Assistant de direction - H/F

CH Pays de Gex; Gex; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé public recrute un agent administratif pour organiser la gestion de l'information et du suivi des dossiers. Vous serez en charge de l'accueil et de l'orientation des agents, ainsi que de la prise de rendez-vous avec les RH. Diplôme BAC +2 requis. Le poste est basé à Gex dans un cadre exceptionnel entre lacs et montagnes.

Qualifications

• Capacité à accueillir, accompagner et orienter des personnes.
• Compétences en classement et gestion documentaire.
• Capacité à élaborer et optimiser des plannings.

Responsabilités

• Organiser le traitement et la circulation de l’information.
• Gérer l'accueil et l'orientation des agents.
• Prendre des rendez-vous et gérer les agendas.

Connaissances

Organisation

Confidentialité

Qualités d’écoute

Formation

BAC +2 dans l'administratif

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Description entreprise

Le Centre Hospitalier du Pays de Gex (CHPG) fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Haute-Savoie - Pays de Gex, dont l’établissement support est le Centre Hospitalier Annecy Genevois (CHANGE), avec lequel il est en direction commune.

Le CHPG est un établissement de santé public comprenant un secteur sanitaire 20 lits de Service de Suite et de Réadaptation, 30 lits d’Unité de Soins de Longue Durée et un secteur médico-social de 240 places d’EHPAD réparties sur deux sites distants d’environ 10 kilomètres Gex et Divonne les Bains.

L’hôpital est implanté dans le département de l’Ain (région Auvergne-Rhône-Alpes). Le cadre de vie est exceptionnel entre lacs et montagnes été comme hiver. Lyon 1h45 - Genève 20 minutes.

Description du poste

Vous serez en charge d'organiser pour le directeur délégué, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées aux services ou au suivi des dossiers. Vous devrez organiser la gestion logistique de la direction.

Vous serez également en charge pour le service des Ressources Humaines de la prise de rendez vous avec les RH, l'accueil et l'orientation des agents et la gestion des besoins d’intérim pour l’établissement.

Activités principales

• Accueil physique et téléphonique
• Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, commissions spécialisées.
• Prise de note, frappe et mise en forme de documents
• Prise de rendez vous / gestion des agendas
• Reproduction et diffusion de documents et de dossiers
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).

Profil recherché

• Accueillir accompagner et orienter des personnes, des groupes des publics
• Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites.
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents, et / ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau.
• Utiliser les outils bureautiques

Qualités professionnelles

• Organisé et méthodique
• Confidentialité
• Qualités d’écoute

Diplôme

Diplôme : BAC +2 dans l\'administratif obligatoire