Assistenz des Chief Operation Officer (COO) (m/w/d)

bluebead GmbH Heidelberg; Sinsheim; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein global führender Anbieter im Bereich Materialfluss sucht einen persönlichen Assistenten (m/w/d) für den COO in Vollzeit. In dieser Rolle sind Sie für die komplexe Terminverwaltung, Dokumentenorganisation und die effiziente Kommunikation verantwortlich. Dabei spielen Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre interkulturelle Kompetenz eine entscheidende Rolle. Das Unternehmen bietet attraktive Arbeitgeberleistungen und ein agiles Arbeitsumfeld.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Vermögenswirksame Leistungen

Frisches Obst und Wasser kostenlos

Vergünstigte Preise beim Kaffee und Mittagessen

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistenz des COO/CEO oder in ähnlicher Funktion.
• Fähigkeit, Aufgaben in einem dynamischen Umfeld effektiv zu priorisieren.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. Level C1).

Aufgaben

• Komplexe Terminplanung und Verwaltung des Kalenders des COO.
• Vorbereitung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen.
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.

Kenntnisse

Planerische Fähigkeiten

Organisatorische Fähigkeiten

Diskretion

Interkulturelle Kompetenz

Eigeninitiative

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

Microsoft Office 365

Steno

Jobbeschreibung

Für unseren Kunden, den global führenden Anbieter von Lösungen für den Materialfluss aus der Schweiz, sind wir aktuell auf der Suche nach einem persönlichen Assistenten (m/w/d) für den COO in Vollzeit nahe Sinsheim.

Aufgaben

• Komplexe Terminplanung: Verwaltung des persönlichen Kalenders des COO (Planung von Terminen, Besprechungen und Reisevorbereitungen)
• Bearbeitung des persönlichen Email-Postfach des COO nach dem Postkorb-Prinzip
• Vorbereitung, Bearbeitung und strukturierte Ablage von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
• Wirken als Bindeglied zwischen COO und internen/externen Stakeholdern
• Professionelle und vertrauliche Kommunikation über diverse Kanäle einschließlich E-Mails und Telefonaten in Deutsch und Englisch
• Organisation interner und externer Besprechungen/ Veranstaltungen, einschließlich der Erstellung einer Tagesordnung und Nachverfolgung von festgelegten Maßnahmen/ Aktivitäten
• Unterstützung beim Projektmanagement und Terminüberwachung von Maßnahmen
• Erstellen von Präsentationen/ Auswertungen und Analysen in verschiedenen MS Office Programmen
• Organisation, Koordinierung und Teilnahme an Veranstaltungen des Unternehmens nach Bedarf
• Unterstützung bei persönlichen Anliegen des COO nach Bedarf (Ad-hoc-Anfragen, Sonderprojekte etc.)

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder eine ähnliche Qualifikation
• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistenz des COO/ CEO oder in ähnlicher Funktion (bspw. Chefsekretär/in)
• Loyalität, Eigeninitiative und Engagement
• Professioneller Umgang mit Microsoft Office 365, Steno von Vorteil
• Hervorragende planerische- und organisatorische Fähigkeiten und effizientes Zeitmanagement
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Fähigkeit, Aufgaben in einem dynamische Umfeld effektiv zu priorisieren
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. Level C1) in Wort und Schrift
• Diskretion und eine ausgeprägte interkulturelle Kompetenz
• Starke Identifikation mit unseren Unternehmenswerten: Long-term thinking, Committed to excellence, Always respectful, Passionate about customers
• grundlegendes technisches Verständnis
• Reisebereitschaft zu Messeauftritten/Veranstaltungen (ca. 4x pro Jahr)

Benefits

• Attraktive Arbeitgeberleistungen: Jobrad, 30 Tage Urlaub, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Vermögenswirksame Leistungen
• Offene Unternehmenskultur: Sehr gutes Betriebsklima, individuelle Einarbeitung, diverse Teamevents
• Agiles Arbeitsumfeld: Modernes und sauberes Produktionsumfeld, kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien, Gleitzeit
• Persönliche Weiterentwicklung: abteilungsinterner Schulungsplan, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben in einem internationalen Unternehmen
• Viele zusätzliche Benefits: frisches Obst, Wasser und einen Parkplatz stellen wir kostenlos zur Verfügung
• Vergünstigte Preise beim Kaffee und Mittagessen

Sind Sie an der Aufgabe interessiert und in Kürze verfügbar?

Dann freuen wir uns auf Ihre Nachricht.