Assistante du Département Développement procédés et Outillages F/H

EDF; Chalon-sur-Saône; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise énergétique recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour organiser les déplacements et réunions, gérer les tâches administratives et fournir un support au département. Le candidat idéal a un BTS, maîtrise des outils comme SAP et CONCUR, et un bon relationnel. Ce poste nécessite une grande autonomie et une attention aux détails dans un environnement dynamique, avec une attention à la cohésion d'équipe entre deux bâtiments.

Qualifications

• Formation BTS, Bac/Bac professionnel ou expérience dans une fonction similaire.
• Maîtrise des applications SAP, CONCUR, Ulysse et WINLASSIE.
• Bonne connaissance des outils bureautiques.

Responsabilités

• Organisation des déplacements et des réunions du Chef de Département.
• Gestion administrative courante du Département.
• Support administratif pour les projets de développement.
• Mise en forme de documents Word et Power Point.
• Accueil des visiteurs et des nouveaux arrivants.

Connaissances

SAP

CONCUR

Ulysse

WINLASSIE

Outils bureautiques classiques

Formation

BTS, Bac/Bac professionnel ou expérience similaire

Description du poste

Missions :

Hiérarchiquement rattaché(e) au Chef du Département Développement Procédés et Outillages, elle ou il assure principalement :

Pour le compte du Chef de Département :

• L’organisation des déplacements du Chef de Département,
• Aide à l’organisation des réunions d’équipe ou autre événement en cours d’année, suivi d’indicateur
• La rédaction des comptes rendus de réunion (d’équipe ou autre),
• Des tâches ponctuelles de secrétariat (diffusions, suivi et affichage des indicateurs, gestion de l’affichage légal (C2SCT, etc), prévision congés, gestion du mopieur (toner, papier), …),
• La relation avec les services de l’établissement pour l’intendance du Département (nouveaux arrivants, déménagements, propreté/maintenance des locaux, communication Etablissement).

Pour le compte des entités chalonnaises du Département :

• La gestion / organisation des missions de l’ensemble de l’équipe (ordres de missions, notes de frais, …),
• La gestion administrative courante (gestion et saisie des pointages, gestion des prévisions de congés, mise à jour des organigrammes, gestion des fournitures de bureau, suivi d’habilitations et plan de formation, gestion du dossier du personnel, établissement des notes de bienvenue, suivi du chrono, ...),
• Un support administratif lié aux projets de développement (demande d’achats, appels sur contrats, demande de devis, suivi fournisseurs, ...),
• La mise en forme de documents Word (notices, spécifications, offres, notes de calcul, …)et Power Point,
• L’accueil des visiteurs du CEDEM 5cenntre de Développement pour la Maintenance),
• L’accueil des nouveaux arrivants, information sur la vie du département et les règles de l’établissement (pointage, chrono, …), le suivi des recueils d’accueils et la mise à jour de l’ensemble des dossiers personnels (arrivée et départ)
• La communication par le biais des Outils de communication du CEDEM, la gestion des informations vers le personnel aux différents points d’affichage
• La remontée des évolutions de standard pouvant impacter le Département (revue mensuelle des éléments de Pyx4 vs nos Fiche Qualité Métier)

Compétences nécessaires :

De formation BTS, Bac/Bac professionnel ou expérience réussie dans une fonction similaire.

Vous maitrisez les applications SAP, CONCUR, Ulysse et potentiellement WINLASSIE _ COEDM

Vous avez une bonne connaissance des outils bureautiques classiques et vous êtes en mesure de mettre en place, suivre des indicateurs

Aptitude particulière :

Bon relationnel, sens du service, force de proposition et réactivité

Attentive à la cohésion d’équipe (groupe partagé entre 2 bâtiments)

Autonomie, réflexion, curiosité

Discrétion et rigueur