Conservation à Brésil

Affichage du 17 juin au 1er juillet 2025

Remplacement de congé de maternité jusqu'en septembre 2026

Cette personne est responsable de la gestion des documents administratifs et académiques de l’Université, en conformité avec les exigences légales. Elle s’assure de suivre les étapes relatives au cycle de vie des documents (conservation ou destruction).

Cette personne exerce une partie ou l’ensemble des fonctions suivantes :

• Effectue diverses tâches techniques relatives à la bonne gestion des entrées et sorties de boîtes de documents à entreposer, archiver ou détruire. Assure le tri, le classement, la description et la cotation des documents administratifs et de fonds d’archives privés.
• Effectue les tâches techniques relatives au déclassement. Détermine, selon la nature des documents et en application du calendrier de conservation, si ces derniers seront conservés à l’état actif, semi-actif ou inactif, ou s’ils seront détruits.
• Consulte des bases de données et se réfère à des outils tels que le Guide de classification uniforme et le Calendrier de conservation des documents. Détermine la bonne méthode de classement des différents types de documents et applique les délais de conservation requis.
• Tient un registre contenant des informations sur la classification et la disposition des documents qui sont entreposés et tient à jour différentes listes d’inventaires relatives à ces documents.
• Accueille et informe les clients internes ou externes, leur donne des explications, conformément aux procédures, règlements et lois en vigueur, relatifs à la gestion des documents.
• Répond aux demandes de consultation de documents administratifs (repérage, livraison, récupération) et aux demandes externes de consultation d’archives privées. Effectue les livraisons de documents ou de dossiers, au besoin.
• Applique la procédure relative au déchiquetage de documents confidentiels; entrepose des boîtes et communique avec l’organisme externe attitré afin qu’il vienne les récupérer.
• Effectue la manipulation de boîtes de documents; les place sur les tablettes et voit à les disposer aux bons endroits.
• Rédige la correspondance relative à son travail, complète des formulaires et compile des statistiques.
• Participe à des réunions techniques, à des groupes de discussion ou à des forums d’échange d’information. Consulte de la documentation, des revues spécialisées et participe à des activités de formation et d'information telles que colloques, expositions et cours de perfectionnement.
• Contribue à l'élaboration et à l'implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur. Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.
• Peut être appelée à initier au travail et soutenir le nouveau personnel de son unité ou les personnes occupant la même fonction.
• Utilise les logiciels pertinents à son domaine d’activités.
• Utilise divers appareils tels que photocopieur, numériseur, couteau, outil de levage (diable), chariot, escaliers sur roues, etc.
• Peut accomplir les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
• La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant cette fonction.
  
  

• Scolarité : Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de la documentation ou scolarité équivalente
• Expérience : Deux (2) années d’expérience pertinente
• Autres : Connaissance des principaux logiciels en usage