Gestionnaire Cellule ingénierie de projets et conventions (H / F)

LA ROCHELLE UNIVERSITÉ; La Rochelle; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en France recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le suivi des conventions et offrir une assistance technique. Le candidat idéal doit avoir des connaissances en droit public, un bon sens de l'organisation et la capacité à travailler dans un environnement complexe. Ce poste est contractuel en CDD d'un an renouvelable et offre des avantages tels que la participation aux frais de transport et la possibilité de télétravail.

Prestations

Participation aux frais de transport

Forfait mobilité durable

Restauration collective

Télétravail possible

Qualifications

• Expérience dans un organisme public appréciée.
• Capacité à travailler dans un cadre complexe.
• Sens de l'organisation et du relationnel.

Responsabilités

• Assurer l'assistance technique et logistique pour le service.
• Contribuer à l'instruction des dossiers.
• Participer à la mise à jour des outils de suivi.

Connaissances

Gestion de l'activité

Rigueur

Communication

Esprit d'équipe

Démarche qualité

Formation

Connaissance en droit public et privé

Anglais A1-A2

Description du poste

Missions

Sous l’autorité de la responsable de la Cellule ingénierie de projets et conventions, vous aurez pour missions de :

• Assurer une assistance technique et logistique pour le service;
• Réaliser des actes administratifs en lien avec l’activité du service;
• Contribuer à l’instruction des dossiers.

Activités

Vous aurez pour activités principales :

• Conseiller et assister les services demandeurs dans la formalisation des conventions;
• Assurer la mise à la signature des conventions et leur suivi après signature (envoi des courriers aux partenaires, enregistrement et notifications des conventions signées aux services de l’Université concernés, suivi des périodes de validité des conventions et alerte pour reconduction, etc.);
• Archiver et classer les conventions (version numérique et version papier) selon la méthodologie établie;
• Assurer la continuité des activités entre conventions et projets (archivage des dossiers, organisation du travail, suivi des sollicitations, etc.);
• Contribuer à la formalisation et au suivi des dossiers de demandes de financement (courriers de soutien, données administratives de l’Université, etc.);
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière;
• Participer à l’amélioration des procédures internes de gestion;
• Participer à la mise à jour des outils de suivi et à leur amélioration (tableaux de suivi, bases de données, applications informatiques);
• Contribuer à l’activité du service (organisation de réunions, répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur, etc.).

Compétences

Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Mettre en œuvre une démarche qualité.

Compétences comportementales

• Sens de l’organisation
• Rigueur / fiabilité
• Sens relationnel

Connaissances

• Connaissance en droit public et privé
• Organisation et fonctionnement des établissements publics
• Connaissance des problématiques liées à la recherche, l’innovation et la formation ou curiosité pour ces domaines
• Techniques d’élaboration de documents
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Type de recrutement

• Catégorie : B
• Affectation : Cellule ingénierie de projets et conventions
• Type : Contractuel en CDD d’un an renouvelable
• Durée de travail : temps plein
• Rémunération : à partir de 21€ brut annuel selon expérience
• Expérience : de même nature dans un organisme public souhaitée, débutant
• Recrutement ouvert à toute personne en situation de handicap

Avantages

• Participation aux frais de transport en commun domicile-travail à hauteur de 50%
• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle / covoiturage sur les trajets domicile-travail
• Partenaire KLAXIT
• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Restauration collective sur le campus universitaire
• Télétravail possible jusqu’à 2 jours hebdomadaires selon les nécessités et l’organisation du service
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Des offres sport, loisirs et culture pour tous les agents