous avec les responsables de formation afin d'identifier et respecter les obligations pédagogiques ;- Travaille en concertation avec les scolarités de composantes sur les aspects fonctionnels permettant une meilleure collaboration interservices ;- Assure l'accueil physique et téléphonique (dont une permanence sur le campus Jean Henri-Fabre).4. Participation au paramétrage et au suivi de l'offre de formation :- Code les éléments de maquette (Unités d'Enseignement et Éléments Constitutifs) dans le Système de scolarité (SI) Neige et sur le futur (SI) de scolarité Pégase.Activité cyclique avec des pics importants : notamment en amont et au début de chaque semestre universitaire, lors de l'élaboration et de la modification des emplois du temps.Mobilité ponctuelle entre sites : tenue d'une permanence physique sur le campus Henri-Fabre (nombre de jours à définir).Relationnel soutenu : interactions constantes avec les responsables pédagogiques, les enseignants et les gestionnaires de formation des scolarités de composantes.

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 37H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1905.0 Euros sur 12.0 mois
• Ordinateur portable
• Restauration

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Contrôler la conformité des données Cette compétence est indispensable
• Environnement administratif, institutionnel et politique Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Diffuser une information, une publication
• Gestion administrative du courrier
• Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Techniques de secrétariat
• Utilisation de logiciels spécialisés

Savoir-être professionnels

• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

500 à 999 salariés

Merci de faire acte de candidature uniquement sur la plateforme dédiée à l'adresse suivante : https://recrutement.univ-avignon.fr/poste/Composition du dossier de candidatures : CV, lettre de motivation et copie du dernier diplôme.Poste ouvert aux personnes en situation de handicapM. Florian LEGRAND

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