Assistant.e de Direction RH H / F

Mutuelle Interiale; Lille; Hybride; EUR 30 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un assistant de direction pour soutenir la direction dans l'organisation et la gestion administrative. Ce rôle clé implique la planification des réunions, la gestion des déplacements, et le suivi des actions. Vous contribuerez à la bonne gestion de la facturation et à l'organisation d'événements. Si vous êtes organisé, autonome et avez un excellent sens de la communication, cette opportunité est faite pour vous. Rejoignez un environnement de travail hybride qui valorise la responsabilité et l'autonomie.

Prestations

Télétravail partiel

Mutuelle avantageuse

Remboursement des frais de transports

Prime collective de performance

Chèques vacances

Avantages CSE

Afterwork

Repas d'équipe

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et logistique des réunions.
• Compétences en communication et travail d'équipe sont essentielles.

Responsabilités

• Organiser les agendas et les déplacements pour la direction.
• Assurer la traçabilité des actions et le suivi des courriers.
• Gérer des projets et dossiers thématiques en collaboration.

Connaissances

Compétences en communication

Organisation

Maîtrise des outils bureautiques

Confidentialité

Capacité d'écoute

Formation

Bac +

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

L’ de direction de la DCH & RSE a pour objectif d’assister le Directeur Général Adjoint et la Directrice du Capital Humain & RSE dans l’ensemble des tâches d’organisation, de secrétariat et de prendre en charge certains projets avec l’équipe de la DCH & RSE.

A ce titre, il / elle doit mettre toutes ses compétences et son savoir-faire au service de son département pour optimiser la gestion des activités. Les principales missions de l’ de direction concernent la gestion de planning, l’accueil, l’organisation des déplacements, la préparation des réunions, la communication, le suivi et traitement du courrier, l’organisation et la coordination des informations internes et externes.

Ponctuellement l’ de direction pourra intervenir pour réaliser également certaines de ces missions le compte du DGA.

Missions du poste

Organiser les agendas et les déplacements

• Planification et gestion administrative et logistique des réunions : établissement de l’ordre du jour, collecte et préparation des éléments de support, en collaboration avec les moyens généraux (réservation des salles, mise à disposition des supports ou autres éléments nécessaires aux réunions). Assurer la rédaction des comptes rendus, opérer les rappels pour la réalisation des actions validées au CR.
• Gestion complémentaire en termes de sécurité, de réservation transport / hôtels, de recherche de fournisseur ou prestataire locaux proposant des prestations.
• Gestion d’agenda classique : prise de rendez-vous, réservation de transport et / ou d’hôtel.
• Contribuer à l’organisation d’évènement pour la Direction dont elle a la charge (séminaires etc…)

Assurer la traçabilité des actions

• Trier le courrier de la DCH & RSE, le placer dans le circuit de traitement.
• Consolider le reporting des indicateurs DCH & RSE en étroite collaboration avec les différents périmètres de la DCH & RSE, le circuler à tous. Être force de proposition tant sur la forme que sur le fond.
• Être le point d’entrée et de sortie de l’information et de la documentation partagée de la DCH & RSE.
• Vérifier le respect des échéances des réponses à apporter et effectuer les relances nécessaires le cas échéant.

Contribuer à la bonne gestion de la facturation

• Assurer le circuit de facturation en collaboration avec le contrôle de gestion et la comptabilité : recueil des devis, réaliser les demandes d’engagement, soumettre à validation, envoi du bon de commande aux moyens généraux, pointage et rapprochement.
• Organiser, en collaboration ave le contrôle de gestion et les managers de l’équipe DCH & RSE, le suivi budgétaire de la Direction.
• En lien étroit avec les Responsables RH et l’équipe Formation, organiser les parcours d’intégration : promotion, organisation logistique et réservation des parties prenantes à impliquer,

Gérer des projets et dossiers thématiques

• Apporter un soutien humain et logistique à la Direction des Moyens Généraux et au service de la communication interne pour l’organisation de la vie sur le site lillois en lien avec l’actualité
• Consolider les informations et proposer une trame pré-rédigée de certains rapports comme le Rapport ESG.
• Piloter certains aspects d’administration du personnel en lien avec les Responsables RH, l’équipe Paie et l’équipe Affaires Sociales.

Profil recherché

Compétences Métiers

• Vous avez une plume affûtée
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques

Compétences Comportementales

• Vous communiquez avec aisance et clarté
• Vous aimez travailler en équipe et partager vos idées
• Vous êtes connu(e) pour votre organisation
• La confidentialité est une seconde nature pour vous
• Votre capacité d’écoute attentive est une force
• Vous êtes autonome

Expérience

Vous avez accumulé à ans d’expérience dans une Direction des Ressources Humaines

Une expérience en Office Management serait un atout apprécié

Détails du poste

• Localisation Lille - , France - pas de déplacement
• Salaire Non défini
• Niveau de qualification Agent de maîtrise / Bac + /
• Expérience à ans
• Modalités de travail Temps complet
• Secteur Banque / Assurance / Finance
• Télétravail Partiel
• Poste à pourvoir dans le cadre d'un CDI
• Télétravail : jusqu'à jours par semaine
• TR : € / jour (participation employeur de €)
• Mutuelle (prise en charge employeur avantageuse)
• Remboursement frais de transports en commun à hauteur de %
• Prime collective de performance annuelle
• Chèques CESU et chèques vacances
• Avantages CSE & moments conviviaux : Afterwork, repas d'équipe...

Qui sommes nous ? Mutuelle Interiale Paris

La mutuelle Intériale est la première mutuelle du ministère de l’Intérieur et la mutuelle de référence de la Fonction Publique Territoriale.

Notre offre globale Prévoyance, Santé, Services et Prévention répond aux spécificités des métiers de ceux que nous protégeons : agents territoriaux, agents des préfectures, policiers nationaux et municipaux, sapeurs-pompiers, magistrats, greffiers, surveillants, personnels pénitentiaires…

Nos formules Santé incluent de nombreux services : accès à un réseau de soins, assistance en cas de besoin, protection juridique…

Plus d'informations sur le groupe Intériale :

L’Accent sur chacun d’entre nous

Nous souhaitons permettre à chacun d’être acteur de son développement et de s’épanouir dans un cadre bienveillant.

Nous avons mis en place une organisation collective qui laisse plus de place à l’autonomie et la responsabilité dans un environnement ouvert, permettant une organisation hybride et donnant la possibilité au salarié de concilier au mieux vie privée et vie professionnelle.

Intériale est une entreprise vivante, qui bouillonne de projets.

Nous sommes engagés pour nos adhérents, pour nos collaborateurs et avons conscience que chacune de nos actions ont un impact en faveur d’une société plus solidaire et plus collective.

Pour plus d'informations sur notre projet d’entreprise :