secrétaire médicale – 50% – Pôle médico-chirurgical de Pédiatrie – Spécificité PCO 7-12

LES HÔPITAUX UNIVERSITAIRES DE STRASBOURG; Strasbourg; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé recherche un collaborateur administratif pour gérer les tâches essentielles liées à la réception, au traitement des dossiers et à l’accueil des usagers. Le candidat idéal possède un diplôme de niveau Bac et une expérience en assistanat, ainsi qu'une maîtrise des outils informatiques. Polyvalence et rigueur sont des qualités requises pour réussir dans ce rôle largement basé sur la collaboration avec des professionnels médicaux.

Qualifications

• Diplôme Bac+2 en assistanat de direction requis.
• Esprit d’initiative et capacité à travailler en équipe nécessaire.
• Discrétion et confidentialité sont essentielles.

Responsabilités

• Collaborer avec les médecins sur des tâches administratives.
• Gérer le système d’information des dossiers d’usagers.
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des usagers.

Connaissances

Collaboration

Traitement de données

Polyvalence

Rigueur

Organisation

Discrétion

Esprit d’initiative

Capacités relationnelles

Formation

Diplôme de niveau Bac

Expérience en assistanat de direction

Outils

Outils informatiques

Description du poste

À propos de nous

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

Mission

Activités / Missions principales

• Collaborer avec les médecins coordonnateurs dans les tâches administratives :
• traitement du courrier et diffusion
• traitement des documents de demande de parcours (vérification de la complétude du dossier, et des critères d’éligibilité)
• renseignement du système d’information du dossier de l’usager pour ce qui concerne les éléments administratifs
• réception des factures des professionnels libéraux, et transmission à la CPAM
• prises de rdv
• logistique de certaines tâches (organisation réunions, réservations de salle ou de véhicules, commandes de fournitures administratives, livraison…)
• recueil de l’activité, élaboration des statistiques et questionnaires de satisfaction (dont rapport harmonisé, déclaration CPAM)
• traitement des courriels
• Assurer l'accueil téléphonique et/ou physique des personnes (usagers, familles, fournisseurs…), en :
• orientant la personne vers le bon interlocuteur (physique ou téléphonique)
• prenant note du message et transmettant les informations recueillies aux personnes concernées,
• utilisant l’outil de communication le mieux adapté pour transmettre l’information,
• faisant preuve de bonnes capacités relationnelles.
• Participer au dispositif institutionnel, en :
• contribuant à l’élaboration et au suivi des outils de pilotage
• travaillant pour l’harmonisation du fonctionnement des deux pôles de la PCO
• connaissant et utilisant les documents de la démarche qualité et la certification ISO 9001
• charte HUS (place dans le pôle).

Profil

Compétences clés

• Collaborer, échanger avec des parties prenantes internes et/ou externes
• Traiter des données chiffrées, des informations diverses et des dossiers administratifs
• Faire preuve de polyvalence, rigueur, organisation
• Savoir prioriser, maîtriser les délais

• Faire preuve de discrétion
• Avoir un esprit d’initiative et d’équipe

Domaine de connaissances

• Cadre réglementaire (lois 2002, 2005) et institutionnel (projet d’établissement), Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles de l’HAS
• Technique d’écoute, de communication et relation à la personne
• Maîtrise de l’outil informatique
• Démarche qualité
• Règles d’hygiène et de sécurité

Diplômes, expérience professionnelle et autres prérequis

• Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, …) en secrétariat complété par une expérience professionnelle à diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, …) en assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion, comptabilité.