Assistant.e administratif.ve au pôle assistant de direction (H / F)

Université PSL; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université prestigieuse à Paris recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour fournir un appui logistique et administratif. Les missions comprennent la gestion des logements étudiants, l'organisation de réunions et la gestion des bons de commande. Le candidat idéal doit avoir de bonnes qualités rédactionnelles, être à l'aise avec les outils informatiques et posséder un intérêt pour le milieu scientifique.

Qualifications

• Intérêt marqué pour l’environnement scientifique.
• Polyvalence, autonomie, sens de l’accueil et de l’organisation.
• Savoir gérer des priorités et faire preuve de réactivité.

Responsabilités

• Tenir des agendas et organiser des réunions.
• Gérer des bons de commande et des factures.
• Participer à l’organisation d’évènements et déplacements.

Connaissances

Qualités rédactionnelles

Aisance dans l’utilisation des outils informatiques

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Beesy

Description du poste

À propos de nous

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.

Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an).

Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.

Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.

Notre établissement fait partie de l\'Université Paris Sciences & Lettres. Numéro 1 du classement mondial des jeunes universités publié par le Times Higher Education, PSL figure aussi dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR).

L’ESPCI est engagée dans un vaste projet de rénovation de son campus parisien qui fera d’elle un des sites scientifiques les plus modernes de Paris.

Mission

Le pôle d’assistanat de direction, en cours de création, aura pour mission de fournir un appui administratif, organisationnel et logistique au Directeur Général de l’ESPCI, mais également aux autres directions supports (Direction Générale des Services, Direction des Ressources Humaines, Direction Financière, Direction de l’Appui à l’Innovation, Service Informatique).

Par ailleurs le développement de l’appui à la vie étudiante (logements, bourses, …) implique de plus en plus de tâches administratives que ce pôle viendra assurer. L’assistant.e administratif.ve viendra donc rejoindre ce pôle en appui et sous l’autorité de la responsable de pôle et sera placé sous son autorité hiérarchique.

Missions et responsabilités :

Missions transversales du pôle

• Tenir des agendas, organisation des réunions et des évènements;
• Gérer des bons de commande et des factures;
• Rédiger des courriers et des comptes-rendus;
• Effectuer le suivi des signatures des documents à l’attention du DG et du DGS;
• Participer à l’organisation des déplacements du DG et du DGS;
• Aider à l’organisation des comités de promotion en lien avec la DRH;
• Participer à l’organisation d’évènements pilotés par la direction de la communication;

Participation aux initiatives d’égalité et de développement durable

• Participer à l’élaboration des évènements mission égalité femmes-hommes, développement durable, et égalité des chances et diversité.

Missions gestion des logements étudiants

• Gérer et suivre les demandes de logements et aides diverses associées des étudiants;
• Établir des documents officiels pour les étudiants et pour les partenaires le cas échéant;
• Assurer la gestion administrative des demandes (récupération et études des dossiers, …);
• Assurer la gestion logistique des commissions (préparation des commissions…);

Saisir des informations administratives dans le logiciel de scolarité et la plateforme dédiée.

Profil

Connaissances et qualités recherchées :

Intérêt marqué pour l’environnement scientifique.

Savoir-faire :

• Qualités rédactionnelles;
• Aisance dans l’utilisation des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Beesy).

Profil requis :

• Polyvalence, autonomie, sens de l’accueil et de l’organisation;
• Disponibilité, sens de l’écoute;
• Esprit de synthèse et d’analyse;
• Capacité à prendre des initiatives et à gérer des priorités;
• Capacité à faire preuve de réactivité face aux situations urgentes ou imprévues;
• Rapidité et efficacité;

Une connaissance du fonctionnement et de l’organisation de la fonction publique, notamment territoriale, est souhaitée.