Gestionnaire administratif(ve)

Université Polytechnique Hauts-de-France; Valenciennes; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur en Hauts-de-France recherche un(e) assistant(e) de direction pour gérer les agendas de la présidence et organiser des réunions. Le candidat idéal a une expérience en gestion administrative et maîtrise les outils de bureautique. Le poste offre un salaire mensuel brut entre 1855 € et 1964 € selon l'expérience, avec un contrat de CDD d'un an renouvelable.

Qualifications

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative.
• Anglais niveau B1 requis.
• Capacité à gérer le stress et travailler sous pression.

Responsabilités

• Suivi et veille des agendas de la présidence.
• Préparation logistique de réunions.
• Diffusion de l'information à l'ensemble des services.

Connaissances

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur

Maîtrise des techniques de communication orale

Savoir créer et utiliser des tableaux de bord

Capacité d’adaptation

Réactivité

Formation

Bac/Bac + 2 en Secrétariat de Direction

Outils

WORD

Excel

POWERPOINT

Outils de messagerie

Description du poste

À propos de nous

L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 13 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.

Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de trois établissements composants :

• L’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF)
• L’Institut Universitaire de Technologie (IUT)
• L’Institut Sociétés et Humanités (ISH)
• L'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S)

La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires.

Mission

Les activités s’articulent autour de mission d’accueil, d’appui et d’accompagnement des activités de la présidence.

• Il·elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire auprès de la présidence.
• Il·elle accompagne la communication externe et interne de la gouvernance.
• Il·elle accompagne les manifestations et événements en lien avec la communication et les relations internationales (cérémonies protocolaires, accueil de délégations étrangères, vœux, palmes académiques, cérémonie des retraités, assemblées…).
• Il·elle est garante de la qualité de l’accueil de la présidence.

Missions Principales

• Suivi et veille des agendas de la présidence au sein du cabinet
• Préparation / organisation logistique et matérielle de réunions
• Planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques)
• Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, courriers)
• Diffusion des informations émanant de la présidence à l’ensemble des services internes et/ou externes
• Définir et mettre en œuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe
• Appui à la préparation de dossiers stratégiques (COMP, HCERES…) et la gestion des relations avec les partenaires externes (rectorat, communauté d’agglomération…)
• Diffusion des informations émanant de la présidence à l’ensemble des services qui y sont rattachés en lien avec le service communication
• Organisation d’événements portés par la présidence
• Participation à la politique d'archivage de l'établissement - rôle de correspondant/référent
• Collaboration avec les services adossés à la présidence (DCom + SAC + PRI), la DG et autres SC-SG

Contraintes Liées Au Poste

Le poste exige une grande capacité à gérer les situations d’urgence dans les périodes de surcharge de travail liées à l’activité de la présidence.

Profil

Compétences Et Connaissances Requises

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie
• Savoir créer et utiliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins
• Savoir planifier et respecter des délais dans un calendrier et un cadre de gestion
• Savoir gérer les aléas
• Maîtrise de la communication.

Compétences Comportementales

• Sens de l’initiative
• Capacité d’adaptation
• Réactivité
• Capacité à gérer le stress
• Sens relationnel, souplesse
• Discrétion, réserve, sens de la confidentialité
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
• Capacité d’anticipation
• Sens de l'écoute
• Sens du service public
• Disponibilité

Diplôme, Formation Ou Expérience Requise

• Bac/ Bac + 2 Secrétariat de Direction serait un plus
• Anglais niveau B1
• Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels
• IFSE de 450 € pour les titulaires uniquement
• CDD de 1 an renouvelable pour les candidats contractuels

Salaire mensuel entre 1855 € brut (minimum 1 an expérience sur un poste similaire) et 1964 € brut (minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire).

Référence de l'offre : v8frj97vp5