Gestionnaire de planning en EHPAD (H/F) à 80%

ASSOCIATION LES CHENUS; Pacé; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une association de soins située à Pacé recherche un Gestionnaire de planning en EHPAD pour un contrat à durée déterminée de 6 mois à 80%. Le candidat doit avoir un BAC+2 et une expérience en gestion de planning. Les responsabilités incluent l'élaboration des plannings, la gestion des remplacements et la conformité avec la législation. Le salaire brut est de 1 752,18 € par mois avec des avantages en nature.

Prestations

Avantages CSE

Restauration

Qualifications

• Une expérience en gestion de planning dans le secteur sanitaire ou médico-social, aide à domicile.
• Maîtrise des techniques bureautiques et informatiques.
• Notions de droit social.

Responsabilités

• Élaboration et gestion des plannings mensuels et hebdomadaires.
• Intégration des absences prévisibles et organisation des remplacements.
• Veiller à la conformité des plannings avec la législation.

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Capacité d’anticipation

Bon relationnel

Esprit d’équipe

Formation

BAC+2 dans le domaine social/RH/gestion

Outils

Excel

Logiciels de planification

Description du poste

Offre n° 198KGNM — Gestionnaire de planning en EHPAD (H/F) à 80%

EHPAD associatif de 112 places (dont 6 en accueil de jour et 5 en hébergement temporaire) situé au cœur de Pacé, dans un environnement verdoyant, composé de 6 unités classiques et une unité spécifique. Dans le cadre d'une création de poste, nous recrutons une/e gestionnaire de planning en CDD à 80% (CDD de 6 mois). Ce poste s'inscrit dans la mise en place de notre nouvelle organisation administrative. Le contrat pourra évoluer en CDI. Le poste intègre des temps d'accueil physique et téléphonique. Le poste est placé sous la responsabilité de la direction, en lien fonctionnel avec l'infirmière coordinatrice, la responsable hôtellerie, la secrétaire RH et la gestionnaire de paie. Prise de poste souhaitée le 13/10/2025.

Responsabilités principales :

• Elaboration et gestion des plannings mensuels et hebdomadaires en lien avec les responsables de services; tenue à jour du planning sur le logiciel dédié (BL planning).
• Intégration des absences prévisibles (congés, arrêts maladie, formations, etc.) et organisation des remplacements; suivi des demandes d'échanges.
• Établissement des plannings des apprentis aides-soignants; positionnement des remplaçants pour assurer une continuité; gestion des remplacements non prévisibles.
• Veiller à la conformité des plannings avec la législation (temps de travail, repos, etc.) et les notes de services.
• Gestion de la plateforme de remplacement HUBLO (suivi des missions, validation des missions, pré-validation des contrats HUBLO pour signature, enregistrement des contrats et des DPAE dans les dossiers salariés).
• Prise de contact avec les remplaçants pour recueillir leurs disponibilités et leur proposer le planning; transmission des données nécessaires à la paie.
• Collaboration avec les agences d'intérim (envoi des demandes après validation de la direction, validation des heures réalisées).

Coordination et communication :

• Accueil des remplaçants (visite de l'établissement, codes d'accès, règles de sécurité) et participation à leur fidélisation.
• Interlocuteur privilégié des équipes pour toute question liée au planning; participation à certaines réunions.
• Communication claire et anticipée des plannings aux équipes (affichage, contrôle hebdomadaire, lien avec l'astreinte).
• Développement et fidélisation du pool de remplaçants; participation à l'accueil physique et téléphonique (le mardi matin, le jeudi et un samedi sur deux).

Organisation et développement :

• Amélioration continue : participation à des projets d'amélioration de l'organisation du temps de travail (paramétrage du logiciel, optimisation des roulements).
• Organisation du poste : 28 heures par semaine selon un roulement sur 2 semaines; 1 samedi travaillé sur 2; repos le mercredi; possibilité de participer aux astreintes administratives (gestion des absences).

Horaires prévisionnels : Lundi 9h30-13h00 / 14h00-17h30 (1/2); Mardi 8h30-13h00 / 14h00-16h30; Jeudi 9h30-12h00 / 13h00-17h30; Vendredi 9h00-12h00 / 13h00-17h00; Samedi 9h30-13h00 / 13h30-17h00 (1/2).

Salaire 80% : 1 752,18 € bruts + compensation fixe de 3,65 € brut par heure d’astreinte (Salaire équivalent temps plein : 1 952,23 € + 238 € Ségur = 2 190,23 € bruts).

Profil recherché :

• Titulaire d'un BAC+2 dans le domaine social/RH/gestion.
• Une expérience en gestion de planning dans le secteur sanitaire ou médico-social, aide à domicile.
• Maîtrise des techniques bureautiques et informatiques; notions de droit social; maîtrise des outils informatiques (Excel, logiciels de planification).
• Rigueur, sens de l'organisation et capacité d’anticipation; bon relationnel et esprit d’équipe.

Type de contrat et conditions :

• CDD - 6 mois, 28 h/semaine, travail en journée, 1 samedi sur 2.
• Salaire brut mensuel: 1 752,00 € sur 12 mois; avantages CSE et restauration.
• Déplacements : jamais.

Profil souhaité

Expérience

• 12 mois cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents cette formation est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Assurer le suivi des dossiers de maladie, maternité, accidents du travail, etc.
• Assurer un accueil téléphonique
• Collecter les informations nécessaires à l’établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
• Concevoir des supports de suivi et de gestion
• Contrats de travail; Documents d'embauche; Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
• Gestion administrative du temps de travail
• Mettre à jour les dossiers individuels des salariés (changement de situation, évolution de carrière)
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Organiser la logistique des recrutements et des formations
• Réaliser des déclarations réglementaires
• Réaliser la gestion administrative des contrats

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Rigueur et précision
• Réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées