Assistant.e Federal.e - CDI

Fédération des centres sociaux 92; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une fédération associative à Paris recrute un(e) assistant(e) fédéral(e) pour gérer l'administration, le suivi des projets et l'accueil des adhérents. Les responsabilités incluent la gestion administrative, le suivi des outils de gestion, ainsi que l'organisation d'événements. Exigé: Bac + 2 en gestion, rigueur, autonomie, et bonnes compétences bureautiques. Une expérience dans le secteur associatif est souhaitée. Ce poste offre un cadre dynamique pour soutenir une cause essentielle.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans une fonction similaire, idéalement dans le milieu associatif.
• Connaissance du fonctionnement associatif et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle.
• Appétence et/ou expérience en comptabilité.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat courant et la gestion administrative de la fédération.
• Suivre les outils de gestion liés aux ressources humaines et à la comptabilité.
• Accueillir les adhérents et partenaires et gérer la logistique des événements.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Canva…)

Capacité d'organisation

Rigueur

Aisance rédactionnelle

Sens du travail en équipe

Formation

Bac + 2 minimum (BTS Support à l’action managériale, DUT, licence pro…)

Description du poste

CONTEXTE

La Fédération des Centres Sociaux et socioculturels des Hauts-de-Seine (FCS92) est une association qui regroupe un réseau de 34 centres socioculturels implantés sur les Hauts-de-Seine. La Fédération accompagne ses adhérent.es bénévoles et professionnel.les dans leurs projets, les représente auprès des institutions et partenaires, impulse des dynamiques collectives et propose une offre de formation reconnue au titre d’organisme de formation.

La fédération compte une équipe de 4 salariées et le réseau regroupe 34 centres sociaux adhérents fédérés autour d’un projet fédéral.

L’assistant.e fédéral.e appuie la déléguée fédérale dans la mise en œuvre du pilotage administratif et logistique de la fédération. Placée sous l’autorité directe de la déléguée fédérale, l’assistant.e fédérale intervient également en soutien à la conduite des projets fédéraux ( formations, animation de réseau, communication interne et externe).

Gestion administrative générale de la fédération

• Assurer le secrétariat courant (courriers, mails…), le classement et l’archivage des documents
• Suivre les outils de gestion et démarches administratives liées aux ressources humaines : préparation des bordereaux des salaires, suivi des tickets restaurant, préparation et vérification des bulletins de salaires, suivi des états des congés, des arrêts maladie, transmission des éléments gestionnaire de paie, mise à jour du registre du personnel et des dossiers du personnel (visite médicale, mutuelle, attestation des formations réalisées, préparation des contrats et avenants)
• Gérer les commandes et les fournitures : achats, relations et suivis avec les fournisseurs ou prestataires (devis, livraison, recherche de prestataires ou fournisseurs, actualisation des contrats ( assurance, maintenance photocopieur, contrat extincteur, téléphonie…))
• Suivre et actualiser les démarches d'adhésion reconnaissance : suivi des demandes des nouveaux adhérents, relance les centres en reconnaissance nationale pour la finalisation des dossiers jusqu’à la validation du dossier en cercle vie associative et par la fédération nationale, préparer les éléments pour la commission vie associative
• Appuyer l’organisation des instances fédérales : préparation de l’Assemblée générale et/ou extraordinaire, suivi des renouvellements de mandats, mise à jour les dossiers des membres de l’assemblée collégiale, tenue des registres des comptes rendus et émargements, réalisation des mises à jour administratives ( Préfecture), convocation des membres à l’AG, assurer émargements des membres et remises des votes et pouvoirs, préparation du PV de l’AG pour signature par les référent.es du cercle vie associative, préparation des documents demandés par la direction pour les différentes instances associatives (cercles)
• Interface administrative pour la mise en place des contrats de services civiques dans les centres sociaux : mise en ligne de la fiche de poste, recueil des pièces auprès des volontaires, relations avec le centre social, élaboration des contrats, inscriptions aux formations PSC1 et Citoyenneté, résolution des problèmes de paiements des indemnités et autres problématiques (absences, maladies…), mise en place des outils de bilan de fin de volontariat et de tutorat
• Gérer l’inventaire et suivi des prêts en lien avec l’intranet fédéral
• Alimenter et mettre à jour un espace ressource pour les membres de l’Assemblée Collégiale

Suivi de l’organisme de formation

• Participer à la mise en œuvre et au suivi des procédures Qualiopi
• Assurer le suivi administratif des formations (inscriptions, émargements, attestations, évaluations, contractualisation avec les formateurs, conventions de formations…)
• Mise à jour des tableaux de bord et indicateurs liés à l’organisme de formation
• Préparation du bilan pédagogique et financier avec la déléguée
• Suivi des demandes des actions collectives territoriales auprès d’uniformation

Accueil des adhérents, des partenaires et gestion logistique

• Accueil physique (participation à l’installation des salles avant l’arrivée des participant.es et à l’accueil café), actualiser les documentations et l’affichage
• Accueil téléphonique (répondre aux demandes des centres et transmettre l’information à l’équipe en charge du dossier)
• Suivi de l’entretien des locaux (veille hebdomadaire sur propreté des locaux, veille aux besoins matériels de la femme de ménage, prise d’initiative pour entretien général des locaux, interpelle la déléguée sur des dysfonctionnements éventuels – prise de rdv et suivi des techniciens), préparer la liste des tâches pour l’agent d’entretien et s’assurer de la bonne réalisation des tâches à chacune de ses interventions. Suivi des travaux à engager
• Suivi de l’entretien du matériel
• Appui à l’organisation et participations aux manifestations départementales : accueil, suivi des inscriptions, rappels

Appui au suivi financier de la fédération

• Préparer les éléments pour la comptabilité : classement des pièces, suivi des factures, scan des pièces au cabinet comptable, suivi des sorties des immobilisations
• Préparation des règlements
• Facturation et suivi (formations, cotisations, note de frais, fournisseurs…), relances factures clients
• Suivi des subventions notifiées et reçues
• Participation à la préparation des dossiers de subvention ou bilans

Appui à la communication

• Contribuer à l’actualisation et l’animation des outils de communication (site internet, newsletter…)
• Appuyer la valorisation des actions de la fédération
• Mettre à jour des contacts et listes de diffusion internes et externes

Participation à la dynamique collective fédéral

• Participation et contribution aux réunions d’équipe, séminaires et outils collaboratifs

Diplôme

Bac + 2 minimum (BTS Support à l’action managériale, DUT, licence pro…) en gestion, administration, ou équivalent. Expérience souhaitée dans une fonction similaire, idéalement dans le milieu associatif

Connaissance et compétence attendues

• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Canva…)
• Très bonne capacité d’organisation, rigueur, méthode et autonomie
• Connaissance du fonctionnement associatif
• Aisance rédactionnelle (orthographe et expression écrite)
• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle
• Appétence et/ou expérience en comptabilité

Qualités requises

• Bon sens relationnel, sens de l’accueil
• Sens du travail en équipe
• Capacité d’initiative
• Capacité d’écoute et de discrétion
• Réactivité, adaptabilité, polyvalence
• Capacité d’analyse
• Curiosité