Agent d’accueil administratif

École normale supérieure; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur basées à Paris recherche un(e) agent(e) administratif(ve) pour assurer l'accueil et la gestion des réservations de salles. Le candidat idéal doit avoir une formation en accueil ou administration, une première expérience appréciée, et de bonnes compétences en outils bureautiques. Un bon relationnel et une capacité à gérer plusieurs demandes simultanées sont essentiels.

Qualifications

• Une première expérience dans un poste similaire est un plus.
• Maîtrise d'une autre langue (notamment l’anglais) est un atout.

Responsabilités

• Accueillir et orienter le public.
• Gérer les cartes d’accès multifonction.
• Réserver les salles de cours.

Connaissances

Techniques d’accueil physique

Utilisation courante des outils bureautiques

Gestion de priorités

Formation

Formation en accueil, administration ou gestion

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

À propos de nous

Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l’Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.

Non-discrimination, ouverture et transparence

Les établissements membres de l'Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Mission

Rattaché(e) au Responsable du Bureau des cartes et des réservations de salles, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers et contribuez à la gestion administrative du bureau. Vos missions principales portent notamment sur la délivrance des cartes d’accès et la coordination des réservations des salles au sein de l’École normale supérieure.

• Accueil et orientation du public
• Assurer l’accueil physique des usagers (étudiants, enseignants, personnels, visiteurs, prestataires)
• Répondre aux demandes d’informations relatives aux accès, aux cartes, et à la réservation des espaces.
• Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents.
• Gestion des cartes d’accès multifonctions
• Réaliser l’enregistrement, la production et la délivrance des cartes d’accès (étudiants, personnels, intervenants extérieurs).
• Gérer les demandes de modification, de renouvellement ou de remplacement des cartes perdues ou défectueuses.
• Mettre à jour les droits d’accès dans le système de contrôle d’accès en lien avec le service de sécurité.
• Veiller à la confidentialité des données traitées.
• Réservation des salles de cours
• Gérer les demandes de réservation des salles (cours, réunions, événements…) via les outils internes.
• Vérifier la disponibilité des espaces, assurer la cohérence des plannings et prévenir les utilisateurs en cas de modification.
• Participation à la gestion administrative du service
• Contribuer aux tâches administratives du service (courriers, saisie de données, classement de documents…)
• Participer à la rédaction ou la mise à jour de procédures internes relatives à l’accueil, l’accès ou la logistique.
• Contribuer à l’amélioration continue des outils du service.

Conditions particulières d’exercice

• Poste en contact constant avec le public
• Horaires fixes, avec possibilité d’adaptation ponctuelle selon les besoins du service (rentrée universitaire, événements spéciaux, etc.)
• Utilisation de logiciels spécifiques à l’établissement (formation interne assurée)

Profil

LE PROFIL QUE NOUS RECHERCHONS

• Formation en accueil, administration ou gestion appréciée
• Une première expérience dans un poste similaire est un plus, notamment en environnement universitaire ou administratif public
• La maîtrise d'une autre langue (notamment l’anglais) est un atout pour l’accueil de publics internationaux.

Compétences requises

Savoir-faire

• Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique
• Utilisation courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et de logiciels spécifiques (logiciel de contrôle d’accès, outil de réservation de salles – formation assurée)
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées et à hiérarchiser les priorités
• Bonne expression orale et écrite
• Sens de l’organisation et rigueur dans la gestion des tâches
• Savoir rendre compte

Savoir-être

• Très bon relationnel, écoute et diplomatie
• Fiabilité et ponctualité
• Esprit d’équipe et adaptabilité

Référence de l'offre : n25orkeyoa