Assistant administratif UFA (H/F)

GIP Formation et certification pour l'in; Auch; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une structure de l'Éducation nationale recherche un Assistant administratif UFA à Samatan pour un contrat CDD de 12 mois à 60%. Les responsabilités incluent la gestion de l'accueil des apprentis et le suivi administratif. Postulez si vous avez un niveau Bac à Bac+2 et des compétences en gestion administrative. Débutant accepté.

Qualifications

• Diplôme minimum requis : Bac à bac+2.
• Débutant accepté.
• Compétences en gestion administrative.

Responsabilités

• Gérer l'accueil physique et téléphonique des apprentis.
• Assurer le suivi administratif sur le recrutement des apprentis.
• Gérer administrativement le suivi des apprentis.

Connaissances

Classer des documents

Gestion administrative du courrier

Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Mettre à jour un dossier ou une base de données

Formation

Bac à bac+2

Description du poste

Offre n° 197BMYZ - Assistant administratif UFA (H/F)

Le Centre de Formation des Apprentis de l'académie de Toulouse (CFAA) est une structure de l'Éducation nationale. Créé en 2016, il forme des jeunes en contrat d'apprentissage, au sein de 94 Unités de Formation par Apprentissage (UFA). Il est une entité du Groupement d'Intérêt Public - Formation et Certification pour l'Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) de Toulouse, créé en 2002 et chargé de mettre en œuvre un ensemble de services concourant à l'éducation et à la formation tout au long de la vie. Le CFA de l'académie de Toulouse est un CFA hors les murs qui s'appuie sur le réseau des lycées et lycées professionnels du secteur public de la Région Occitanie Ouest (ancienne région Midi-Pyrénées).

Responsabilités

• Gérer l'accueil physique et téléphonique des apprentis
• Assurer l'accueil des apprentis (personnel référent), recevoir et traiter les demandes (téléphonique, mail)
• Gérer les appels téléphoniques, orienter et conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers
• Suivi administratif sur le recrutement des apprentis, en liaison avec le DDFPT et le coordonnateur: GRC, pack entreprise, pack apprenti
• Gérer administrativement le suivi des apprentis
• Aide à l'élaboration du contrat d'apprentissage, transmettre le dossier d'inscription ou de réinscription à l'apprenti ainsi que le livret d'accueil
• Inscrire l'apprenti dans l'outil EPLE
• Saisie des EDT et des calendriers d'alternance
• Mise à jour des fiches apprentis sur Yparéo
• Générer et envoyer les comptes net-Yparéo des apprentis, des maîtres d'apprentissage et des formateurs
• Éditer et envoyer les bulletins de classe et dépôt sur Yparéo
• Gérer les dossiers d'inscription des apprentis aux examens et leur parcours en lien avec l'équipe pédagogique de l'UFA
• Informer périodiquement l'employeur de la situation de l'apprenti et informer systématiquement les médiateurs
• Participer à la journée porte ouverte de l'UFA
• Gestion des demandes de permis des apprentis et des internes
• Gestion des demandes de mini-stages
• Mettre à jour le logiciel de l'établissement concernant les données des apprentis
• Générer les différents documents administratifs (contrats pédagogiques, attestations, certificats, conventions)
• Assurer le suivi administratif et financier de la formation
• Tenir à jour les documents ou déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Gérer les appels et collecter les justificatifs
• Vérifier le dépôt des pièces administratives sur Yparéo par les formateurs
• Accompagner les formateurs et mettre à jour les fiches administratives
• Mettre à jour les plannings formateurs/apprentis et générer les avenants aux contrats de mission des formateurs
• Contrôler et éditer les états de service (heures FAF et HP)
• Utiliser les outils informatiques de l'UFA et du CFAA (Yparéo, Sharepoint, portail Arena, Pronote)
• Effectuer les tâches courantes de secrétariat (courrier, prise de notes, compte rendu, mails, accueil physique)
• Soutien administratif quant à l'organisation matérielle des examens en lien avec le DDFPT
• Générer les recueils d'informations pour différentes enquêtes et saisir les résultats aux examens
• Démarche Qualité: participer à la mise en œuvre de la démarche qualité du GIP-FCIP et réaliser les enquêtes associées

Profil et conditions

• Diplôme minimum requis : Bac à bac+2
• Catégorie B
• Type de contrat : CDD du 01er septembre 2025 au 31 août 2026
• Quotité : 60%
• Poste basé à Samatan

Conditions de travail

• Type de contrat CDD - 12 Mois
• Travail en journée
• Salaire : Selon grilles de l'EN

Expérience et compétences

• Expérience: Débutant accepté
• Compétences: Classer des documents, Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier ou une base de données

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Employeur

GIP Formation et certification pour l'insertion professionnelle

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