Assistant(e) du Directeur Foncier - CDI

SEGAT; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée dans les grands projets recherche un assistant pour gérer l'agenda du directeur et assurer les tâches administratives. Doté d'une expérience de 5 ans en gestion de projets, vous devrez également gérer les relations avec les prestataires et optimiser les processus internes. Le poste demande une excellente organisation, une grande rigueur et une maitrise des outils bureautiques.

Qualifications

• 5 ans d'expérience en tant que consultant, assistant ou chef de projet.
• Expérience en cabinet de conseil ou environnement similaire.
• Capacité à accompagner les équipes projets.

Responsabilités

• Assurer un lien avec le directeur et gérer son agenda.
• Effectuer les tâches administratives du pôle.
• Participer à la gestion des appels d'offres.
• Entretenir les relations avec les réseaux et prestataires.
• Accompagner la coordination des projets internes et externes.
• Préparer les tableaux de facturation et suivre les paiements.
• Proposer des solutions pour optimiser les processus.

Connaissances

Capacités organisationnelles

Qualités rédactionnelles

Gestion des priorités

Proactivité

Maîtrise des outils bureautiques

Outils

Pack Office

Excel

Description du poste

Overview

SEGAT renforce sa direction des Grands Projets fonciers.

Rattaché(e) au Directeur du pôle parisien, vos missions seront les suivantes :

Assistanat

assurer un lien constant avec le directeur, en lui remontant et priorisant les informations et éléments, en gérant son agenda…

Gestion administrative

assurer les tâches administratives du pôle, organisation des agendas, prise de rendez-vous, gestion des déplacements et des réunions, transmission des informations internes et externes (décisions, notes, etc.)

Appel d’offre

concourir à la gestion et aux réponses des appels d’offres.

Réseau

concourir à entretenir des bonnes relations avec nos réseaux et prestataires avec lesquels nous travaillons, et participer au développement de ce réseau.

Suivi de projets

Accompagnement et coordination des projets internes et externes, suivi des plannings, gestion des priorités et des deadlines, mettre à jour les tableaux d’avancement des missions, aider à la préparation des supports de présentation.

Facturation et contrats

Préparer les tableaux de facturation, établir les projets de facture et justificatifs de facturation sous le pilotage du responsable du projet, suivre les paiements, réaliser si besoin les relances

Amélioration des processus internes

Proposer et mettre en place des solutions d’optimisation des processus administratifs et organisationnels.

Veille organisationnelle

Mise en place et gestion des outils nécessaires à une organisation fluide, avec un souci constant de performance et de rentabilité.

Cette liste est non exhaustive

Profil : Expérience

• Vous justifiez d’une expérience confirmée d’au moins 5 ans en tant que consultant, assistant, chef de projet F / H, idéalement acquise en cabinet de conseil ou dans un environnement similaire, avec une forte expérience en accompagnement des équipes projets.

Compétences

• Excellentes capacités organisationnelles et sens de la planification.
• Qualités rédactionnelles
• Grande rigueur administrative et gestion des priorités.
• Proactivité et prise d’initiatives dans le suivi des projets.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Excel, etc.).

Qualités personnelles

• Sens de la confidentialité et discrétion.
• Esprit d\'équipe et excellente communication
• Esprit d’analyse, rigueur et fiabilité
• Autonomie et force de proposition