Executive Assistant

Energy & Strategy - POLIMI School of Management; Roma; In loco; EUR 25.000 - 35.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Un team di consulenza energetica cerca una figura per la gestione dei flussi amministrativi, supporto nella fatturazione e assistenza alle funzioni dirigenziali. Richiesta laurea e precedenti esperienze simili, ottime capacità comunicative in italiano e inglese e competenze nel pacchetto Office. Sarà previsto un contratto a tempo determinato di 1 anno, con possibilità di estensione. Sede di lavoro: Milano.

Competenze

• Esperienza pregressa in ruolo simile.
• Discrezione e professionalità nella gestione di informazioni sensibili.

Mansioni

• Assicurare la correttezza dei flussi amministrativi.
• Verifica delle fatture attive e passive.
• Gestione contratti e documentazione.
• Supporto ad audit interni e gestione del front office.

Conoscenze

Eccellenti capacità di comunicazione in italiano e inglese

Ottima padronanza del pacchetto Office

Capacità di time management

Attitudine proattiva

Problem-solving

Formazione

Laurea

Descrizione del lavoro

Energy & Strategy, Team multidisciplinare della School of Management del Politecnico di Milano, mediante attività di Ricerca, Consulenza e Formazione nel campo dell’Energia e della Sostenibilità, si pone l’obiettivo di istituire un Osservatorio permanente sui mercati e sulle filiere industriali afferenti i seguenti comparti :

Energie rinnovabili

Efficienza energetica

Smart mobility

Smart buildings

Start-up e nuove tecnologie per la sostenibilità ambientale

Circular economy

La / Il candidata / o ideale dovrà assicurare la correttezza dei flussi amministrativi (ciclo attivo / passivo e contratti), l'accuratezza della fatturazione e della rendicontazione, oltre a supportare la Direzione con attività tipiche di executive assistant.

Nello specifico, le principali attività previste sono :

Verifica delle fatture attive / passive, note di credito / debito.

Gestione anagrafiche clienti / fornitori e flussi approvativi.

Note spese e rimborsi : controllo documentale, policy e quadrature mensili.

Supporto ad audit interni / esterni e alla compliance documentale.

Gestione contratti (fornitori / consulenti / servizi) : archiviazione, scadenze, rinnovi, allegati economici / ordini, assicurando coerenza con le condizioni concordate.

Primo contatto con fornitori per richieste documentali (DURC, polizze, visure) e convalida dati amministrativi.

Front / back office : corrispondenza, protocolli, archivi digitali, gestione sale / accoglienza.

Requisiti della / del candidata / o ideale :

• Laurea;
• Esperienza pregressa in ruolo simile;
• Eccellenti capacità di comunicazione in italiano e inglese (sia scritte che orali);
• Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, Power point, etc);
• Capacità di time management e di prioritizzazione delle attività;
• Attitudine proattiva e problem-solving;

Discrezione e professionalità nella gestione di informazioni sensibili.

Si offre contratto a tempo determinato di 1 anno con possibilità di proseguimento al termine.

Sede di lavoro : Milano.