SECRÉTAIRE / ASSISTANT

CEA; Gif-sur-Yvette; Sur place; EUR 30 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de recherche majeure basée à Gif-sur-Yvette est à la recherche d'un(e) Secrétaire pour gérer les activités sociales. Les missions incluent l'accueil, la gestion des courriers, l'organisation de réunions, et plus encore. Le candidat idéal aura une expérience de 5 ans en administration et maîtrisera Word, Powerpoint et Excel. Ce poste est idéal pour quelqu'un de réactif, polyvalent, et avec d'excellentes compétences communicationnelles.

Qualifications

• Expérience professionnelle d’au moins 5 ans.
• Le profil recherché est un(e) gestionnaire dans le domaine de l'administration / gestion / comptabilité.

Responsabilités

• Accueil et filtrage téléphonique.
• Ouverture et suivi des courriers.
• Accueil visiteurs et rédaction de courriers.
• Organisation de réunions et rédaction de comptes rendus.
• Suivi de la maintenance des équipements.
• Gestion des interventions logistiques.

Connaissances

Maîtrise des logiciels Word

Maîtrise de Powerpoint

Maîtrise d'Excel

Gestion des priorités

Discrétion

Réactivité

Polyvalence

Qualités rédactionnelles

Rigueur

Travail en équipe

Aisance relationnelle

Formation

Bac Pro Secrétariat ou BTS Assistante de Direction ou Assistante de Gestion

Outils

Proweb

Lucca

Visio Standard

Description du poste

Description du poste

Administration d'entreprise et communication

Description de l'offre

Le Service Activités Sociales (SAS) du CEA de Saclay est l'entité chargée de gérer les activités type comité d'entreprise du site de Saclay du CEA.

Les missions et objectifs du Secrétaire du SAS de Saclay sont définis par l'ACAS et plus particulièrement par la Responsable du SAS de Saclay auprès de laquelle il/elle rend compte de son activité. Ses tâches lui sont confiées par la Responsable du SAS de Saclay. La gestion des priorités est primordiale pour la réussite de l'activité.

• Accueil et filtrage téléphonique
• Ouverture du courrier quotidien, suivi et classement des envois en recommandé via GT LOGISTIC
• Accueil visiteurs
• Frappe, correction et mise en forme de courriers, tableaux, présentations, rapports, contrats, marchés, notes de réglementation, etc.
• Mise en forme de tout document à l'identité visuelle de l’ALAS et de l'ACAS
• Mise en place de modèles de courriers (publipostages…)
• Classement et archivage des documents sur les répertoires informatiques partagés, et papier
• Création et suivi des autorisations d'accès des visiteurs (Horus)
• Organisation de réunions, convocations et commissions
• Rédaction de comptes rendus de réunions
• Synthèse de documents pour présentation (Powerpoint)
• Commandes de fournitures et repérer les besoins de l’équipe
• Mise à jour des dossiers et suivi pour renouvellement des badges (DAASC, enquêtes etc)
• Suivi de la maintenance des équipements (machine à eau, machine à café, photocopieurs…)
• Envoi et diffusion aux secrétariats du CEA, les diverses informations à diffuser ALAS liées aux ouvertures, prestations, bibliothèque, permanences billetterie, rappel, etc.
• Tenue du calendrier OUTLOOK de l’ALAS
• Gestion des interventions logistiques des locaux
• Gestion de la prestation Naissance (état des stocks, inscription, distribution…)
• Référent(e) informatique / gestion du parc informatique du SAS de Saclay

Profil du candidat

La Secrétaire du SAS de Saclay possède : une parfaite maîtrise des logiciels Word (styles, publipostage…), Powerpoint et Excel. Une connaissance des logiciels Proweb, Lucca, et Visio Standard serait un plus.

• Gestion des priorités
• Disponible
• Discrétion
• Bonne présentation et communication
• Réactivité et polyvalent(e)
• Qualités rédactionnelles (orthographe et syntaxe)
• Rigueur
• Travail en équipe
• Aisance relationnelle

FORMATION ET EXPERIENCE

Formation initiale : Bac Pro Secrétariat ou BTS Assistante de Direction ou Assistante de Gestion ou équivalent. Expérience professionnelle d’au moins 5 ans.

Le profil recherché est un(e) gestionnaire dans le domaine de l'administration / gestion / comptabilité.

Localisation du poste

Ville

Gif sur Yvette

Critères candidat

Anglais (Notions)

Formation recommandée

Baccalauréat minimum

Référence

2025-38584

Description de l'unité

L'ACAS (Association Centrale des Activités Sociales) est une association Loi 1901 dont l'objet est de promouvoir, réaliser et gérer toutes les activités sociales, sportives et culturelles destinées au personnel du CEA ainsi qu'à leurs familles, dans le cadre de la politique et des orientations définies par le CCAS (Comité Central des Activités Sociales).
Les ALAS (Association Locale des Activités Sociales), au nombre de 11, sont quant à elles chargées des activités sociales, sportives et culturelles sur le plan local. Elles sont responsables en termes de gestion et rendent compte régulièrement à l'ACAS.
L'ACAS est administrée par les élus d'activités sociales du CEA, 15 titulaires, 15 suppléants, représentés au sein du Bureau ACAS composé d'un(e) Président(e), un(e) Secrétaire, un(e) Trésorier(e) et un(e) Chargé(e) d'Activités par Organisation Syndicale représentative au CEA.
Les équipes de l'ACAS sont composées de :
- la Direction & Coordination des Activités Sociales (DCAS) à basée à Saclay (91) qui met en œuvre les décisions des élus.
- un Service des Activités Sociales (SAS) par Centre CEA qui applique les directives de la DCAS et distribue les activités sociales centrales (ainsi que les directives des ALAS et distribue les activités sociales locales)

• La conscience des responsabilités
• La coopération
• La curiosité

Le CEA est un acteur majeur de la recherche, au service des citoyens, de l'économie et de l'Etat. Il apporte des solutions concrètes à leurs besoins dans quatre domaines principaux : transition énergétique, transition numérique, technologies pour la médecine du futur, défense et sécurité sur un socle de recherche fondamentale. Le CEA s'engage depuis plus de 75 ans au service de la souveraineté scientifique, technologique et industrielle de la France et de l'Europe pour un présent et un avenir mieux maîtrisés et plus sûrs. Implanté au cœur des territoires équipés de très grandes infrastructures de recherche, le CEA dispose d'un large éventail de partenaires académiques et industriels en France, en Europe et à l'international. Les 20 000 collaboratrices et collaborateurs du CEA partagent trois valeurs fondamentales : conscience des responsabilités, coopération, curiosité.