Secrétaire de direction (H/F)

France Travail; Mâcon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une association dédiée à l'accueil des mineurs à Mâcon recrute un(e) Secrétaire de direction. Vous aurez pour missions d'assister la Directrice, gérer l'administration du personnel et assurer la logistique. Le poste nécessite une maîtrise du pack Office, un Bac+2 et deux ans d'expérience en gestion RH. Contrat CDD de 2 mois avec une rémunération selon CCN 1966.

Qualifications

• 2 ans d'expérience en gestion RH requise.
• Bac+2 ou équivalent en Secrétariat assistanat.

Responsabilités

• Assister la Directrice dans la gestion administrative du personnel.
• Gérer l'accueil des collaborateurs et partenaires.
• Assurer la logistique courante et la gestion des documents.

Connaissances

Maîtrise bureautique (pack Office)

Gestion des priorités

Transmission d'informations

Adaptabilité

Autonomie

Formation

Bac+2 en Secrétariat ou Assistante de Direction

Bac+3/Bac+4 en Gestion RH

Outils

Outils bureautiques (Pack Office)

Internet

Description du poste

Présentation du poste

Offre n° 197SZKP — Secrétaire de direction (H/F)

L'Association Sauvegarde 71 recrute pour son Dispositif d'Accueil d'Urgence et de Mise à l'Abri de Mineurs Non Accompagnés - DAUMA. SECRÉTAIRE DE DIRECTION H/F. Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau 5/6 : BTS Assistante de Direction, Licence Professionnelle Assistante Manager.

MISSIONS : En qualité de Secrétaire de direction du Pôle MNA (Mineurs Non Accompagnés) regroupant le DAI (Dispositif d'Accompagnement à l'Insertion des MNA) basé à Chalon sur Saône, et le DAUMA basé à Mâcon, vous assisterez au quotidien la Directrice du Pôle et aurez pour missions, sous son autorité, de contribuer au bon fonctionnement du Pôle d'activité par votre fonction d'assistanat de la direction, d'administration et de secrétariat, de traitement et de coordination de l'information, d'interface en interne et avec l'environnement externe. Vous recevez vos instructions de la Directrice à qui vous rendez compte régulièrement. Vous êtes appelé.e à remplir des actions spécifiques en lien avec l'environnement interne et externe sur consignes de la direction. Vous assurez une gestion de sa fonction avec une parfaite discrétion et dans la confidentialité des informations, au regard de votre place dans l'organigramme hiérarchique et fonctionnel. Vous partagez avec la direction la dimension stratégique et organisationnelle dans laquelle l'Association est inscrite. Pour ce faire, vous devez vous attacher à prendre connaissance des documents de référence : plan stratégique, projet associatif, programmation annuelle, plan d'amélioration de la qualité, règlements de fonctionnement, guides. Les différentes réalisations du/de la secrétaire de direction doivent permettre à la direction d'être soutenue au long terme dans sa fonction.

Important : Gestion administrative du personnel, gestion de l'information et des contacts, assistance technique et administrative à la Direction, gestion globale de l'organisation administrative et gestion de la logistique courante du pôle.

Responsabilités résumées

• Planification et accompagnement administratif du personnel : appui au recrutement, médecine du travail, suivi des congés et des arrêts de travail, préparation des éléments de paie, gestion des outils de planification des absences, suivi des plans de développement des compétences et entretiens d'évaluation professionnelle, amélioration continue, planning de travail des surveillants de nuit.
• Gestion de l'information et des contacts : accueil physique et téléphonique des collaborateurs et des chefs des services du pôle, partenaires, fournisseurs, clients et fonctions supports au siège de l'Association.
• Assistance technique et administrative à la Direction : gestion de l'agenda, organisation des réunions, participation aux réunions et rédaction de comptes rendus et relevés de décision.
• Gestion globale de l'organisation administrative : classement, archivage, rédaction et mise en forme de rapports pour l'ensemble des services du pôle.
• Gestion de la logistique courante du pôle : gestion des devis, factures et notes de frais, de la caisse, des fournitures, entretien des locaux, bail des locaux du pôle, suivi des contrats de maintenance.

Profil / Aptitudes requises

Compétences du poste :

• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc.).
• Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour).
• Bonne maîtrise de l'outil bureautique (pack Office) et indispensable maîtrise de l'outil informatique (Internet).
• Gérer les priorités et hiérarchiser les demandes.
• Connaître les particularités techniques du domaine d'intervention.
• Être titulaire du permis B.

Qualités professionnelles :

• Être affable et souple, organisé(e) et structuré(e), discret(ète).
• Savoir s'adapter et prendre des initiatives, comprendre les enjeux et les stratégies.

Savoir-être professionnels :

• Organiser son travail selon les priorités et objectifs, faire preuve de rigueur et de précision, et faire preuve d'autonomie.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Hébergement social pour enfants en difficultés

Type de contrat : CDD - 2 Mois

Conditions : Travail 35H/semaine en journée. Déplacements ponctuels.

• Rémunération selon CCN 1966

Profil souhaité

Expérience

• 2 an(s) en gestion RH (insaisissable si non présent dans le contexte) — cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction - BTS Assistante de direction RH — cette formation est indispensable
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents Secrétariat assistanat ressources humaines - Licence pro gestion RH — cette formation est indispensable

Compétences complémentaires

• Connaître les particularités techniques du domaine — cette compétence est indispensable
• Gérer les priorités et hiérarchiser les demandes — cette compétence est indispensable
• Maîtriser l’outil informatique et bureautique — cette compétence est indispensable
• Permis B pour véhicule léger — ce permis est indispensable

Divers

• Conseils sur l’organisation du travail et les exigences professionnelles