Assistant.e de direction_Faculté de Droit

UPEC; Créteil; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en Île-de-France recherche un(e) assistant(e) administratif(tive) pour soutenir le doyen et le responsable administratif. Le poste inclut la gestion du courrier, l'organisation d'événements, et la logistique. Une expérience dans l'enseignement supérieur est souhaitable. Les candidats doivent faire preuve de rigueur, d'autonomie, et de compétences en gestion administrative. Les missions nécessitent également une capacité à travailler en collaboration avec divers services.

Qualifications

• Expérience sur des fonctions similaires appréciée.
• Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur souhaitée.

Responsabilités

• Assurer la réception et distribution du courrier au service de la direction.
• Gérer les événements institutionnels de la faculté.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Capacité d'organisation

Outils

Logiciels de bureautique

Description du poste

À propos de nous

Acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand Est Parisien, l’Université Paris Est Créteil développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.

La Faculté de Droit est un campus constitué de 3 bâtiments, 1 bibliothèque universitaire, 2 laboratoires de recherche (MIL et LDP) pour 4000 étudiants de la 1ère année au doctorat. Elle favorise l'ascension sociale par le mérite et le talent de chaque étudiant vers la réussite.

Mission

Chargé.e d’assister le doyen, le(la) responsable administratif(tive) de la composante dans l’exercice de leurs fonctions et en relation avec l’ensemble des services de la composante, vous assurerez les activités suivantes :

Gestion du courrier et diffusion de l’information

• Réceptionner et distribuer l’ensemble du courrier arrivé au service de la direction
• Assurer la transmission des documents auprès des différents services de la faculté et de l’université
• Gérer la diffusion des informations auprès des personnels enseignants et BIATSS de la faculté (relais culture et loisirs, arbre de Noël…)
• Élaborer et mettre à jour tous les annuaires et bases de données de la faculté

Gestion et suivi de dossiers

Conseils de faculté pléniers et restreints de la faculté

• Etablir le planning prévisionnel des conseils selon les différentes campagnes (Scolarité, RH…)
• Préparer les convocations, pouvoirs, feuilles d’émargement,
• Préparer l’ordre du jour, transmettre les documents préparatoires
• Rédiger les comptes rendus

Évènementiels

• Préparer les évènements institutionnels de la faculté
• Organisation des cérémonies de diplômes en lien avec les gestionnaires de scolarité
• Réservation des salles et locaux pour les évènements
• Commande et relai auprès du traiteur du marché public en lien avec le service financier
• Gestion du stock et des prêts des toges

Logistique de la direction

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction
• Assurer les relations avec la direction du Patrimoine
• Gérer les différents types de fournitures de la direction et passer les commandes nécessaires
• Gérer les agendas de la direction et le planning de la salle de réunion de la direction
• Être en soutien de l’équipe de direction sur des actions ou évènements spécifiques : colloques, etc…

Commissions de discipline en lien avec la responsable de scolarité

• Réceptionner les dossiers, les enregistrer, les transmettre à la présidence pour saisine de la commission
• Etablir des tableaux de bord permettant de suivre les dossiers depuis leur réception jusqu’à la décision de la commission
• Informer les différents responsables des décisions

Statistiques / arrêtés de jury / contrôle de connaissances

• Tenir à jour les statistiques d’inscription des étudiants, le taux de réussite aux examens pour les différents diplômes de la faculté
• Préparer les propositions d’arrêtés de jury pour signature du président, en assurer la diffusion
• Collecter les documents de contrôle de connaissances en vue de la préparation des conseils, puis assurer la transmission des documents auprès du SIOE ; après adoption par la commission de validation de l’université (CFVU), en assurer la diffusion

Profil

• Ce poste est ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois) de catégorie C.
• Une expérience sur des fonctions similaires et une connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur seraient appréciées.

Compétences requises

Savoirs sur l’environnement professionnel

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative
• Notions de base en gestion budgétaire et comptable souhaitées

Savoir-faire opérationnels

• Savoir informer et rendre compte
• Rechercher l’information, la vérifier, la classer
• Maitriser les logiciels courants de bureautique
• Planifier son activité et hiérarchiser ses tâches
• Disposer de capacités rédactionnelles et maîtriser l’orthographe
• Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’université
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir-être

• Rigueur, autonomie, prise d’initiative, réactivité
• Discrétion et confidentialité indispensables
• Forte capacité d’organisation et de gestion des priorités