Chargé de Projet évènementiel H / F

INSTITUT IMAGINE; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un institut de recherche en santé recherche un coordinateur d'événements pour gérer et planifier des projets. Le candidat doit avoir au moins 2 ans d'expérience en événementiel et de fortes compétences relationnelles. Le poste requiert une autonomie, une créativité, et une bonne maîtrise de l'anglais. CDI à pourvoir dès que possible.

Qualifications

• Expérience de 2 ans minimum en organisation d’événements.
• Très bonnes qualités relationnelles, interactions avec d'autres services.
• Capacité à coordonner plusieurs sujets en même temps.

Responsabilités

• Coordonner et planifier les projets événementiels.
• Suivre le budget et les demandes de devis.
• Superviser la logistique le jour de l'événement.

Connaissances

Créativité

Gestion de projet

Autonomie

Compétences relationnelles

Maîtrise de l'anglais

Formation

Bac+3 / 5

Outils

Pack Office

Teams

Trello

Notion

Description du poste

À propos de nous

Premier pôle européen de recherche, de soins et d’enseignement sur les maladies génétiques créé en 2007 au cœur du campus de l’Hôpital Necker-Enfants malades. Sa mission ? Mieux comprendre les maladies génétiques pour mieux les guérir.

L’Institut Imagine est un endroit unique au monde qui rassemble chercheurs, patients, médecins et personnels de santé dans une architecture créatrice de synergies au service d’une même ambition : changer la vie des familles touchées par les maladies génétiques.

Mission

Le département Communication a pour mission de mettre en lumière les actualités de l’Institut et d’accompagner la direction, les 28 laboratoires et l’ensemble des 1 000 médecins, chercheurs et personnels de santé. Vous rapporterez directement à la Directrice de la Communication et au Responsable évènementiel. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction générale, l’équipe Fundraising et de la philanthropie internationale.

MISSIONS ET FONCTIONS

Coordination et planification

• Recueillir les besoins des équipes et les traduire en projets événementiels concrets

Élaborer les cahiers des charges des événements

• Construire les rétroplannings, coordonner les étapes de préparation et de validation avec les différents acteurs

Production opérationnelle des événements

• Mobiliser les prestataires et les ressources internes nécessaires au bon déroulement de l’événement (traiteur, audiovisuel, intendance, sécurité…)
• Superviser la logistique le jour J : installation, accueil, timing, résolution des imprévus
• Assurer la production et la diffusion des supports (signalétique, invitations, badges…)

Suivi budgétaire et administratif

• Suivre les demandes de devis, assurer la bonne tenue du budget de l’événement et le reporting au service associé
• Optimiser les coûts et proposer des solutions efficaces dans le respect des budgets
• Assurer le suivi analytique des événements

Process et optimisation

• Proposer et mettre en place de nouveaux outils de gestion des événements pour faciliter l’organisation et le suivi
• Révision des process internes quant à la gestion interne des événements

Appui aux services

• Services internes (communication, mécénat, valorisation, RH, IT, technique, intendance…) ainsi que les laboratoires et la direction générale

Profil

COMPETENCES ET APTITUDES

PROFIL, FORMATION ET COMPETENCES

• De formation supérieure (Bac+3 / 5), vous possédez une expérience en événementiel, gestion de projet
• Expérience de 2 ans minimum en organisation d’événements
• Vous êtes force de propositions et aimer créer et produire
• Vous êtes curieux et autonome et aimez travailler en équipe
• Vous avez de très bonnes qualités relationnelles et aimez être en interactions permanentes avec d’autres services / personnes
• Vous aimez coordonner et piloter plusieurs sujets en même temps
• Vous souhaitez donner du sens à votre travail
• Vous maîtrisez le pack office et d’outils collaboratifs (Teams, Trello, Notion…)
• Vous avez un très bon niveau d’anglais
• Bonne compréhension des enjeux d’un écosystème scientifique et hospitalo-universitaire
• Connaissance des règles de sécurité
• Un savoir-faire comportemental : Analyse, écoute et synthèse
• Autonomie et esprit d’équipe
• Ouverture, curiosité et adaptation
• Diplomatie et conviction
• Organisation, gestion du temps et respect des plannings
• Force de propositions et proactivité dans la mise en place de solutions face à un environnement en perpétuelle évolution.

CONTRAT

CDI

PRISE DE FONCTION

Dès que possible

REMUNERATION

En fonction du profil

MODALITES DU RECRUTEMENT

Le dossier de candidature, comprenant une lettre de motivation et un curriculum vitae détaillé, est à adresser,