secrétaire de scolarité (F/H)

Université Bretagne Sud; Vannes; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université dynamique à Vannes recherche un(e) secrétaire de scolarité pour gérer administrativement les étudiants. Le poste implique un bon sens de l'organisation et la capacité à travailler en équipe. Rémunération de 1950 euros brut mensuel avec un contrat jusqu’au 31/08/2026. Télétravail possible selon les nécessités de service.

Prestations

Participation aux frais de transport en commun

Remboursement partiel de la mutuelle

Accès au restaurant universitaire

Congés mensuels

Qualifications

• Formation Bac ou équivalent minimum requise.
• Aptitudes relationnelles et aisance dans un environnement professionnel pluriel.
• Capacité à gérer et prioriser les activités dans un environnement complexe.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers.
• Suivre les dossiers d’inscriptions administratives et pédagogiques.
• Rédiger des documents divers pour assurer l’information des étudiants.

Connaissances

Sens de l’organisation

Rigueur

Travail en équipe

Bonnes capacités d’adaptation

Formation

Bac ou équivalent niveau 4

Description du poste

Overview

Université Bretagne Sud (UBS) est une université à taille humaine, entreprenante et engagée, axée sur les priorités Mer & littoraux, Industrie du futur, Environnement, santé & handicap, et Cyber & Intelligence des données. UBS dispose de trois campus (Lorient, Vannes, Pontivy) et s’appuie sur 1200 membres du personnel, dont 550 enseignants et enseignants-chercheurs, pour former plus de 11 000 étudiants chaque année. Sa stratégie vise à être une université dynamique et innovante, en interaction forte avec le territoire et orientée vers la valorisation et l’innovation, avec une formation largement organisée en alternance et des expériences professionnelles.

Mission:

Auprès de la directrice administrative de la Faculté des Sciences et sciences de l’ingénieur sur le campus de Vannes, la secrétaire de scolarité gère administrativement les étudiants de l’inscription à l’obtention du diplôme. Cela implique l’utilisation partielle ou complète des logiciels: Apogee, Ade, E-candidature, Unicampus, Pstage, Parcoursup, etc.

Responsibilities

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, la réception et le traitement du courrier et des courriels; conseiller et orienter les usagers; mettre à jour et préparer tous les documents de rentrée (base de données, courriers, listes).
• Assurer le suivi des dossiers (candidatures, inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques, demandes de transfert, bourses, encaissements et remboursements, édition des cartes d’étudiant, conventions de stage).
• Mettre en application dans APOGEE les décisions liées à la scolarité (structures d’enseignement, saisies, règles de calcul de notes et de résultats, charges d’enseignement et codes CNU).
• Préparer les sessions d’examens: vérification des calendriers, préparation des sujets; saisir les notes et résultats; établir les relevés de notes et les procès-verbaux de jury.
• Rédiger et diffuser des documents divers; assurer la bonne information des étudiants; mettre à jour les descriptifs des UE pour Ametys.
• Contrôler l’assiduité des étudiants (boursiers, en lien avec le CROUS) et des stagiaires de formation continue (en lien avec le Service Formation Continue); transmettre les documents administratifs et pédagogiques.
• Assurer le soutien logistique de l’activité du service: contrôler les échéances, préparer les jurys, organiser les examens; classer et archiver des documents.
• Activités annexes: participation aux événements de l’UFR (portes ouvertes, etc.); renfort possible sur d’autres postes selon les besoins.

Qualifications

• De formation Bac ou équivalent niveau 4 minimum.
• Sens de l’organisation, rigueur, anticipation et réactivité; travail en équipe et capacité à rendre compte; bonnes capacités d’adaptation.
• Connaissance de l’enseignement supérieur appréciée; aptitudes relationnelles et aisance dans un environnement professionnel pluriel.
• Capacité à gérer et prioriser les activités dans un environnement complexe et à répondre aux urgences.

Why join us?

• Des valeurs: une université audacieuse, entreprenante et engagée, soucieuse de la qualité de vie au travail et bouillonnante de projets.
• Environnement de travail de qualité sur un campus proche du centre-ville; participation aux frais de transport en commun, forfait mobilités durables; remboursement partiel de la mutuelle.
• Offres loisirs, sport et culture pour tous les agents avec des tarifs attractifs et accès aux bibliothèques.
• Etablissement conventionné par le FIPHFP; accès au restaurant universitaire UBS (tarifs à partir de 3,88 euros selon l’indice).
• 2,5 jours de congés mensuels sur une base 35h; télétravail possible selon les nécessités de service et sur avis du N+1.
• Poste ouvert aux agents contractuels de catégorie C (CDD jusqu’au 31/08/2026) – rémunération de 1950 euros brut mensuel.
• Prise de poste: début 2026. Date limite de candidature: 23 octobre 2025. Transmettre lettre et CV obligatoirement.
• Référence de l’offre: pj73crw67t.