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Assistante de direction - COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DES 2 BAIES EN MONTREUILLOIS

Structures de coopération territoriale

Bruay-la-Buissière

Sur place

EUR 20 000 - 40 000

Plein temps

Il y a 11 jours

Résumé du poste

Une organisation administrative locale dans le Pas-de-Calais recherche un(e) Assistante/Assistant de direction. Vous serez chargé(e) de l'interface entre les départements, de la gestion documentaire, et de l'accueil des visiteurs. Un bon niveau en bureautique est requis, ainsi qu'une capacité à organiser des réunions. Le poste est ouvert aux titulaires et contractuels, et il n’est pas nécessaire d'avoir remporté un concours de la fonction publique.

Qualifications

Mise en forme de documents et archivage.
Gestion des flux de documents entrants et sortants.
Connaissance des techniques de secrétariat.

Responsabilités

Assurer l'interface entre les directeurs et l'équipe.
Accueillir physiquement et téléphoniquement.
Rédiger des notes et courriers à partir de consignes.
Mise à jour des tableaux de bord.
Organiser les réunions et les rendez-vous.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Sens de l'organisation

Réactivité

Faire preuve de discrétion

Organiser une réunion

Formation

Adjoint administratif

Outils

Applications informatiques métier

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Fonction publique : Fonction publique Territoriale
Employeur : Structures de coopération territoriale

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Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Expérience souhaitée Non renseigné

Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée

Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée

Catégorie Catégorie C (employé)
Management Non renseigné
Télétravail possible Non renseigné

Pôle d’affectation : Aménagement et développement du territoire
Direction d’affectation : Aménagement et développement du territoire
Cadre d’emplois : Adjoints administratifs territoriaux
Grade : Adjoint administratif

Conditions particulières d’exercice :

Cycle de travail :
- 1607 heures annualisées
- Horaire régulier avec amplitude variable en fonction des obligations du service public et des réunions

Formation : peut-être amené à exercer la mission de maître d’apprentissage, formateur ou tuteur de stagiaire.

Gestion : Gestion de l’agenda et des priorités; Gestion des flux de documents entrants et sortants

Polyvalence : Peut-être amené à exercer un ou plusieurs postes dans le champ de ses compétences

Risques liés : caractéristiques du site; Mise en œuvre, réalisation et exécution des consignes du N+1; Rendre compte; Attribution NBI

Activités et tâches principales du poste :

Assurer la fonction d'interface des directeurs et responsables de service en collaboration avec l'équipe d'assistants de la direction générale adjointe avec pour principales missions :
Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre
Recherche d'information via la lecture de documents et/ou de bases de données, restitution
Rédaction de notes, d'actes administratifs, de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
Entretien des relations avec les assistantes des autres directions générales, des secrétariats opérationnels et du secrétariat des élus
Organiser le traitement et la diffusion des informations
Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage
Suivi des dossiers du bureau et du conseil communautaire et des commissions communautaires du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées
Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
Assurer les tâches de secrétariat
Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, ...)
Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
Suivi comptable et ressources humaines des activités de la direction en lien avec les services concernés
Assurer le secrétariat de la Directrice Générale Adjointe et autres Directeurs de Pôle

Profil recherché

Connaissances : Bureautique et outils collaboratifs; Applications informatiques métier; Classement, archivage; Techniques de secrétariat; Environnement administratif, institutionnel et politique

Savoirs-faire : Mettre en forme un document; Archiver; Diffuser une information, une publication; Organiser une réunion; Prioriser

Savoir-être : Sens de l'organisation; Réactivité; Faire preuve de discrétion; Sens des relations humaines

Merci de candidater sur :
recrutement@ca2bm.fr

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Vacant à partir du 01/01/2026

Assistante / Assistant de direction

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