Assistant d'agence et RH H/F

Nicollin Holding SA; Aulnay-sous-Bois; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services basée à Aulnay-Sous-Bois recherche un(e) Assistant(e) d'agence en CDI. Les responsabilités incluent la préparation de contrats, la gestion des formalités d'embauche, le suivi des paies et des dossiers du personnel. Le candidat idéal possède une expérience en administration et comptabilité, et doit savoir gérer plusieurs tâches. Ce rôle demande également des compétences en accueil et standard téléphonique.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et comptabilité.
• Connaissance des procédures RH.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Responsabilités

• Préparer les contrats et afficher des suivis de dossiers du personnel.
• Contrôler et transmettre les variables de paie aux organismes sociaux.
• Saisir les factures fournisseurs et suivre les dépenses mensuelles.
• Mettre à jour les tableaux de bord pour le suivi opérationnel.
• Accueillir les visiteurs et gérer la réception téléphonique.

Description du poste

Notre histoire :

Depuis plus de 80 ans, le Groupe NICOLLIN fonde son développement sur des valeurs essentielles : l’humain, la rigueur et le sens du service bien fait. Fort de ses 12 000 collaborateur(ices) et d’un chiffre d’affaires de 700 M€, le groupe est aujourd’hui un acteur reconnu des services aux collectivités et entreprises, structuré autour de trois pôles :

• NICOLLIN Environnement : gestion des déchets, propreté urbaine
• NICOLLIN Services : nettoyage industriel, sécurité, accueil
• NICOLLIN Eau : gestion de l’eau et assainissement

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) d’agence, en CDI, basé(e) à Aulnay-Sous-Bois (93).

Vos missions:

Administration du personnel :

• Préparer les contrats et avenants (ouvriers, employé(es), agent(es) de maîtrise)
• Gérer les formalités liées à l’embauche (DPAE, vérification des pièces)
• Suivre les dossiers du personnel (papier et dématérialisé)
• Gérer les absences, congés, arrêts maladie, accidents du travail
• Mettre à jour le registre du personnel
• Assurer les démarches liées à la médecine du travail
• Participer à la gestion des plannings et du personnel intérimaire

Processus de paie :

• Contrôler et transmettre les variables de paie
• Suivre les temps de travail, les absences, les heures supplémentaires
• Échanger avec les organismes sociaux (Pôle emploi, CPAM, URSSAF…)

Procédures RH Groupe :

• Appliquer et faire appliquer les procédures RH (discipline, prévoyance…)
• Suivre les formations obligatoires avec le service formation
• Participer aux entretiens professionnels et aux transferts de personnel

Comptabilité courante :

• Saisir les factures fournisseurs, suivre les règlements et les relances
• Suivre les dépenses mensuelles et établir les bordereaux de provision
• Saisir et contrôler les éléments pour la facturation client
• Gérer les notes de frais des salarié(es)

Appui à l’exploitation :

• Mettre à jour les tableaux de bord (carburant, parc véhicules via KAYA)
• Collaborer avec les encadrant(es) pour le suivi opérationnel

Tâches administratives courantes :

• Commander les fournitures, assurer la maintenance des équipements de bureau
• Rédiger les courriers et notes diverses pour la direction

Accueil & standard :

• Réception téléphonique et accueil physique
• Orientation des visiteurs et transmission des messages
• Suivi de la communication interne de l’agence