Assistent medewerker Bedrijfsbureau

TEMPS; Madrid; Híbrido; EUR 28.000 - 36.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una compañía Fintech busca un Office Assistant para gestionar la oficina y proporcionar soporte administrativo. El candidato debe tener experiencia en funciones similares, manejo del paquete Office y ser responsable y comunicativo. Se ofrece un contrato indefinido y la posibilidad de teletrabajo tras el período de formación. La ubicación es en el centro de Barcelona y el horario es de lunes a viernes de 9 a 17 horas.

Formación

• Experiencia de al menos 3 años en un puesto similar.
• Persona responsable, con ganas de incorporarse a un nuevo proyecto.
• Valorable nivel de inglés B1-B2.

Responsabilidades

• Asegurar la organización y correcto funcionamiento diario de la oficina.
• Gestionar accesos, alarmas y seguridad de la oficina.
• Gestionar y mantener la documentación administrativa de los empleados.
• Proporcionar soporte administrativo en procesos de onboarding.

Conocimientos

Manejo de paquete Office

Organización

Responsabilidad

Comunicación

Coordinación

Educación

Formación Profesional en administración

Descripción del empleo

Desde Temps, nuestra Área de Executive estamos buscando para una compañía Fintech a un / a Office Assistant para incorporarse en sus oficinas con ubicación en Barcelona centro.

La persona reportará directamente a la HR Manager proporcionando soporte operativo tanto en funciones administrativas de Recursos Humanos como en tareas de Office Assistant.

Responsabilidades

• Asegurar la organización y el correcto funcionamiento diario de la oficina, incluyendo suministros, nevera, café y material general.
• Gestionar accesos, alarmas y coordinación relacionada con la seguridad de la oficina.
• Coordinar el mantenimiento de la oficina y la relación con proveedores externos.
• Controlar, gestionar y mantener el inventario de material de oficina y equipos IT (portátiles, pantallas, periféricos), en coordinación con el soporte IT externo.
• Gestionar la relación con proveedores relacionados con la oficina (material, catering, mantenimiento, IT).
• Supervisar los inventarios de oficina, incluyendo equipos y merchandising corporativo.
• Actuar como punto de contacto principal para las necesidades operativas de la oficina.
• Gestionar y mantener la documentación administrativa de los empleados en el HRIS.
• Asegurar que la documentación obligatoria de los empleados esté correctamente recopilada, firmada y actualizada (contratos, políticas, consentimientos).
• Gestionar y realizar el seguimiento de ausencias (vacaciones, permisos, bajas) en el sistema de HR.
• Proporcionar soporte administrativo en los procesos de onboarding y offboarding, incluyendo documentación y coordinación con equipos internos.
• Apoyar la gestión administrativa de los beneficios para empleados.
• Dar soporte ocasional en procesos de selección, principalmente para perfiles de agentes (tareas administrativas y de coordinación).
• Garantizar la calidad, consistencia y actualización de los datos en los sistemas de HR.
• Colaborar estrechamente con los equipos de HR, Finanzas, IT y proveedores externos para asegurar el buen funcionamiento del día a día.
• Apoyar la mejora continua de los procesos administrativos de HR y de gestión de oficina.

Requisitos

• Estudios de Formación Profesional relacionadas con administración.
• Experiencia de al menos 3 años en un puesto similar.
• Persona responsable, con ganas de incorporarse a un nuevo proyecto.
• Manejo de paquete Office.
• Valorable nivel de inglés B1-B2

Formar parte de una empresa líder en el sector financiero y en un proceso de crecimiento y expansión.

Contrato indefinido.

Jornada completa de lunes a viernes de 9 : 00 a 17 : 00 horas. Posibilidad de teletrabajo una vez haya finalizado el período de formación y adaptación al puesto.