Persönliche Assistenz

Apricus Solar AG; Dortmund; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen in Dortmund sucht eine Assistenz der Geschäftsführung mit mindestens drei Jahren Erfahrung. Die Position erfordert Organisationstalent, exzellente Kommunikationsfähigkeiten und ein hohes Maß an Eigenverantwortung. Zu den Aufgaben gehören die Organisation und Priorisierung aller relevanten Themen, aktives Terminmanagement sowie Unterstützung bei buchhalterischen Aufgaben. Das Unternehmen bietet zusätzliche Urlaubstage, moderne Ausstattung zum mobilen Arbeiten und betriebliche Gesundheitsbenefits.

Leistungen

Zusätzliche Urlaubstage

Firmenhandy und -laptop

Betriebliche Gesundheitsbenefits

Kostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund

Kostenlose Snacks & Getränke

Mentoring-Sessions

Regelmäßige Team-Events

Qualifikationen

• Mindestens drei Jahre Erfahrung als Assistenz idealerweise in Geschäftsführungsnähe.
• Sehr hohe Ausdruckssicherheit in Wort und Schrift, fehlerfreies Deutsch.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln.

Aufgaben

• Organisation und Priorisierung aller eingehenden Themen der Geschäftsführung.
• Aktives Termin- und Aufgabenmanagement inklusive Vorbereitung und Nachhalten.
• Vorbereitung von Entscheidungen durch Recherchen und Angebotsvergleiche.

Kenntnisse

Erfahrung in Assistenz

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

MS Office Kenntnisse

Jobbeschreibung

Unternehmensprofil

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Klare Prioritäten statt Verwaltungsmentalität
• Unternehmerisches Umfeld ohne Konzernstrukturen
• Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
• Erwartungshaltung ist Umsetzung statt Absicherung

Aufgaben

• Organisation und Priorisierung aller eingehenden Themen der Geschäftsführung
• Aktives Termin- und Aufgabenmanagement inklusive Vorbereitung und konsequentem Nachhalten
• Eigenständige Bearbeitung klassischer Assistenzaufgaben wie Telefonate, Schriftverkehr und Strukturierung
• Vorbereitung von Entscheidungen durch Recherchen, Angebotsvergleiche und Auswertungen
• Unterstützung bei buchhalterischen Themen wie Rechnungserstellung und Vorbereitung der USt-Voranmeldung
• Zentrale Schnittstelle zu Kunden, Dienstleistern, Partnern und internen Teams
• Nachhalten von Deadlines und Sicherstellen der operativen Umsetzung in laufenden Projekten
• Verwaltung und Strukturierung von Unterlagen über mehrere Gesellschaften hinweg
• Kontinuierliche Verbesserung interner Abläufe mit Fokus auf Pragmatismus, Effizienz und Geschwindigkeit

Qualifikation

• Mindestens drei Jahre Erfahrung als Assistenz idealerweise in Geschäftsführungsnähe
• Erfahrung im unternehmerischen Umfeld mit Tempo, Verantwortung und Entscheidungsdruck
• Grundverständnis für Rechnungsstellung und steuernahe Abläufe
• Sehr hohe Ausdruckssicherheit in Wort und Schrift, fehlerfreies Deutsch
• Hohe Eigenverantwortung, Belastbarkeit und klare direkte Kommunikation
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln
• Absolute Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität

Benefits

• Zusätzliche Urlaubstage – über die gesetzlichen Regelungen hinaus
• Firmenhandy und -laptop – modern ausgestattet für mobiles Arbeiten
• Betriebliche Gesundheitsbenefits – langfristige Vorsorgeoptionen über die private Variante hinaus
• Kostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund – stressfrei pendeln
• Kostenlose Snacks & Getränke – für Energie im Alltag
• Mentoring-Sessions – persönliche Weiterentwicklung und Beratung
• Regelmäßige Team-Events – gemeinsame Aktivitäten zur Stärkung des Teamgeists

Was uns an Dir zusätzlich begeistern würde, kein Muss

Weitere Qualifikationen

• Technisches Grundverständnis und Offenheit für digitale Tools, Systeme und Automatisierung
• Fähigkeit auch in dynamischen oder unübersichtlichen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Interesse an persönlicher Weiterentwicklung, Selbstführung und pragmatischer Problemlösung
• Motivation für ein Umfeld mit Tempo, klaren Erwartungen und echter Verantwortung