Asistente Ejecutiva Bilingüe

Coficab; Ciudad Juárez; Presencial; MXN 200,000 - 400,000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa en Chihuahua busca un Asistente Ejecutivo para brindar apoyo directo a la dirección, planificando y organizando actividades. Se requiere grado en Licenciatura, experiencia en soporte administrativo, y dominio de MS Office. Esta posición es a tiempo completo y ofrece beneficios como estacionamiento, seguro médico y un bono de productividad. Se valoran habilidades interpersonales y disponibilidad para viajar, además de ser bilingüe en inglés y español.

Servicios

Estacionamiento de la empresa

Seguro de gastos médicos mayores

Seguro de vida

Formación

• Experiencia en el manejo de tareas administrativas y ejecutivas.
• Bilingüe inglés / español.
• Disponibilidad para viajes.

Responsabilidades

• Ser el primer punto de contacto entre el ejecutivo y otros.
• Administrar llamadas, correos y correspondencia.
• Actualizar y mantener listas de contactos existentes.
• Administrar el calendario del ejecutivo.

Conocimientos

Excelentes habilidades interpersonales

bien organizado

trabajo en equipo

Flexible

Orientado al cliente

interactor multisitio

Principio moral

Educación

Grado Licenciatura

Herramientas

MS Office

Descripción del empleo

Posición objetivo :

Asistente Ejecutiva es la encargada de brindar al del director de la OSC apoyo directo, para planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades, procedimientos y documentos tanto administrativos como operativos.

Estará en estrecha comunicación con otros gerentes de oficina de la región.

Requisitos

• Grado Licenciatura
• Experiência en el manejo de una amplia gama de tareas relacionadas con el soporte administrativo y ejecutivo
• Excelente conocimiento de MS Office
• Alto sentido de urgencia
• Excelentes habilidades organizativas.
• Honesto, discreto y con altos níveles de integridad.
• Interactúa positivamente y trata a todas las personas con cortesía y respeto.
• Sentido de urgencia
• Respeta la confidencialidad
• Bilingüe ingles / español
• Horario disponibilidad
• Disponibilidad de viaje

Principales Responsabilidades

• Ser el primer punto de contacto y el vínculo entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y demás empleados, interactuando con ellos de manera profesional y efectiva
• Reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación de ejecutivos.
• Administre todas las llamadas entrantes y salientes, correos electrónicos, correspondencia, etc.
• Supervisar notas, entregas e informes entrantes y salientes.
• Coordinar servicios de mensajería.
• Supervise, responda y reenvíe constantemente los correos electrónicos entrantes.
• Actualizar y mantener las listas de contactos existentes.
• Escribir y revisar presentaciones escritas, informes, presentaciones y hojas de cálculo.
• Generar los informes correspondientes.
• Entregar revisiones e informes a ejecutivos, comités y juntas directivas.
• Administre el calendario profesional y el personal ejecutivo, así como los requisitos de cumplimiento, coordinando sus citas para garantizar una gestión eficaz del evento.
• Asegurar que todos los proyectos y tareas se lleven a cabo a tiempo.
• Reserve salas de conferencias u otros lugares.
• Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la alimentación, además de encargarnos de la logística del evento.
• Gestione las agendas de las reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.
• Encárgate de los preparativos de viaje de los ejecutivos.
• Archive y organice documentos físicos y digitales, como correos electrónicos, informes y otros documentos administrativos :
• Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
• Interiorizar y conocer la estructura organizativa de la empresa u organización, sus políticas y objetivos.
• Administrar y reportar gastos :
• Realizar tareas contables cuando sea necesario.
• Coordinar las actividades del CEO con las demás plantas de la empresa.
• Coordinar las actividades de los demás gerentes de oficina de la región.
• Seguimiento de procesos migratorios.
• Realización de reservas de hoteles y vuelos para el personal de la empresa.
• Realizar los gastos de viaje de los socios y ayudarlos en este proceso.
• Responsabilidad sobre el uso y mantenimiento de los vehículos de empresa.
• Definir y organizar las actividades del conductor.
• Brinda apoyo a todas las áreas para el transporte.
• Brinda soporte para compras urgentes.
• Responsable de compras de material de oficina.
• Encargado de pagar los servicios y rentas, así como velar por la limpieza de las casas alquiladas, buscando casas cuando se solicitan.
• Brinda apoyo a los empleados extranjeros y sus familias (si están aquí).

Habilidades

• Excelentes habilidades interpersonales
• bien organizado
• trabajo en equipo
• Flexible
• Orientado al cliente
• interactor multisitio
• Principio moral

Tipo de puesto

Tiempo completo, Por tiempo indeterminado

Salario

A partir de $1.00 al mes

Horario

• Turno de 8 horas
• Turno mixto

Prestaciones

• Estacionamiento de la empresa
• Seguro de gastos médicos mayores
• Seguro de vida

Tipos de compensaciones

• Bono de productividad

Idioma

• Inglés (Obligatorio)