Assistant d'agence

VINCI Construction; Chevanceaux; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de construction est à la recherche d'un Assistant d'Agence en Nouvelle-Aquitaine. Le candidat idéal aura au moins 3 ans d'expérience dans un poste similaire, de préférence dans le secteur de la construction. Les responsabilités incluent la gestion des tâches administratives, le soutien au directeur d'agence, et l'interaction avec les équipes de chantier. Une bonne maîtrise des outils bureautiques est requise, ainsi que de solides compétences en rédaction et en communication.

Qualifications

• Minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle similaire, de préférence dans le secteur de la construction.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
• La maîtrise de l'anglais est un atout.

Responsabilités

• Gestion de l'accueil de l'agence et des communications.
• Organiser les manifestations internes et externes.
• Suivi administratif des chantiers et gestion des conventions.

Connaissances

Dynamisme

Discrétion

Esprit d'équipe

Rédactionnel

Organisation

Formation

Bac+3 en Assistanat

Outils

Pack Office

Teams

Chorus

Description du poste

Description de la mission

L'entreprise.

COFEX Littoral, filiale de VINCI Construction, est spécialisée dans le domaine du génie civil en Nouvelle-Aquitaine.

COFEX Littoral mobilise les savoir-faire et les expertises techniques de ses collaborateurs pour réaliser tout type de travaux de réparation et protection d'ouvrages, de renforcement de structures mais aussi d'étanchéité et d'anticorrosion des bétons.

Le poste.

Notre agence COFEX Littoral basée à Pessac (33) est à la recherche d'un Assistant d'Agence F/H, dans le cadre d'un remplacement, suite à un départ à la retraite.

Les missions.

Secrétariat pour l'Agence :

• Gestion de l'accueil de l'agence, des appels téléphoniques, affranchissement du courrier et distribution, commande des fournitures de bureau
• Assister le directeur d'agence dans l'organisation de son quotidien (prises de rendez-vous, agendas, réservations de salles de réunions, réservations et commandes diverses etc...)
• Organisation des manifestations internes ou externes (réservation des hôtels, restaurants, voyages...)
• Rédaction et diffusion des différentes communications de l'agence (PV de réunions CSE, notes d'accueil, courriers RH...)

Gestion administrative des chantiers :

• Réalisation des DICT, des contrats de sous-traitance et avenants et des demandes d'agrément
• Gestion du suivi administratif des affaires : remplir et suivre les documents liés au chantier (OS, avenants marché, PV de réception ...), rédiger les courriers d'affectation des compagnons ...
• Gestion des commandes et contrats en tous genres aux côtés des équipes travaux
• Gestion des conventions de prêt de personnel
• Gestion des conventions de groupement et des sociétés en participation (SEP)
• Facturation clients
• Gestion des sinistres (chantiers, véhicules...), opération de fin de chantier (attestations de travaux, DOE...), classement, archivage et tenue des dossiers
• Suivi du matériel interne : rapprochement de factures, stocks et contrôle périodique en lien avec le magasinier
• Rédaction des attestations travaux de fin de chantier et établissement des dossiers de renouvellement des qualifications professionnelles (FNTP)

Gestion du personnel :

saisie des commandes et suivi des contrats intérim sur le logiciel Pixid, suivi des inscriptions PASI, gestion du pointage des salariés

Gestion des demandes quotidiennes :

relation directe avec le Directeur d'Agence, Conducteurs de travaux

Autres missions administratives en lien avec les différents services

Cette liste de tâches est non exhaustive et peut être amenée à évoluer en fonction de l'activité.

Profil

De formation Bac+3 en Assistanat, vous justifiez d'une expérience de 3 ans sur des fonctions similaires et idéalement dans le secteur de la construction.

Vous êtes dynamique, discrète, avec un bon esprit d'équipe. Vos qualités rédactionnelles (e-mail, courrier) et relationnelles, votre rigueur dans les tâches administratives, votre sens de l'organisation et du service seront des atouts majeurs dans la réussite de vos missions.

Une bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Teams) et de la bureautique est requise. La connaissance du logiciel Chorus (facturation de marchés publics) est un plus.

La maîtrise de l'anglais est un plus.

Vos qualités rédactionnelles (e-mail, courrier) et relationnelles, votre rigueur et votre autonomie seront des atouts majeurs dans la réussite de vos missions.

Poste à pourvoir dès que possible.

Poste basé à Pessac (33).