Assistante Polyvalente H / F

Forma BTP; Lyon; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de formation professionnelle en Auvergne-Rhône-Alpes recherche une assistante polyvalente. Vous assurerez un support administratif crucial et serez le point de contact clé pour divers interlocuteurs. Des capacités organisationnelles et une maîtrise de Microsoft Office sont essentielles. Le poste vise à garantir l'efficacité quotidienne et la communication au sein de l'équipe.

Qualifications

• Excellentes capacités organisationnelles et rigueur dans l'exécution des tâches.
• Forte capacité d'adaptation pour gérer plusieurs priorités simultanément.
• Maîtrise avancée du pack Microsoft Office.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique.
• Participer à la logistique des formations.
• Assurer la communication d'informations avec apprentis et formateurs.
• Suivi administratif des dossiers.
• Missions de comptabilité fournisseurs.
• Mettre à jour les bases de données internes.
• Soutien opérationnel au directeur.
• Participer aux missions relatives à la certification QUALIOPI.

Connaissances

Capacités organisationnelles

Gestion des priorités

Maîtrise de Microsoft Office

Aptitudes relationnelles

Expression écrite et orale

Autonomie

Amélioration des processus

Description du poste

Overview

FORMA BTP, acteur majeur dans la formation professionnelle pour les métiers du bâtiment et des travaux publics en Auvergne Rhône Alpes, recherche une assistante polyvalente pour rejoindre son équipe. Vous serez un maillon essentiel du bon fonctionnement quotidien de notre organisation. Vous assurerez le support administratif, comptable et organisationnel de notre structure et contribuerez à son efficacité générale. Vous serez le point de contact déterminant pour nos apprentis et stagiaires, formateurs, prestataires, entreprises, financeurs et Education Nationale. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le directeur, les formateurs et apprentis, ce qui impliquera un degré élevé de communication interne pour assurer le flux optimal d\'information au sein de la société. FORMA BTP, reconnu par l\'Éducation Nationale et ses nombreuses entreprises partenaires pour son taux de réussite aux examens, la qualité de son enseignement et l\'efficacité de son back-office. FORMA BTP, fondée en 2008, est une entreprise à taille humaine qui par son organisation et sa politique, se fixe pour objectifs de former efficacement ses apprentis et stagiaires aux missions auxquelles ils aspirent.

Responsabilités

• Assurer l\'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs du centre (apprentis et stagiaires, formateurs et prestataires).
• Participer activement à la logistique et au suivi des formations.
• Assurer la communication d\'informations auprès des apprentis et formateurs, formateurs et entreprise.
• Assurer le suivi administratif des dossiers des apprentis et stagiaires en relation avec les entreprises partenaires, les organismes financeurs et l\'Éducation Nationale.
• Assurer les missions de comptabilité fournisseurs et facturation.
• Mettre à jour régulièrement les bases de données internes pour garantir une information toujours fiable et actuelle.
• Apporter un soutien opérationnel au directeur au travers d\'échanges et réunions de suivi des activités.
• Participer activement aux missions relatives à la certification QUALIOPI.

Qualifications

• Excellentes capacités organisationnelles et rigueur dans l\'exécution des tâches
• Forte capacité d\'adaptation afin de gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique
• Maîtrise avancée du pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et capacités à travailler sur des logiciels dédiés
• Aptitudes relationnelles développées permettant une communication claire avec divers interlocuteurs
• Bonne aisance en expression écrite comme orale
• Autonomie dans le travail tout en sachant rendre compte régulièrement et efficacement à la hiérarchie
• Autonomie dans la gestion quotidienne des tâches
• Force de proposition pour améliorer continuellement nos processus administratifs.