AMA Ortho traumato, Urgences, MPR Ortho - H/F

Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble; Échirolles; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital universitaire en France recherche une Assistante Médico-Administrative pour le service de Chirurgie. Le poste implique la gestion des patients, la prise de rendez-vous, et diverses tâches administratives. Le candidat idéal devra faire preuve d'une grande organisation, d'un respect strict de la confidentialité et avoir une maîtrise du français à l'écrit et à l'oral. L'expérience dans un environnement médical et la connaissance d'outils de bureautique sont requises.

Qualifications

• Expérience en secrétariat médical appréciée.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellente communication écrite et orale.

Responsabilités

• Accueil et gestion des patients dans le service.
• Prise en charge des demandes spécifiques des patients.
• Gestion des RDV de suivi en post-consultation.
• Gestion administrative du programme opératoire.

Connaissances

Respect de la confidentialité

Sens de l'accueil

Organisation

Maitrise du français écrit et oral

Autonomie

Collaboration

Connaissance des outils de bureautique

Formation

Formation en secrétariat médical

Outils

Easily

Cristal Link

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Description

I. OBJET

Ce profil de poste décrit les missions, activités, relations professionnelles et les compétences et/ou capacités requises ou à développer d’une assistante médico-administrative affectée dans le service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatiques des membres

Exigence institutionnelle :

• Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité.

II. LIEU D’EXERCICE

Pôle 19 : Pôle Humain en Mouvement Sud

Secteur : Hôpital Sud service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatiques des membres

III. DENOMINATION DU POSTE

Catégorie : C

Fonction : Assistante Médico-Administrative – Adjoint Administratif

Affection : Service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatiques des membres

Taux : 100% dont 50% urgences + 50% consultations ortho traumato

IV. MISSIONS DU SERVICE

Accueil et gestion des patients dans le service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatique des membres

Profil recherché

V. ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE

Les activités spécifiques au poste sont susceptibles de modifications selon l’évolution des pratiques et des activités.

• Accueil physique des patients
• Accueil physique du patient, identitovigilance, gestion de la consultation du patient via le logiciel KATE 360
• Gestion du dossier informatisé du patient et vérification des documents apportés par le patient (radiographie, courrier, …) et intégration dans le dossier informatisé du patient, cotations des actes de consultation
• Gestion des RDV de suivi en post-consultation
• Accueil téléphonique
• Prise de RDV (vérification et/ou mise à jour des données administratives du patient)
• Prise et gestion des demandes spécifiques des patients (certificat, duplicata de documents, ….)
• Prise de message pour les médecins
• Gestion des boites mails et des demandes de rendez‑vous en ligne
  • Gestion de la boite mail commune du service, de la boite mail MonSisra
  • Gestion des demandes de rendez‑vous en ligne via le logiciel Easily
• Activité secrétariat de programmation en collaboration avec l’IDE de programmation
• Accueil physique des patients pour une programmation chirurgicale
• Programmation sur Easily bloc des interventions, gestion des RDV spécifiques liés à l’hospitalisation
• Remise au patient des documents d’hospitalisation, explications données au patient concernant les démarches administratives nécessaires à son hospitalisation. Orientation auprès de l’IDE de programmation
• Gestion des rajouts des patients sur le programme opératoire suite au staff du matin.
• Gestion du programme opératoire
  • Gestion des absences des chirurgiens et des périodes de congés : mise en place d’un planning spécifique
  • Contrôle de cohérence du programme opératoire
  • Gestion administrative (consultation et hospitalisation)
  • Gestion du dossier patient : saisie du courrier, CRH, PMSI, cotation des actes, numérisation des documents et du dossier IDE, …
  • Gestion et suivi des demandes de communication d’information de santé (communication de dossier)
  • Gestion des dossiers papiers du patient en lien avec les archives centrales
  • Gestion des mails et gestion dans Easily des agendas des chirurgiens et diffusion programme opératoire
  • Participation aux différents Staffs du service puis gestion des informations
• D’accueillir les patients (physique et téléphonique) et de faire le lien avec l’accueil et l’équipe des urgences
• D’assurer la gestion des documents du patient et des RDV de suivi en post-consultation
• Cotation des actes spécialisés en staff
• Gestion de la boite mail spécifique des urgences sud.
  secré[e-mail]
• Gestion du rappel des patients suite au staff pendant l’absence du cadre de santé
• D’assurer la saisie et la diffusion des plannings des médecins de la 2ème filière, des externes des urgences
• Gestion des courriers, certificats, …
• L’assistante médico‑administrative des urgences sud a pour mission :
• Gestion des courriers dans Easily (rattachement médecins traitants et diffusion), des certificats, …
• D’assurer la saisie et la diffusion des plannings des externes des urgences
• Participation et rédaction du compte‑rendu des réunions hebdomadaires du service et du CREX
• Gestion du secrétariat du médecin responsable du service :
• Gestion des courriers et certificats divers
• Gestion des réunions : planning, réservation salle, Visio, …
• Aide à l’organisation du D.U de traumatologie, des congrès, …
• Secrétariat MPR orthopédie :
• Gestion secrétariat MPR orthopédie
• Entrée et sortie
• Frappe courrier

Télétravail : mise en place possible selon la charte établie dans le service

VI. RELATIONS PROFESSIONNELLES SPÉCIFIQUES

• Relations hiérarchiques :
  • La secrétaire médicale référente
  • La cadre supérieure de gestion du pôle
• Relations fonctionnelles :
  • Le chef de service
  • Les équipes médicales, paramédicales et administratives du Service de Chirurgie de l’Arthrose et du Sport, Urgences Traumatiques des membres et MPR orthopédie
  • Les cadres de santé des unités d’hospitalisation, du service des urgences, du bloc opératoire

VII. COMPÉTENCES ET QUALITES REQUISES

• Respect de la confidentialité, discrétion, obligation de réserve
• Ecoute et disponibilité, sens de l’accueil
• Organisation et rigueur
• Maitrise de l’expression française écrite et orale
• Autonomie et esprit d’initiative
• Esprit d’équipe (solidarité, collaboration)
• Connaissances des outils de bureautique (Outlook, Word, Excel) et des outils spécifiques au CHUGA : Easily, Cristal Link, …)
• Capacité à prioriser en fonction de l’activité

VIII. CONDITIONS DE TRAVAIL DANS LE POSTE

• Temps de travail : 100%
• Horaires : divers horaires au sein du secrétariat, amplitude horaire de 7h30 à 18h
• Travail dimanches et jours fériés : non
• Horaires : échelonnement des horaires pour assurer une permanence
• Contraintes particulières :
  • Répartition des absences (CA, RTT, FE…) conformément à la réglementation, aux nécessités de service.
  • Remplacement pendant les congés de la secrétaire de MPR ortho par le secrétariat d’orthopédie en procédure dégradée.
  • Port de la blouse (ou tenue hospitalière) obligatoire