DGDDI (DG-JCF3) Assistant(e) de direction / Secrétaire H/F

Ministère - Ministère de l'Économie; Romainville; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence gouvernementale, située en Île-de-France, recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir le chef de bureau. Le candidat idéal doit avoir des compétences solides en bureautique et relationnelles, ainsi qu'une grande discrétion et réactivité. Les responsabilités incluent la gestion d'agendas, l'organisation de réunions et le suivi de différentes tâches administratives. C'est une opportunité stimulante au sein d'une structure dynamique, offrant un rôle clé dans le fonctionnement quotidien des activités administratives.

Qualifications

• Très grande disponibilité et adaptabilité.
• Capacité à travailler en équipe et en réseau.
• Aisance relationnelle et sens de l'initiative.

Responsabilités

• Assister le chef de bureau dans toutes ses missions.
• Gérer les agendas et organiser les déplacements.
• Assurer le suivi du courrier interne et externe.
• Organiser les réunions et préparer les documents nécessaires.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Relationnel

Discrétion

Réactivité

Sens de l'organisation

Formation

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

DGDDI (DG-JCF3) Assistant(e) de direction / Secrétaire H/F

Description du poste

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

DGDDI (DG-JCF3) Assistant(e) de direction / Secrétaire H/F

Sans objet

Fonction publique de l'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

La sous-direction est chargée des affaires juridiques et contentieuses, de la politique des contrôles et de la lutte contre les trafics et la criminalité organisée.

Elle apporte conseil et assistance en matière juridique aux services douaniers.

Elle élabore les textes législatifs et réglementaires relatifs à la lutte contre la fraude en matière de douane et de contributions indirectes ainsi que ceux relatifs aux contrôles dans les domaines de compétence de la direction générale.

Elle assiste les autres sous-directions pour la rédaction des textes juridiques relevant de leurs attributions et pour le traitement des contentieux liés à ces textes et à leur application.

Elle oriente les services dans le traitement contentieux des infractions douanières et fiscales.

Elle identifie les domaines de fraude, les priorités d’actions et définit la politique de l’ensemble des contrôles opérés par les agents des douanes. À ce titre, elle propose et élabore les stratégies d’action et les méthodologies de contrôle, en liaison avec la sous-direction du réseau.

Elle élabore la politique du renseignement douanier. Dans ses domaines de compétence, elle prépare et organise la coopération avec les autres administrations nationales et étrangères.

La sous-direction comprend:

• le bureau «affaire juridiques et contentieuses»;
• le bureau «politique des contrôles»;
• le bureau «lutte contre les trafics et la criminalité organisée».

Descriptif de l'employeur (suite)

Le bureau de la lutte contre les trafics et la criminalité organisée (JCF3) est chargé de la conduite de la politique de la DGDDI en matière de lutte contre la fraude, les trafics, le blanchiment et plus largement contre les organisations criminelles. Il anime et organise la politique de renseignement et de coopération avec les autres administrations et organismes européens, dans son domaine de compétence. Il ouiente et priorise l'action des services douaniers dans le domaine de la lutte contre les trafics illicites et la criminalité organisée.

Il comprend trois sections:

• une section dédiée à la politique du renseignement douanier
• une section dédiée à la coopération interministérielle et européenne
• une section consacrée à la stratégie de lutte contre les trafics

Le présent poste d’assistant(e)/secrétaire est commun aux deux entités à savoir la sous-direction JCF et le bureau JCF3.

Le secrétariat/bureau d’ordre est constitué en pool (équipe) rattaché à la sous-direction, chaque poste étant rattaché également à un bureau précis. Au cas particulier, ce poste est rattaché au bureau JCF3.

Description du poste

Description du poste:

• Assister le chef de bureau dans toutes ses missions ;
• Assurer le remplacement de l’assistante de la sous-directrice pendant ses périodes d’absence et traiter des échéances et autres tâches à la demande de la sous-directrice ;
• Assurer la prise de contact téléphonique et suivi des appels: rechercher, constituer des annuaires, accueillir, filtrer, orienter et conseiller les interlocuteurs ;
• Gérer les agendas afin d’optimiser l’organisation quotidienne du temps de la direction avec le souci des priorités ;
• Organiser les déplacements, tant en région Île-de-France qu’à l’extérieur ;
• Préparer et gérer les rendez-vous et les réunions: vérifier la présence de dossiers, la convocation des participants; la présence des personnes utiles, réservation de salle, mise en place du matériel ;
• Organiser le travail d’assistance administrative: réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (documents, supports), rédaction de courrier, notamment les lettres de félicitation ;
• Organiser les réunions, séminaires, webinaires et moment de convivialité associés pour le bureau ;
• Anticiper l’organisation des réunions de bureau à un rythme de 2 par an, minimum ;
• Veiller globalement au respect du délai des commandes lorsque le secrétariat est dans la boucle ;
• Assurer la logistique du bureau ;
• Participer à une partie des réunions de briefing avec les adjointes pour prendre directement connaissance des besoins ;
• Organiser le classement et l'archivage de certains documents ou dossiers ;
• Mettre à jour et exploiter les dossiers/fichiers du secrétariat ;
• Diffuser les informations au sein du bureau et de la sous-direction ;
• Participer à l’accueil des nouveaux arrivants ;
• Assurer la gestion et le suivi du courrier interne et externe ;
• Assurer le suivi particulier de certains dossiers dont les lettres de félicitation ;
• Assurer le suivi particulier de certains documents dont les demandes d’habilitations ;
• Suivre les échéances ;
• Faciliter la communication interne et externe du bureau et de la sous-direction.

Conditions d'exercice particulières

• Très grande disponibilité, adaptabilité, réactivité, qualités relationnelles, grande discrétion requise
• Habilitation secret défense

Description du profil recherché

Savoirs

• Outil bureautique de présentation (Powerpoint ou autre)
• Outil bureautique de tableur (Excel ou autre)
• Outil bureautique de traitement de texte (Word ou autre)

Savoir-faire

• Accueillir
• Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
• Travailler en équipe
• Travailler en réseau

Savoir-être

• Discrétion
• Réactivité
• Sens des relations humaines
• Sens de l'initiative

Florent NOURIAN – Chef du bureau en charge de la lutte contre les trafics et la criminalité organisée - 01.57.53.46.81

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en réseau
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Informations complémentaires

Fondement juridique du recrutement

L. 332-2 du Code général de la fonction publique

Localisation du poste

11 Rue des deux communes, 93100 Montreuil

Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application

Référence

2025-27351

Date de début de publication

01/12/2025

Documents requis pour postuler

CV + lettre de motivation. Pour les fonctionnaires: joindre également les 3 derniers comptes rendus d'entretien professionnel et le dernier arrêté de situation administrative. Pour les candidats contractuels : joindre également le diplôme le plus élevé en rapport avec les fonctions.

Directions et Services

Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI)

• Délégation ministérielle à l'économie sociale et solidaire (DMESS)
• Direction générale des entreprises (DGE)