Un-e Gestionnaire des emplois du temps et Réservations de salles

Nantes Université; Nantes; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement d'enseignement supérieur à Nantes recherche un gestionnaire des emplois du temps pour centraliser les besoins, concevoir et saisir les emplois du temps. Vous travaillerez avec les enseignants et le secrétariat, en utilisant le logiciel CELCAT. La maîtrise des outils bureautiques est essentielle, ainsi qu'une formation en secrétariat ou gestion administrative. Ce poste est central pour la coordination de l'enseignement et la gestion des réservations de salles.

Qualifications

• Formation et/ou qualification en secrétariat ou gestion administrative.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques exigée, connaissance de Celcat préférée.
• Expériences antérieures dans un contexte éducatif sont bienvenues.

Responsabilités

• Élaborer et saisir les emplois du temps dans le logiciel CELCAT.
• Centraliser les plannings des enseignants et établir un planning prévisionnel.
• Gérer les réservations de salles et mettre à jour les emplois du temps pendant l'année universitaire.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Utilisation du logiciel CELCAT

Connaissance du système LMD

Formation

Formation en secrétariat ou gestion administrative

Description du poste

À propos de nous

Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.

Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

Mission

Vous serez chargé·e de la centralisation des besoins, de la conception et de la saisie des emplois du temps de la Faculté ainsi que de la réservation des salles correspondantes. Le poste est en lien avec les enseignants et les secrétariats des deux filières de la Faculté (LEA et LLCEr) et d’autres composantes pour les formations mutualisées (master MEEF, masters CPM, licence Parcours Europe, …). Élément clé pour les étudiants et les enseignants, les emplois du temps sont au coeur du fonctionnement de la Faculté.

Avec un effectif de 100 enseignants et enseignants-chercheurs, 90 chargés d’enseignement vacataires et 20 lecteurs de langue étrangère, la FLCE forme chaque année près de 3 000 étudiants répartis sur les sites de Nantes et La Roche-sur-Yon.

L’équipe administrative est composée de 15 personnes, dont 8 personnes chargées du secrétariat des filières LEA (Langues Étrangères Appliquées) et LLCEr (Langues et Civilisations Étrangères). Vous serez placé.e sous la responsabilité de la secrétaire générale de la Faculté au sein du bureau de coordination des filières. Le poste est en interaction avec les secrétariats, les enseignants et enseignants-chercheurs et la gestionnaire responsable des réservations des salles du pôle Humanités.

• Élaborer les emplois du temps dans le logiciel CELCAT
• Centraliser les plannings fournis par les enseignants référents de chaque filière
• Etablir un planning prévisionnel par semestre de formation
• Saisir les emplois du temps dans le logiciel
• Gérer les réservations de salles correspondantes en fonction des contraintes des locaux et des effectifs étudiants
• Répartir les groupes dans les créneaux
• Mettre à jour les emplois du temps (absences, rattrapage, etc.) et la réservation des salles tout au long de l’année universitaire
• Vérifier les heures saisies pour la mise en paiement des enseignants vacataires
• Vérifier le service des enseignants titulaires
• Participer à l’élaboration de procédures de collecte des informations, être force de proposition en vue de l’amélioration de l’élaboration des EDT

Fiche de poste détaillée : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-pour-la-flce-un-e-gestionnaire-des-emplois-du-temps-et-reservations-des-salles

Profil

• Formation et/ou qualification : secrétariat, gestion administrative
• Bonne maîtrise des outils bureautiques ; la maitrise du logiciel Celcat est attendue
• Connaissances de l’enseignement supérieur et du système LMD
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste
• Connaissances de l’enseignement supérieur et du système LMD

Référence de l'offre : s7t6ne7acs