Coordinateur de scolarité F / H

UNIVERSITE SAVOIE MONT BLANC; Jacob-Bellecombette; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université publique à Jacob-Bellecombette recherche un coordinateur pour son service scolarité. Vous gérerez l'activité du service, superviserez le recrutement des étudiants et veillerez à la qualité de l'accueil. Une expérience de 3 ans minimum en scolarité est requise. Un contrat à durée déterminée est proposé, avec possibilité de télétravail et de diverses subventions.

Prestations

Formation continue

Restauration subventionnée

Activités sportives

Qualifications

• Expérience de 3 ans minimum dans un poste en scolarité universitaire.

Responsabilités

• Coordonner l’activité du service scolarité de l’IAE Savoie Mont Blanc.
• Superviser la gestion des formations en alternance.
• Assurer un accueil professionnel des étudiants et intervenants externes.

Connaissances

Management d’équipe

Maîtrise d'outils bureautiques (Word, Excel, Power Point)

Compétences en communication

Connaissance de l'enseignement supérieur

Outils

Logiciels de scolarité (ADE, APOGEE)

Description du poste

À propos de nous

Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc, membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.

Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d\'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.

Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l\'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.

I / AFFECTATION :

L IAE Savoie Mont Blanc, école universitaire de management, constitue un pôle de formation et de recherche à la gestion et au management. Il est l’une des sept composantes de l’Université Savoie Mont Blanc. Sa mission est de former, en collaboration avec les acteurs économiques de son territoire (Haute-Savoie et Savoie), des managers et entrepreneurs ouverts sur le monde et aptes à relever les défis actuels et futurs des entreprises régionales, nationales et internationales. L’IAE Savoie Mont Blanc propose des formations de bac +1 à bac +8. Il propose des parcours de formation dédiés au management qui couplent enseignement d’excellence et ouverture sur le monde professionnel. Par ailleurs, profitant de sa situation géographique (transfrontalière) et de certaines dynamiques territoriales, l’IAE a profité dès son origine d\'une offre de formation ouverte sur l’international et différenciante (tourisme, hôtellerie, événementiel) dans le paysage des formations régionales en management.

II / MISSIONS

Coordonner l'activité du service scolarité de l’IAE Savoie Mont Blanc sur le site de Jacob-Bellecombette.

III / ACTIVITES

Mission 1 : Coordonner l’activité du service scolarité de l’IAE Savoie Mont Blanc de Jacob-Bellecombette

• Manager les gestionnaires de scolarité du site de Chambéry (3 personnes)
• En concertation avec la responsable de scolarité, répartir les missions au sein de l’équipe, suivre leur avancement et opérer les ajustements nécessaires
• Veiller à la qualité de l’interface avec les autres services
• Apporter son aide et son soutien à l’équipe
• Assurer un retour auprès de la Responsable Scolarité

Mission 2 : Gestion administrative des Masters 2 Tourisme

• Accueil physique des étudiants
• Accueil téléphonique et réponses aux mails
• Accueil et renseignement des intervenants extérieurs en lien avec le service des vacataires pour l’établissement du dossier vacataire
• Assister l’équipe pédagogique pour la planification de l’emploi du temps
• Préparer les examens : positionnement dans l’emploi du temps, vérification si besoin de surveillants, collecte et vérification des sujets, préparation des copies, accompagnement des surveillants, récupération des copies et transmission aux enseignants, collecte des notes (si non saisies par l’enseignant)
• Mettre en œuvre la partie pédagogique d’APOGEE : codification et mise en place de la structure d’enseignement, inscriptions pédagogiques par le web, gestion des notes (SNW et examens terminaux) préparation des jurys (relevé de notes et PV)
• Gérer les demandes étudiantes : relevé de notes, problèmes liés aux notes et relevés de notes
• Gérer les conventions de stage : édition des conventions dans Pstage, édition des avenants, contrôle du visa des différentes parties, mise à jour du registre des conventions (fichier Excel)

Mission 3 : Superviser le recrutement des étudiants

• Superviser le recrutement des étudiants pour la partie administrative
• Faire le lien avec la responsable Odf qui pilote ce projet, avec la Scolarité Centrale ainsi qu’avec les responsables pédagogiques
• Faire le contrôle des pièces fournies pour le recrutement des candidats externes à l’IAE pour les masters 2 Tourisme

Mission 4 : Superviser la gestion des formations en alternance du site de Jacob-Bellecombette

• Faire le lien avec notre CFA, FormaSup Savoie Mont Blanc
• S’assurer que les informations sont bien saisies dans les applicatifs (LEA et OFALINK)

Profil

I / COMPETENCES

Savoirs :

• Maîtriser le management d’équipe
• Connaître les outils de bureautique (Word, Excel, Power Point)
• Connaître l’enseignement supérieur et le monde universitaire
• Connaître les applicatifs utilisés en scolarité (ADE, APOGEE)

Savoir-faire :

• Être capable de rédiger un document de correspondance (mails, lettres, notes)
• Être capable de gérer ses priorités (réactivité)
• Être à l’aise avec les logiciels informatiques

Savoir-être :

• Être rigoureux dans le classement et le suivi des dossiers
• Respecter les délais de mise en œuvre des tâches à accomplir
• Avoir un esprit d’équipe et d’entraide (qualités relationnelles)
• Adapter sa posture aux différents interlocuteurs
• Respecter la confidentialité des informations
• Être ponctuel
• Être à l’aise dans la communication avec les autres

Formation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées : Expérience de 3 ans minimum dans un poste en scolarité universitaire

II / CONDITIONS D’EMPLOI

Recrutement sur poste vacant

Titulaire : selon conditions statutaires et indemnitaire propre à USMB (3,75 jours de congés par mois + RTT selon organisation du travail)

Contractuel - Contrat à durée déterminée jusqu’au 31 août 2026 (renouvelable) : à partir de 1836,20€ (INM 373 - échelon 1) - rémunération proposée pour tenir compte des diplômes et de l’expérience professionnelle dans le respect de la grille des techniciens RF de classe normale - (2,5 jours de congés par mois / / 35 heures hebdomadaires vu CDD inférieur à 10 mois)

Télétravail possible

Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…

Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université et à la mobilité internationale

III / INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 15 octobre 2025.

Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter [e-mail]

Les premières auditions auront lieu le jeudi 30 octobre 2025