Secrétaire d'agence (H / F) - CDD

Paris Habitat; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence publique de logements recherche un(e) Secrétaire pour assister le Responsable d'Agence à Paris. Vous serez chargé(e) de la gestion des communications, de l'organisation de rendez-vous et du suivi des réclamations des locataires. Une formation Bac + 2 en assistanat et 3 ans d'expérience sont requis. Le poste nécessite une bonne maîtrise des outils bureautiques et des qualités rédactionnelles.

Qualifications

• 3 ans d'expérience minimum souhaitée dans une fonction similaire.
• Aisance relationnelle et capacité à travailler en transverse.
• Disponibilité.

Responsabilités

• Réceptionne, trie et distribue le courrier et les parapheurs.
• Gère les communications téléphoniques et l’agenda du chef d’agence.
• S'assure de la disponibilité des moyens matériels nécessaires à l'activité.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Qualités rédactionnelles

Organisation et gestion des priorités

Aisance relationnelle

Formation

Bac + 2 dans les domaines de l'assistanat

Outils

Pack office

OUTLOOK

Description du poste

Définition du poste

Au sein de l'une de nos agences, la / le Secrétaire assure l’assistanat du Responsable d'Agence. Il organise, coordonne la transmission et la rédaction des informations du service.

Lieu : Paris 15ème, 48 rue Bargue

Missions principales

• Réceptionne, trie et distribue le courrier et les parapheurs de l'Agence. Veille à l'archivage des documents;
• Gère les communications téléphoniques et l’agenda du chef d’agence;
• Organise des rendez-vous, met en place des réunions et gère les communications téléphoniques ;
• Suit et traite les réclamations des locataires;
• Participe à des réunions de service, rédige le compte-rendu et en assure la diffusion auprès du service ;
• Saisit, met en forme et rédige des notes et documents. À ce titre, il procède à l'actualisation des documents et est amené à faire des analyses et synthèses de dossiers pour son responsable ;
• Gère les informations ou les données concourant à la décision (recueil, tri, saisie, mise en forme, archivage) et assure la préparation des tableaux de bords transversaux et en assure leurs suivis ;

S'assure de la disponibilité des moyens matériels nécessaires à l'activité de l'Agence.

Profil souhaité

• Bac + 2 dans les domaines de l'assistanat, ou niveau acquis par expérience
• 3 ans d'expérience minimum souhaitée dans une fonction similaire
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack office, OUTLOOK)
• Qualités rédactionnelles
• Organisation et gestion des priorités
• Aisance relationnelle et capacité à travailler en transverse
• Disponibilité