Assistant / Assistante de direction (H/F)

FONDATION PARTAGE ET VIE; Montrouge; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une fondation de services médicaux recherche un(e) Assistant(e) de direction pour rejoindre son équipe à Montrouge. Vous serez l’interface entre diverses directions et participerez à des tâches administratives variées. Le profil recherché nécessite une expérience de 2 ans et un Bac+3 en secrétariat. Le poste est en CDI pour 35 heures par semaine.

Qualifications

• Excellente maîtrise des outils bureautiques.
• Connaissances en droit social seraient un plus.
• Autonomie et goût du travail en équipe.

Responsabilités

• Organiser l’agenda et les déplacements du DRH, du DAF.
• Préparer les dossiers et présentations pour diverses réunions.
• Assurer la liaison entre la DRH, la DAF et d’autres services.

Connaissances

Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Assurer un accueil téléphonique

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches et gestion des priorités

Formation

Bac+3, Bac+4 ou équivalents Secrétariat assistanat direction

Description du poste

Overview

Offre n° 199NYLJ – Assistant / Assistante de direction (H/F)

CONTRAT PROPOSÉ EN PEC CAE (CAOM 92) / OUVERT AU SEUL PUBLIC ÉLIGIBLE : ALLOCATAIRES DU RSA & RESIDENTS DES HAUTS-DE-SEINE (92) EXCLUSIVEMENT (CRITÈRES CUMULATIFS).

Vous serez l’interface privilégiée entre les différents interlocuteurs internes et externes de la DAF et de la DRH. Dans le cadre de vos missions, vous fluidifierez et faciliterez le quotidien de la DAF et de la DRH en contribuant notamment à des projets transverses. Vous aurez, notamment, en charge les missions :

• L’assistanat de la DRH et de la DAF :
• Organiser l’agenda et les déplacements du DRH, du DAF et des équipes centrales DAF ;
• Préparer les dossiers et les présentations pour les différentes réunions ;
• Rédiger des comptes-rendus de réunions et des notes de service ;
• Assurer la liaison entre la DRH et la DAF et les autres services de la Fondation ;
• Organiser les réunions, les séminaires, la venue des CAC et autres audits (logistique).

• La communication interne DRH et DAF :
• Communiquer sur les actualités liées aux deux directions sur le site intranet et les différents supports internes (notes, flash infos, etc.).

Propres à la DRH

• La gestion administrative pour les salariés du siège :
• Suivre les visites médicales (embauche, périodique, reprise) ;
• Réaliser les formalités administratives liées à l’embauche (badges, compte informatique, livret d’accueil) ;

• L’accueil des formations organisées sur le site de Montrouge :
• Assurer la logistique des formations : accueil des stagiaires et des formateurs, petit déjeuner d’accueil, connexion informatique en lien avec la DSI.

• La gestion de la mutuelle des salariés du siège et des directeurs/adjoints d’établissement :
• Gérer les affiliations à la mutuelle d’entreprise ;
• Informer les collaborateurs sur les garanties et les procédures de remboursement ;
• Assurer le suivi des cotisations et des prestations avec l’organisme de mutuelle.

• Le soutien juridique au pôle social et au RRH du siège :
• Mettre en place et animer une veille juridique et sociale ;
• Gérer les formalités administratives liées à la rupture du contrat de travail en lien avec le RRH ;
• Préparer les réunions avec les instances représentatives du personnel tels que l’ordre du jour, les convocations (CSE du siège et CSEC) ;
• Assurer le suivi administratif des contentieux (relations avec la protection juridique et suivi factures).

• Propres à la DAF :
• Travaux lors de la période de clôture annuelle et de la période budgétaire :
• Préparer l’envoi des affectations de résultats et extraits de délibérations ;
• Préparer l’envoi des délibérations et affectations budgétaires des établissements ;
• Participer ponctuellement à certains travaux de clôture annuelle des comptes (courriers de circularisations bancaires, avocats, autres).

• La gestion des documents envoyés et reçus des autorités de tarification et de contrôle, ministères et Banque de France :
• Collecte des arrêtés tarifaires et autres documents ;
• Communiquer les comptes aux administrations compétentes (conseils départementaux, ARS, ministères, Banque de France) sur la base des instructions données.

• La gestion de la base documentaire :
• Notamment dépôt de documents permanents et information de ces dépôts aux services supports.

• La gestion des courriers :
• Accompagnement des équipes DAF quant à l’élaboration de courriers mode publipostage ou assimilé pour information de tiers (fournisseurs, prestataires, etc.)
• La gestion des Siret (CFE/Urssaf) en cas d’ouverture, de changement et de fermeture d’établissements
• Communication sur ces actions et point d’avancement aux différents services supports.

Profil : Vous disposez d’une excellente maîtrise des outils bureautiques et des connaissances en droit social seraient un plus. Doté d’un bon esprit de synthèse et de créativité, vous avez le sens de l’organisation et êtes polyvalent. Souple et réactif, vous êtes autonome et avez le goût du travail en équipe.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaine
Travail en journée
Déplacements: Jamais

Salaire

• Selon expérience

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents Secrétariat assistanat direction - Bac+3 assistanat de direction Cette formation est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d’activité : Activités des sièges sociaux

Employeur

FONDATION PARTAGE ET VIE

100 à 199 salariés

Reconnue d’utilité publique, la Fondation Partage et Vie agit contre toutes les formes de dépendance ou d’exclusion sociale. La Fondation gère 127 établissements et services disposant de 7 654 places d’accueil dans le médico-social. 3 853 patients sont accueillis dans quatre établissements sanitaires. 17 984 personnes sont soutenues à domicile, principalement via des dispositifs de téléassistance. 6 534 personnes travaillent dans les établissements et services de la Fondation.