Secrétaire du service du personnel – Référente Oméga

Université de Reims Champagne Ardenne; Reims; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une université française recherche un.e secrétaire du service du personnel pour gérer les activités administratives et l'accueil. Le candidat idéal doit maîtriser plusieurs outils informatiques et avoir de solides compétences interpersonnelles. Ce poste est à pourvoir sous CDD pour une durée d'un an, renouvelable.

Connaissances

Connaissance des statuts des personnels

Connaissance du fonctionnement de l’INSPE et de l’URCA

Connaissance du logiciel SIHAM, CELCAT et OMEGA

Utilisation des outils informatiques et bureautiques

Aptitude à l’organisation du travail

Très bonne communication orale

Aptitude au travail en équipe

Prise d’initiatives

Discrétion, courtoisie, amabilité

Description du poste

A propos de nous

5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites.
Pluridisciplinaire, elle forme près de 27500 étudiants chaque année dans des domaines variés (lettres, droit, sciences humaines, technologie, etc.).
Multisite, son implantation en fait une université de proximité à taille humaine.

Votre mission, si vous l’acceptez

L’Université de Reims Champagne-Ardenne recherche un.e secrétaire du service du personnel pour rejoindre l’Instituts nationaux supérieurs du professorat et de l’éducation (INSPE).

Il/elle sera placé.e sous l’autorité de la responsable du service du personnel et travaillera en lien avec la Directrice adjointe en charge du pilotage et des moyens.

Mission 1 : Gérer les activités liées au logiciel OMEGA

– Assurer la gestion des dossiers vacataires : vérification des dossiers sur OREC, saisie et contrôle des services (prévisionnels, autorisés et réalisés)

– Être en appui à la saisie des services prévisionnels

– Contrôle des services des agents titulaires

– Saisie des primes dans Oméga

– Suivre les dossiers administratifs enseignants sur Oméga : temps partiel, décharge de service…

– Gérer les anomalies et les mises en paiement (vacataires et heures complémentaires des agents titulaires)

Mission 2 : Accueil et secrétariat du service du personnel

– Répondre au téléphone, renseigner, accueillir les interlocuteurs

– Etablir des courriers, attestations

– Gérer le courrier et sa transmission

– Suivre les arrêts maladies et les déclarations d’activités accessoires des personnels enseignants

– Participer à l’organisation des commissions de recrutement

– Classer et archiver les documents du service

– Gérer les demandes et les éditions des cartes professionnelles

Mission 3 : Activités secondaires

– Gérer l’accueil téléphonique de l’accueil et du secrétariat de direction en cas d’absence des collègues

– Gérer des tâches administratives du secrétariat de direction en cas d’absence de la collègue

Le profil idéal

Compétences :

• Connaissance des statuts des personnels

• Connaissance du fonctionnement de l’INSPE et de l’URCA

• Connaissance du logiciel SIHAM, CELCAT et OMEGA et de l’application OREC

• Savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques

• Aptitude à l’organisation du travail (planification, hiérarchisation des urgences, anticipation)

• Très bonne communication orale

• Aptitude au travail en équipe

• Prise d’initiatives

• Discrétion, courtoisie, amabilité, disponibilité, sens du service public

Type de recrutement

Poste de catégorie C ouvert à la mobilité interne, aux fonctionnaires par voie de mutation ou de détachement et aux contractuels

CDD à pourvoir dès que possible pour une durée de 1 an, renouvelable

Conditions salariales

Rémunération selon expérience, régime indemnitaire pour les fonctionnaires (grilles propres à l’établissement)

Participation à la protection sociale complémentaire

Date limite de réception des candidatures :25/10/2025

Salaire :

Expérience : Tous niveaux d’expérience