SECRÉTAIRE POLYVALENT(E) H/F - ADMINISTRATION (H/F)

CENTRE HOSPITALIER DE MONTMIRAIL; Fagnières; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital en France recherche un(e) secrétaire polyvalent(e) pour un contrat CDD à temps plein. Vous serez en charge de l'accueil des patients, de la gestion administrative, ainsi que du suivi des mouvements des patients. Une maîtrise des outils bureautiques et une expérience dans un poste similaire sont requises. Le poste exige également des capacités d'organisation et de communication. Un diplôme en secrétariat ou gestion est souhaité.

Qualifications

• Expérience réussie sur un poste similaire.
• Capacité d'anticipation et d'adaptation.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des patients.
• Suivi et enregistrements des mouvements des patients.
• Gestion des plannings d'occupation des salles de réunion.

Connaissances

Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire

Aptitude à la communication

Respect du secret professionnel

Capacité d'adaptation et de réactivité

Formation

Baccalauréat professionnel en secrétariat ou en gestion administration

Diplôme de l'enseignement supérieur type Bac +2 en gestion/administration

Description du poste

35H/semaine
Travail en journée
Jamais

LE CENTRE HOSPITALIER DE MONTMIRAIL - 251 lits et places (39 lits et 2 places d'HDJ de SMR, 180 lits d'EHPAD, 30 places de SSIAD et consultations mémoire de proximité) recrute en CDD un(e) SECRÉTAIRE POLYVALENT(E) H/F - ADMINISTRATION - poste à temps plein

Position dans la structure

Liaison hiérarchique : Responsable des finances (N+1)

Liaisons fonctionnelles : Directrice Opérationnelle / Équipe administrative admission et direction

Missions

• Relatives au bureau des entrées
• Accueil physique et téléphonique des patients, des résidents, des familles, des intervenants, des visiteurs.
• Réalisation de toutes les opérations relatives à l'admission des patients et des résidents dans l'établissement (utilisation du logiciel métier)
• Vérification des informations administratives concernant les patients et les résidents dans le cadre de l'identitovigilance
• Suivi et enregistrements des mouvements des patients et résidents
• Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité
• Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• Suivi des demandes de transports (RASSUR, Excel, agenda.)
• Relatives au secrétariat de direction (en appui de la secrétaire de direction en poste)
• Traitement du courrier en l'absence de la secrétaire de direction
• Participation à la conception et à la rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité (notes, courriers, comptes-rendus.)
• Appui dans les tâches relatives à la préparation des instances (de la préparation en amont jusqu'à l'archivage des comptes-rendus et délibérations)
• Diffusion et affichage des informations institutionnelles
• Mise à jour et diffusion de divers documents (livrets d'accueil, annuaire.)
• Gestion des plannings d'occupation des salles de réunion et des véhicules de service
• Gestion des fournitures de bureau et hôtelières (stocks, commandes, réception)
• Classement et archivage selon la procédure en vigueur
• Relatives aux archives Ressources Humaines (en appui de l'équipe Ressources Humaines)
• Participation à la tenue des dossiers (format papier) des professionnels (intégration de tous les documents en format papier en attente)
• Aide au classement et à l'archivage
• Liste non exhaustive de missions, susceptible d'évoluer en fonction des dossiers traités

Compétences attendues

• Connaissances
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les techniques de secrétariat
• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe et de la grammaire.
• Connaître la réglementation liée à la fonction, s'informe de l'évolution de la législation et des droits des usagers,
• Connaître la charte de l'identitovigilance,
• Connaître le fonctionnement de l'établissement.
• Savoir-faire
• Accueillir et orienter des personnes,
• Aptitude à la communication,
• Avoir la capacité de travailler en équipe pluridisciplinaire,
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel,
• Évaluer la pertinence / la véracité des données et/ou informations,
• Être méthodique et organisé(e)
• Avoir une capacité d'adaptation et de réactivité,
• Être capable de rendre compte.
• Savoir-être
• Respect strict du secret professionnel,
• Capacité à adopter une posture neutre et impartiale, y compris dans des contextes sensibles,
• Avoir de l'empathie,
• Être très rigoureux(se),

Diplômes, qualifications, habilitations, niveau requis

Titulaire à minima d'un diplôme type baccalauréat professionnel en secrétariat ou en gestion administration (un diplôme de l'enseignement supérieur type Bac +2 en gestion/administration serait un plus)

Expérience souhaitée

• Avoir une première expérience réussie sur un poste similaire,
• Avoir démontré une bonne capacité d'adaptation,
• Avoir démontré une bonne capacité d'anticipation.