Personal Assistant & Office Management

SIXT; Segrate; Remoto; EUR 10.000 - 30.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un fornitore di servizi di mobilità cerca un Personal Assistant proattivo per supportare l'Amministratore Delegato nella gestione quotidiana delle attività. Si richiedono forti capacità organizzative e comunicative, e una fluente conoscenza dell'inglese. La posizione offre lavoro full-time e benefici come smartworking, indennità pasto e assicurazione sanitaria.

Servizi

Compenso competitivo

Smartworking sei giorni al mese

Indennità pasto di 8€ al giorno

Assicurazione sanitaria completa

Accesso gratuito a una palestra

Corsi di formazione aziendale

Competenze

• Esperienza pregressa nel ruolo in aziende strutturate ed internazionali.
• Ottime capacità di pianificazione e coordinamento.
• Fluente in inglese sia in forma scritta che parlata.
• Conoscenza avanzata di MS Office.

Mansioni

• Gestione dell'agenda dell’Amministratore Delegato.
• Preparazione di documenti e presentazioni.
• Coordinamento con team interni ed esterni.
• Organizzazione di eventi e meeting.
• Gestione di informazioni riservate.

Conoscenze

Comunicazione efficace

Organizzazione e gestione del tempo

Competenze linguistiche in inglese

Conoscenze informatiche avanzate di MS Office

Collaborazione e coordinamento interfunzionale

Descrizione del lavoro

Siamo alla ricerca di un / una Personal Assistant dinamico / a e proattivo / a che supporti l’Amministratore Delegato nelle attività quotidiane gestendo in modo efficiente il calendario, le comunicazioni e le priorità. La figura avrà inoltre responsabilità di Office Management garantendo l’organizzazione e il buon funzionamento degli uffici.

Nel ruolo di Personal Assistant

Nel ruolo di Personal Assistant sarai responsabile di :

• Gestione agenda e pianificazione impegni: organizzazione e coordinamento dell’agenda dell’Amministratore Delegato inclusa la programmazione di riunioni, appuntamenti, conferenze e viaggi di lavoro, con attenzione al dettaglio e alla gestione delle priorità strategiche
• Preparazione documenti e presentazioni: redazione e revisioni di report, documenti ufficiali e presentazioni adattati alle esigenze e al pubblico di riferimento
• Coordinamento con team interni ed esterni: facilitazione del flusso di informazioni tra l’Amministratore Delegato e i vari dipartimenti aziendali oltre alla gestione dei rapporti con clienti, partner e fornitori esterni
• Organizzazione eventi e meeting: supporto nella pianificazione e gestione di incontri di lavoro, conferenze e eventi aziendali curando tutti gli aspetti logistici e organizzativi
• Gestione informazioni riservate: mantenimento della massima discrezione e riservatezza nella gestione di informazioni sensibili e documentazione confidenziale

Nel ruolo di Office Management

Nel ruolo di Office Management sarai responsabile di :

• Gestione forniture e materiali di consumo: monitoraggio e approvvigionamento puntuale di materiali per l’ufficio (cancelleria, dispositivi, prodotti per la pulizia); negoziazione con fornitori e ricerca di soluzioni ottimali in termini di qualità e costi
• Coordinamento con fornitori di servizi esterni: gestione dei rapporti con società di pulizie, manutenzione, sicurezza, catering e altri servizi di supporto garantendo la puntualità e la qualità degli interventi
• Organizzazione e supervisione degli spazi di lavoro: cura degli ambienti, ottimizzazione degli spazi comuni, gestione di eventuali esigenze di ristrutturazione o miglioramento degli uffici
• Gestione fatture: verifica dei costi e gestione delle fatture relative ai servizi relativi alla sede centrale tramite gestionale interno
• Gestione della corrispondenza: gestione della posta in entrata e uscita, inclusa il corretto smistamento della posta cartacea e digitale, con particolare attenzione alla gestione della posta elettronica certificata (PEC) per garantire la conformità legale e la tempestività delle comunicazioni ufficiali

LE TUE COMPETENZE CONTANO

• Esperienza: hai una comprovata esperienza pregressa nel ruolo in aziende strutturate ed internazionali
• Organizzazione e gestione del tempo: hai ottime capacità di pianificare e coordinare, gestendo la quotidianità, le scadenze e il rispetto delle priorità strategiche
• Comunicazione efficace: hai ottime doti comunicative sia scritte che orali per gestire in modo professionale ed efficace le comunicazioni interne ed esterne nazionali e internazionali
• Competenze linguistiche: sei fluente in inglese sia in forma scritta che parlata
• Conoscenze informatiche: hai una conoscenza avanzata dei sistemi MS Office e degli strumenti per la programmazione e l’organizzazione (Outlook, calendar sharing etc.)
• Collaborazione e coordinamento interfunzionale: hai ottime capacità relazionali e attitudine a lavorare in sinergia con diversi dipartimenti aziendali e interlocutori esterni per facilitare il flusso di informazioni e supportare processi decisionali efficaci

COSA OFFRIAMO

• Compenso: Competitivo; ricevi uno stipendio mensile attraente, contredicesima e quattordicesima mensilità
• Attrezzatura & Smartworking: Goditi la flessibilità dello smartworking (sei giorni al mese) con un laptop e un telefono forniti
• Indennità Pasto: Benefit di un ticket restaurant giornaliero di 8 per ogni giorno lavorato
• Salute, Fitness & Benessere: assicurazione sanitaria completa, accesso gratuito a una palestra e una cucina completamente attrezzata a tua disposizione
• Formazione & Crescita Professionale: partecipa a corsi di formazione aziendali con aggiornamenti regolari ed esplora opportunità di crescita
• Benefici Esclusivi per i Dipendenti: sconti per familiari e amici e tariffe vantaggiose sui servizi

La selezione rivolta ad entrambi i sessi secondo quanto previsto dal 198 / 2006

Informazioni aggiuntive :

Chi siamo :

Siamo un fornitore di servizi di mobilità leader a livello mondiale con un fatturato di 400 miliardi di euro e circa 9.000 dipendenti in tutto il mondo. La nostra piattaforma di mobilità ONE riunisce i nostri prodotti SIXT rent (noleggio auto), SIXT share (car sharing), SIXT ride (servizi taxi e chauffeur) e SIXT (auto abbonamento) offrendo ai nostri clienti accesso alla nostra flotta di 350.000 veicoli, ai servizi di 4.000 partner di cooperazione e a circa 5 milioni di conducenti in tutto il mondo. Insieme ai nostri partner in franchising siamo presenti in oltre 110 paesi con 2.000 stazioni di noleggio. In SIXT la massima priorità è l’esperienza cliente di altissimo livello e un servizio clienti eccellente. Puntiamo sul vero spirito imprenditoriale e sulla stabilità a lungo termine orientando la nostra strategia aziendale con lungimiranza. Inizia con noi e candidati subito!

Remote Work : Yes

Employment Type : Full-time

Key Skills

Senior Care,Time Management,Google Docs,Hoyer Lift,QuickBooks,Infection Control Training,Caregiving,Office Experience,Personal Assistant Experience,Home Care,Alzheimers Care,Administrative Experience

Experience : years

Vacancy : 1