Assistant(e) de Direction (H / F) (2025-02099)

ODDO BHF; Les Ulis; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise financière recherche un(e) assistant(e) de direction à Les Ulis. Vous serez responsable de la gestion des agendas, de l'organisation des déplacements et de la communication interne/externe. Un bon niveau d'anglais ainsi qu'une expérience dans un environnement exigeant sont nécessaires. La rémunération sera adaptée à votre profil avec un bonus et participation.

Prestations

Bonus discrétionnaire

Opportunité de devenir actionnaire

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire ou dans un environnement exigeant.
• Rigueur, organisation, structuration et gestion des priorités.
• Intérêt pour le marketing et la communication.

Responsabilités

• Gérer les agendas complexes et organiser les déplacements.
• Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes/externe.
• Organiser les comités internes et gérer les événements clients.

Connaissances

Gestion d'agendas complexes

Sens du service

Capacité à travailler en binôme

Flexibilité

Anglais (bon niveau)

Confidentialité

Formation

Formation supérieure

Outils

Pack Office

Description du poste

Descriptif du poste

Vos missions seront les suivantes :

Assistanat de direction

• Assurer la tenue et la gestion d'agendas complexes, et l'organisation des déplacements en France et à l'étranger;
• Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes ou externes : filtrage des appels, gestion du courrier, lecture des mails pour suivi des réponses et des actions à en mettre en place.
• Votre capacité à développer un environnement de confiance avec ces interlocuteurs externes exigeants sera un gage de succès pour ce poste.
• Organiser et faciliter la vie de l'équipe par la prise en charge : des notes de frais, de l'ensemble des courriers entrants, de la primo validation des factures avant validation définitive, de la commande des fournitures, du classement / archivage des mandats.

Organisation des Comités internes

• Commercial Meeting (préparation des supports nécessaires aux discussions)
• Management Meeting (définition de l'ordre du jour et préparation des supports nécessaires aux discussions)

Autres missions transverses

• Gestion des événements clients réguliers ou ponctuels : élaboration des listes des participants, envoi des invitations, gestion des réponses ;
• Mise à jour régulière dans le Customer Relationship Management (CRM) ;
• Participation à l'amélioration des process en vue d'optimiser l'organisation au sein du département;
• Assistance à la communication externe pour l'équipe Corporate Finance.

Profil et compétences recherchées

PRÉREQUIS

• De formation supérieure vous avez une expérience sur un poste similaire ou dans un environnement exigeant un sens du service important (hôtellerie / conciergerie / cabinet d'avocat / marketing et évènementiel...)
• Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office notamment).
• Discret(e), vous avez un sens aigu de la confidentialité. Très rigoureux(se), vous êtes organisé(e), structuré(e) et savez gérer vos priorités.
• Vous possédez un réel intérêt pour le marketing et la communication.
• Vous êtes doté(e) de réelles capacités à travailler en binôme.
• Vous avez un très grand sens du service, êtes flexible, dynamique, savez résister à la pression et aux délais. Vous avez une grande capacité d'adaptation à chaque situation et à chaque interlocuteur. Vous savez être force de proposition.
• Vous avez un bon niveau d'anglais. La connaissance de l'allemand est un plus.

Rémunération

VOTRE RÉMUNÉRATION

Nous vous proposons une rémunération adaptée à votre profil et à vos compétences. Cette rémunération s'articule autour d'un élément fixe, d'un bonus discrétionnaire faisant l'objet d'un arbitrage individualisé à chaque fin d'année ainsi que de la participation. Notre ambition est d'attirer et de développer les meilleurs talents en leur proposant notamment de devenir actionnaires du Groupe aux côtés de la famille Oddo qui ensemble détiennent 90 % du capital. Nous avons à coeur d'aligner nos intérêts et nos valeurs avec nos clients et partenaires.