coordinateur du secrétariat du directeur général (F/H)/ HCL

HOSPICES CIVILS DE LYON; Lyon; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé à Lyon recherche un(e) assistant(e) de direction pour coordonner le secrétariat du Directeur général. Le poste implique la gestion de l'agenda, l'organisation des réunions et l'interface avec divers interlocuteurs. Le candidat idéal doit avoir des compétences managériales, une rigueur professionnelle et une maîtrise des outils bureautiques. Un accès direct au métro est disponible.

Prestations

28 jours de congés annuels

20 RTT

Accès métro direct

Qualifications

• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion professionnelle.
• Capacité à prioriser et à anticiper les tâches.
• Connaissance des circuits décisionnels d’un CHU appréciée.
• Compétences managériales pour coordonner une petite équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

Responsabilités

• Coordonner le secrétariat du Directeur général.
• Organiser le fonctionnement du secrétariat DG.
• Gérer l’agenda et les déplacements du Directeur général.
• Interface avec les interlocuteurs internes et externes.
• Pilotage des instances de gouvernance.

Connaissances

Confidentialité

Rigueur

Anticipation

Aptitudes managériales

Maîtrise des outils bureautiques

Description du poste

Responsabilités

• Assurer la coordination du secrétariat du Directeur général, garantir la fiabilité, la réactivité et la confidentialité du traitement des dossiers.
• Organiser et piloter le fonctionnement du secrétariat DG :
• • Planification des agendas DG/DGA
  • Encadrement fonctionnel de l’assistante de direction du DG
• Gestion directe de l’agenda et des déplacements du Directeur général.
• Interface quotidienne avec les interlocuteurs internes et externes
• Polyvalence opérationnelle : traitement direct d’une partie des tâches d’organisation (courrier, parapheur, organisation matérielle des réunions).
• Organiser les instances de gouvernance (Gouvernance HCL, Gouvernance HCL/UCBL) : préparation des réunions, des dossiers, suivi des relevés des décisions.
• Définir et déployer des procédures partagées (archivage, circuit de signature, priorisation des dossiers).
• Piloter l’amélioration continue des processus administratifs de la Direction générale (courrier, parapheur, archivage).

Relations fonctionnelles

• DGA
• DAGI
• Directions fonctionnelles

Compétences requises

• Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion professionnelle.
• Rigueur, anticipation et capacité à prioriser.
• Connaissance appréciée des circuits décisionnels d’un CHU et du cadre institutionnel.
• Aptitudes managériales et capacité à coordonner une petite équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

Conditions d’exercice

• Le poste est situé au siège administratif des Hospices Civils de Lyon - 3 Quai des Célestins, Lyon 2
• Pour les agents titulaires, le salaire sera fixé selon les grilles indiciaires de la fonction publique du grade attaché d’administration hospitalière, IFTS taux fort. Pour les candidats non statutaires, la rémunération sera fixée en fonction de l’expérience.
• Accès métro direct (Bellecour)
• Temps de travail forfait-cadre : 28 jours de congés annuels et 20 RTT.
• Tous profils internes seront étudiés