Assistant administratif Cellule de soutien aux structures ASU F / H (2025-1263)

SORBONNE UNIVERSITE; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de recherche à Paris recherche un-e Assistant-e administratif-ve pour assurer le soutien administratif et financier. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion des activités de la cellule et garantirez la bonne circulation de l'information. Un CDD de 3 ans à pourvoir dès que possible. Une expérience en gestion et une bonne maîtrise des outils de bureautique sont attendues.

Qualifications

• Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique.
• Utilisation des techniques de classement et d'archivage.
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…).

Responsabilités

• Mettre en oeuvre et suivre les activités administratives et logistiques.
• Assurer la gestion quotidienne des opérations administratives et financières.
• Coordonner les aspects logistiques de la structure.

Connaissances

Réaliser des synthèses

Rédiger des rapports ou des documents

Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

Concevoir des tableaux de bords

Outils

SIFAC+ ou SAP

Word

Excel

Powerpoint

Description du poste

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions

Assistant-e administratif-ve de la Cellule de soutien aux structures de l'ASU

Catégorie

A

Corps

ASI

BAP

J

CDD de 3 ans.

A pourvoir dès que possible.

Sous la responsabilité directe de la Responsable de la Cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université (CASU), vous jouerez un rôle essentiel dans la mise en oeuvre et le suivi des activités administratives, financières et logistiques de la structure. Vous appuierez les différents acteurs sur la régularité juridique, administrative et comptable des dossiers tout en contribuant à l'amélioration continue des processus internes.

Dans ce cadre, vous assurez, sur demande de la Responsable de la CASU, la gestion quotidienne des opérations administratives et financières, en élaborant, préparant et contrôlant les actes de gestion tels que les conventions de financement, les décisions attributives ou encore les reversements, dont vous suivrez attentivement les échéances.

Vous coordonnez les aspects logistiques de la structure et participez à la production d'outils d'aide au pilotage, notamment à travers la conception et le suivi de tableaux de bord, d'indicateurs de performance, de bilans et de statistiques. Dans une démarche d'amélioration continue, vous proposez et développez de nouveaux outils de gestion, de procédures et de documents afin d'appuyer la Responsable de la CASU sur l'optimisation du fonctionnement global de la cellule.

Interlocuteur·rice des services internes, vous veillez à la bonne circulation de l'information et accompagnez les différents acteurs de la structure dans leurs démarches administratives. Vous assurez également une veille active sur l'évolution de la réglementation applicable à votre domaine d'activité. Enfin, vous participez à la vie de la CASU en élaborant les comptes rendus de réunion et en contribuant au suivi opérationnel des actions décidées.

Connaissances transversales requises

• Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
• Connaissance générale de l'organisation et du fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Utilisation des techniques de classement et d'archivage

Compétences opérationnelles

• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports ou des documents
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Élaborer des éléments de langage
• Concevoir des tableaux de bords

Savoir-faire transversaux

• Capacité à concevoir une organisation des dossiers, savoir trier et classer les informations
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…)
• Hiérarchisation des tâches et organisation de l'activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Capacité à rédiger des documents d'aide à la décision, des notes administratives, des documents de synthèse, élaborer des bilans (qualitatif et quantitatif) et des indicateurs d'évaluation et les exploiter
• Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Utilisation du logiciel SIFAC+ ou SAP
• Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

Savoir être

• Capacité à hiérarchiser et à prioriser
• Autonomie, méthode et rigueur
• Fiabilité
• Sens de l'organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d'adaptation

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.