Assistant de direction programme simplification

CHANEL; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de luxe cherche un(e) Assistant(e) de Direction pour soutenir les leaders du programme de Simplification. Vous serez en charge de la gestion des agendas, de l'organisation des réunions et de la coordination des projets. Une expérience solide en assistanat de direction est requise, ainsi qu'une maîtrise parfaite de l'anglais. Ce rôle demande proactivité, excellente gestion des priorités et compétences en outils digitaux.

Qualifications

• Solide expérience d’assistanat de direction, idéalement en environnement international.
• Excellente gestion des priorités.
• Capacité à anticiper les besoins de la direction.

Responsabilités

• Gérer l’agenda et la planification des déplacements professionnels.
• Organiser les réunions et préparer les documents nécessaires.
• Favoriser la coopération avec les parties prenantes internes et externes.

Connaissances

Organisation irréprochable

Proactivité

Collaboration

Diplomatie

Maîtrise de l'anglais

Outils

Pack Office

Outils digitaux

Description du poste

Overview

VOS MISSIONS : En tant qu’Assistant(e) de Direction auprès des deux leaders du programme Simplification, Global Head of Simplification Program et Head of Tech Transformation, vous incarnerez un véritable pilier organisationnel et opérationnel. Rattaché(e) au programme de Simplification, votre mission principale sera de soutenir les leaders tout en contribuant à l’efficacité globale des activités de l’équipe.

Gestion et organisation administrative

• Assurer la gestion quotidienne de l’agenda du Global Head of Simplification Program ainsi que celui du Head of Tech Transformation (planification de rendez-vous, gestion des priorités).
• Piloter la gestion de l’agenda et la planification, en veillant à organiser et anticiper les échéances clés, et à créer le bon rythme pour la prise de décision, la planification stratégique et les opérations de l’organisation.
• Organiser et coordonner les réunions : préparation des ordres du jour, suivi des présentations.
• Gérer les déplacements professionnels (logistique, réservations, itinéraires, suivi des notes de frais) : s’assurer que les deux leaders sont là où ils doivent être, au bon moment.
• Prendre soin de la gestion de l’énergie et des ressources des deux leaders: garantir que les conditions nécessaires (disponibilité, espace, ressources) sont réunies pour leur permettre d’être pleinement efficace.
• Préparer et anticiper : fournir aux leaders, en amont, tous les supports et documents nécessaires (papiers de gouvernance, communications, discours, notes de réunion, éléments de contexte parties prenantes, analyses…) pour maximiser leur impact lors des interventions et prises de décision.

Support à la collaboration et à la dynamique collective

• Favoriser la coopération avec les assistant(e)s du CEO Office et de la Leadership Team, dans une logique de partenariat et de partage de bonnes pratiques, pour maximiser l’impact du programme de Simplification.
• Incarner une posture collaborative, travailler au service du programme et de l’intérêt collectif.
• Être un point de contact clé pour les demandes internes et externes adressées au département, en assurant un relais d’information efficace.
• Préparer les présentations, rapports et documents nécessaires aux réunions stratégiques.
• Assurer une communication fluide entre la direction et les différentes parties prenantes internes et externes, pour nourrir la dynamique collective du département.

Coordination des projets et suivi opérationnel

• Collaborer avec l’équipe pour garantir un suivi efficace des initiatives du programme de Simplification.
• Centraliser et mettre à jour les informations clés liées aux projets en cours (planning, suivi budgétaire, avancement, reporting…).
• Participer à la coordination entre les différents départements et parties prenantes pour assurer la cohérence des actions et le respect des échéances.
• Contribuer à la préparation des supports de suivi : tableaux de bord, synthèses, alertes sur les points de vigilance.
• Être garant(e) de la qualité de la documentation et du respect des processus internes liés au pilotage des projets.

Ce que vous apporterez dans ce rôle

• Une solide expérience d’assistanat de direction, idéalement en environnement international ou grandes entreprises.
• Une organisation irréprochable, une proactivité naturelle et une excellente gestion des priorités.
• Un esprit collaboratif, de la diplomatie, une capacité à anticiper les besoins de la direction et à apporter des solutions.
• Curiosité, flexibilité, efficacité, sens du détail et discrétion.
• Maîtrise du Pack Office et des outils digitaux
• Excellent niveau d’anglais à l’écrit et à l’oral.

Chez CHANEL, nous nous dévouons à la création d\'une culture inclusive qui nourrit la croissance personnelle, de façon à contribuer à notre progrès collectif. Nous croyons que la singularité de chaque individu augmente la diversité, la complémentarité et l\'efficacité de nos équipes. Nous vous encourageons fortement à nous partager votre candidature, car nous apprécions la perspective, l\'expérience et le potentiel que vous pourriez apporter à CHANEL.