Coordinateur Administratif Secretariat aux Instances H / F

Klesia; Malakoff; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services située à Malakoff recherche un(e) assistant(e) pour gérer le calendrier et le pilotage des instances. Le candidat idéal a 5 ans d'expérience dans l'assistanat polyvalent, maîtrise Word et Excel, et fait preuve d'organisation et de réactivité. Ce poste offre des avantages tels que des titres restaurant, un remboursement des transports, et la possibilité de télétravail.

Prestations

Titre restaurant

Remboursement de frais de transport

Contrat santé famille

Télétravail possible

Plan d'Épargne Retraite

Prestations CSE

Qualifications

• 5 ans d'expérience dans des postes d'assistanat polyvalent.
• Gestion d'agendas complexes.
• Orthographe irréprochable.

Responsabilités

• Élaboration du calendrier annuel des instances.
• Pilotage budgétaire et gestion des factures.
• Contrôle interne et coordination des audits.
• Animation de l'extranet administrateur.
• Participation aux travaux transversaux de la Direction.

Connaissances

Organisation

Réactivité

Rigueur

Agilité relationnelle

Maîtrise de Word et Excel

Formation

Bac +2 ou expérience similaire

Description du poste

Pourquoi KLESIA ?

Vous voulez accomplir des missions qui ont du sens, vous souhaitez évoluer dans un environnement bienveillant, vous êtes animé par les projets ambitieux et challengeants,

alors rejoignez nos équipes !

Au sein de la Direction du Secrétariat aux instances, vous serez vous la responsabilité du Directeur(ice) du Secrétariat aux Instances.

Vous aurez en charge :

• l\'élaboration et la mise à jour du calendrier annuel des instances du groupe (environ 400 réunions par an / 50 entités), en lien avec les directeurs en charge de l\'animation et les présidences d\'instances,
• Le pilotage budgétaire de la Direction des Instances : gestion, contrôle et suivi des factures reçues (répartition analytique / ventilation), référent Notes de Frais Administrateurs : contrôle et validation des notes de frais et défraiements administrateurs, accompagnement / formation des administrateurs sur l\'intranet administrateur pour le module note de frais.
• Le Contrôle interne / qualité des opérations du SAI et la coordination de la réponse aux audits
• L\'animation de l\'extranet administrateur (Identification de contenus à mettre en ligne, veille sur évolutions à mettre en place, pilotage des montées de version et évolutions fonctionnelles)
• et plus généralement participation transversale aux travaux de la Direction en collaborant avec les deux services du SAI en charge notamment de l\'organisation des réunions d\'instances et de la gestion des mandats administrateurs.

Titulaire d\'un Bac +2 ou expérience similaire, vous justifiez d\'une ou plusieurs expériences professionnelles de 5 ans minimum dans des postes impliquant des missions d\'assistanat polyvalent.

Doté d\'un sens aigu de l\'organisation, de réactivité et de rigueur, vous maîtrisez la gestion d\'agendas complexes. Vous faites preuve d\'agilité, d\'aisance relationnelle et de discrétion. Vous avez le sens du service, une orthographe irréprochable et vous avez une excellente maîtrise de Word et Excel.

Rejoindre KLESIA, c\'est bénéficier d\'avantages :

• Titre restaurant d\'une valeur de 11,97€ par jour travaillé (pris en charge par KLESIA à hauteur de 60%)
• Remboursement de vos frais de transports en commun à hauteur de 75%
• Contrat santé famille (tarif unique, sans supplément pour le / la conjoint(e) et les enfants) et prévoyance
• Possibilité de télétravail (2 jours / semaine dès 3 mois d\'ancienneté), horaires variables et plusieurs formules RTT au choix pour les non-cadres
• Plan d\'Epargne Retraite (à partir de 2 mois d\'ancienneté)
• Prestations CSE à compter de 2 mois d\'ancienneté : chèques vacances, chèques rentrée scolaires, chèques noël et plus encore

Chez KLESIA, nous sommes convaincus que nos différences sont sources de richesse et de performance. Notre Groupe, détenteur du Label Diversité AFNOR depuis 2015, offre à tous les mêmes opportunités d\'accès à l\'emploi, en assurant un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de ses équipes. Fortement engagé sur la thématique du handicap, l\'intégralité de nos offres sont accessibles à nos futurs talents avec des aménagements adaptés aux situations de handicap.