Gestionnaire administratif de formation H / F

Université Paris Saclay; Sceaux; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique recherche un(e) gestionnaire administratif de formation pour assurer la liaison entre étudiants, enseignants et entreprises. Les missions incluent le secrétariat pédagogique, la gestion des inscriptions et le suivi des apprentis. Le candidat idéal possède des compétences en outils bureautiques et une bonne connaissance de l'environnement universitaire.

Prestations

Activités culturelles accessibles

Possibilités de restauration proches

Accompagnement au développement professionnel

Télétravail possible

Qualifications

• Connaissance de la réglementation liée à la scolarité universitaire.
• Savoir extraire des données pour des analyses spécifiques.
• Capacité à gérer le contrôle d’assiduité et des notes.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat pédagogique et l’accueil des étudiants.
• Gérer les inscriptions pédagogiques et l'organisation des examens.
• Soutenir le recrutement et la gestion des apprentis.

Connaissances

Accueil

Organisation

Gestion des situations d’urgence

Maîtrise de Word, Excel

Savoir travailler en équipe

Formation

Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur

Outils

APOGEE

Excel

Power Point

Description du poste

Entreprise

Université Paris-Saclay, née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche. Elle couvre les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales, avec une politique scientifique axée sur la recherche et l’innovation, répondant aux grands enjeux sociétaux. L’université propose une offre de formation du premier cycle au doctorat et des programmes de grandes écoles, favorisant réussite étudiante et insertion professionnelle. Située au sud de Paris, elle bénéficie d’une position géographique favorable et entretient des liens étroits avec ses partenaires socio‑économiques.

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• Des activités culturelles et sportives accessibles pour tout collaborateur, dans le cadre de la politique de bien-être au travail.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour le développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique.
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Au sein du Service des Formations et sous la responsabilité du chef de service, le / la gestionnaire administratif de formation évolue dans une structure pédagogique regroupant 40 personnels administratifs et techniques, 90 enseignants, 200 vacataires au service de 1600 étudiants. L’IUT est une des 15 composantes de l’Université Paris‑Saclay. L’offre de formation est répartie en 2 spécialités de BUT (TC et GEA) et une licence professionnelle « vente et management en optique et lunetterie ». L’IUT propose de la formation initiale, de la formation continue et par apprentissage.

Le / la gestionnaire administratif de formation a pour principale mission d’assurer le lien entre tous les acteurs et de prendre en charge les procédures administratives. Il / elle est en relation permanente avec les étudiants, les équipes enseignantes, les responsables de formation, les maîtres d’apprentissage, les tuteurs pédagogiques, les entreprises et les Centres de formations d’Apprentissage partenaires. Il / elle a un lien fonctionnel avec le/la cheffe de département et avec les responsables de parcours.

Missions principales de l’agent

1 Secrétariat pédagogique

• Accueil, information et orientation des étudiants
• Accueil et appui aux enseignantes
• Inscriptions pédagogiques des étudiants
• Organisation des réunions annuelles des formations
• Affichage et transmission des informations à destination des étudiantes
• Mise à jour des emplois du temps des formations et réservation de salles de cours
• Contrôle d’assiduité des étudiants et édition d’attestation
• Organisation des contrôles communs, gestion des tiers temps, gestion des commandes et la reprographie des copies, préparation des copies
• Surveillance des examens (en accompagnement de l’enseignante)
• Organisation de la consultation de copie
• Contrôle des listes d’émargement
• Préparation des conventions de stage en lien avec l’étudiante, suivi du circuit de signature, contrôle des pièces nécessaires
• Gestion des notes (saisie des notes et des résultats dans Apogée et Scodoc, édition des relevés de notes et des PV de jury)

2 Missions complémentaires pour les formations en apprentissage

Relations avec les étudiants

• Aide au recrutement des futurs apprentis (suivi des dossiers de candidature, envoi de convocations, mise à jour des listes jusqu’à finalisation de groupes d’apprentis)
• Accompagnement des candidats admissibles durant leur recherche d’entreprise (envoi des offres d’alternance, réponse aux demandes d’entreprises)

Relations avec les entreprises

• Renseigner les entreprises sur les formations en apprentissage et leur fonctionnement
• Mise en relation des entreprises avec les CFA partenaires pour la mise en place du contrat d’alternance

Relations avec les CFA

• Suivi des 14 critères qualité imposés par les CFA
• Saisie et mise à jour du calendrier d’alternance sur les logiciels des CFA
• Gestion de la présence des apprentis aux cours (vérification des feuilles d’émargement et saisie des absences sur les logiciels des CFA)
• Envoi des relevés de présence mensuels par apprenti.e aux employeurs

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et recherche
• Connaissance de la réglementation liée à la scolarité universitaire

Savoir-faire :

• Savoir extraire des données d’Apogée pour répondre à une commande précise, notamment mise en forme sous Excel, statistique
• Savoir s’organiser, anticiper, respecter les délais
• Savoir gérer les situations d’urgence, comprendre le besoin et savoir y répondre
• Savoir rendre compte
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)
• Utiliser des logiciels spécifiques à l’activité (APOGEE, SCODOC, PSTAGE, e-CFA, YPAREO)

Savoir-être :

• Sens de l’accueil
• Travail en équipe, polyvalence et sens de l’initiative
• Sens de la communication et capacité à s’adapter à un public varié (DRH, enseignants, intervenantes professionnelles, CFA, apprenties)
• Esprit de synthèse, organisation, adaptation, disponibilité
• Discrétion, confidentialité